Номенклатура дел в отделе кадров | Статьи | 123-Job.ru

Номенклатура дел в отделе кадров


21.03.2010

Работа отдела кадров связана с оформлением значительного количества документов. Законодательством установлено, что все документы должны храниться в организации в течение определенного времени и затем передаваться на хранение в архив. С целью систематизации необходимых для работы документов и указания сроков их хранения используется номенклатура дел. Что она собой представляет, какими нормами права регламентирована и каков порядок ее составления, расскажем в настоящей статье.

Состав кадровой документации

Единый перечень документов, которые необходимо вести в отделе кадров, не установлен. Различными нормативными правовыми актами закреплены отдельные виды документов, обязательные при осуществлении кадрового учета. Наиболее полный список требуемых в работе документов указан в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003). Разделы 7 и 8 («Трудовые отношения», «Кадровое обеспечение») могут быть использованы при составлении номенклатуры дел.
Все документы условно можно разделить на несколько групп:
1. Локальные нормативные акты:
— коллективный договор (в случае, когда соглашение об этом достигнуто между работником и работодателем). Порядок заключения и изменения, а также содержание, структура коллективного договора и иные условия его действия регламентированы гл. 7 ТК РФ;
— правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты (положения о порядке прохождения испытательного срока, проведения аттестации, проведения обучения и др.). Данные документы указаны в ст. 8 ТК РФ. С ними работодатель обязан ознакомить работника при приеме на работу до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ);
— должностная инструкция. В ТК РФ не содержится упоминания об этом документе, однако Роструд в Письме от 31.10.2007 N 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников» указал, что она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Особенно она важна при приеме на работу в учреждения, где проводится конкурс на замещение вакантной должности, поскольку позволяет обосновать, по каким критериям предпочтение было отдано одному из кандидатов. Также должностные инструкции являются важным документом при проведении аттестации и при необходимости расторжения трудового договора в связи с неудовлетворительным результатом испытания.
2. Организационные документы:
— журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения вытекает из указанной выше ст. 68 ТК РФ, закрепляющей обязанность работодателя знакомить работников с локальными нормативными актами под роспись. В случае отсутствия такого журнала подтверждением того, что работники ознакомлены с локальными нормативными актами, будет лист-заверитель, подшитый к соответствующему документу, содержащий фамилии, подписи ознакомленных с ним работников и дату ознакомления;
— журнал учета трудовых договоров. Данный журнал способствует упорядочению информации о вновь принятых сотрудниках. Кроме того, ст. 79 ТК РФ указывает, что если заключен срочный трудовой договор, о его прекращении работодатель должен уведомить работника не менее чем за три календарных дня до увольнения. При отсутствии такого уведомления условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ). Если численность сотрудников организации невелика, сведения о трудовых договорах можно вносить в указанный ниже журнал учета приказов по личному составу. Если же штат достаточно большой, рекомендуем вести отдельный журнал;
— журнал учета приказов по личному составу. Ведение данного журнала продиктовано необходимостью точного учета порядковых номеров кадровых приказов. При небольшом штате сотрудников на все приказы по учету движения кадров можно вести один журнал, в обратном случае возможно ведение отдельных журналов по каждому виду приказов;
— штатное расписание. Указания на данный документ содержатся в ст. 15 и 57 ТК РФ. Хотя законом не установлены нормы, обязывающие работодателя оформлять штатное расписание, оно важно для руководителя учреждения, поскольку закрепляет действующую структуру организации, а также для бухгалтерии, поскольку содержит сведения об оплате труда по каждой должности в организации и общем фонде заработной платы;
— график отпусков. Необходимость его ведения продиктована ст. 123 ТК РФ. При проверке трудовой инспекцией отсутствие графика отпусков и штатного расписания может повлечь наложение административного штрафа в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ;
— табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы. В статье 91 ТК РФ указано, что работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Установленная Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1) форма N Т-12 распространяется на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, кроме бюджетных учреждений. В последних используется форма, установленная Приказом Минфина РФ от 30.12.2008 N 148н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету» (ред. от 03.07.2009);
— приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы книг утверждены Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69). Вести их требует разд. VI Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225). Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходима при разрешении спорных вопросов, связанных с датой увольнения и выдачей трудовой книжки в последний день работы согласно ст. 84.1 ТК РФ;
— журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Формы данных журналов установлены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 N 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы».
3. Документы по учету кадров и оформлению трудовых отношений:
— трудовые договоры. Раздел III ТК РФ содержит правила заключения, изменения, расторжения трудового договора. Напомним: ст. 67 ТК РФ установлена обязательность письменной формы трудового договора. В случае отсутствия таковой трудовой договор считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. Нормативные правовые акты могут предусматривать особенности заключения трудовых договоров. Например, Приказом Минздравсоцразвития РФ от 14.08.2008 N 424н утверждены рекомендации по заключению трудового договора с работником федерального бюджетного учреждения и его примерная форма; порядок заключения трудовых договоров и аттестации руководителей федеральных государственных унитарных предприятий установлен Постановлением Правительства РФ от 16.03.2000 N 234 (ред. от 11.03.2008). С работниками прокуратуры, замещающими должности, не являющиеся должностями федеральной государственной гражданской службы, а также осуществляющими профессиональную деятельность по профессии рабочего, трудовые договоры заключаются по формам, установленным Приказом Генпрокуратуры РФ от 26.11.2008 N 242 «Об утверждении форм трудового договора и соглашений об изменении условий трудового договора»;
— приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении работников, предоставлении отпуска и т.д.). Эти унифицированные формы первичной учетной документации установлены Постановлением N 1 и распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, в том числе бюджетные;
— документы по оформлению командировки (служебное задание, приказ, командировочное удостоверение). Постановлением N 1 установлены формы этих документов, обязательные для применения и в бюджетных организациях. Однако ведомственными правовыми актами могут быть установлены иные формы. Например, Приказом МВД РФ от 05.10.2006 N 780 «Об организации служебных командировок сотрудников органов внутренних дел и военнослужащих внутренних войск МВД России на территории Российской Федерации» (ред. от 09.12.2008) предусмотрены и иные виды документов, обязательные для оформления при направлении сотрудников в командировку;
— личная карточка формы N Т-2 и N Т-2ГС (МС). Данный документ обязателен для заполнения на каждого работника, с которым заключен трудовой договор. Личная карточка заполняется сотрудником отдела кадров на основании документов, представленных работником;
— трудовые книжки. Обязательность их ведения установлена ст. 66 ТК РФ. В частности, указано, что работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной. Порядок заполнения трудовой книжки установлен постановлениями N 69 и N 225;
— прочие документы (заявления, справки, служебные записки, акты о дисциплинарных нарушениях, объяснительные).
Конечно, это далеко не полный перечень. В различных организациях могут составляться иные документы. Тем не менее, большинство из перечисленных документов обязательны для составления в любой организации и подлежат включению в номенклатуру дел.

Понятие номенклатуры дел

Согласно п. 3.4.1 Основных правил работы архивов организаций (далее — Правила), одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Она является основным учетным документом в делопроизводстве и используется для составления описей дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, а в архиве организации — для учета дел временного (до десяти лет включительно) хранения.
Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.
Пунктом 3.4.4 Правил установлены три вида номенклатур:
1. Типовая — устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Например, Типовая номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утверждена Судебным департаментом при ВС РФ 30.12.2008.
2. Примерная — устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов. Носит рекомендательный характер. В качестве примера можно привести:
— Приказ Минобразования РСФСР от 20.09.1988 N 41 «О документации детских дошкольных учреждений», содержащий примерную номенклатуру дел детского дошкольного учреждения и рекомендации по применению примерной номенклатуры дел детских дошкольных учреждений;
— Методические указания по применению примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения, утвержденные Минобразованием РФ 11.05.1999.
3. Индивидуальная — устанавливает состав дел конкретной организации, формируется на основе типовой и примерной номенклатур дел.
Как правило, номенклатура дел составляется в каждом структурном подразделении организации, а затем на их основе формируется сводная номенклатура дел организации. Мы особое внимание уделим порядку составления номенклатуры дел кадровой службы.

Порядок составления

Работу по составлению номенклатуры дел рекомендуется поручить службе документационного обеспечения управления организации совместно с архивом. Форма сводной номенклатуры дел утверждена в приложении 7 к Правилам. Приведем образец данной формы и пример заполнения, используя выдержку из Примерной номенклатуры дел театра, утвержденной протоколом экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области от 19.12.2003 N 14 (далее — Примерная номенклатура дел театра).

—————T———————————-T———T—————————T———————-¬
¦ Индекс дела ¦ Заголовок дела ¦ Кол-во ¦ Срок хранения и N статей ¦ Примечание ¦
¦ ¦ ¦ ед. хр. ¦ по перечню ¦ ¦
+————-+———————————-+———+—————————+———————-+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+————-+———————————-+———+—————————+———————-+
¦ 01. Руководство ¦
+————-T———————————-T———T—————————T———————-+
¦ 01-01 ¦Устав, свидетельство о ¦ ¦Пост. 13а, 15 ПТД ¦ ¦
¦ ¦государственной регистрации театра¦ ¦ ¦ ¦
+————-+———————————-+———+—————————+———————-+
¦ 01-02 ¦Свидетельство о постановке ¦ ¦5 л.* 169 ПТД ¦*После снятия с учета ¦
¦ ¦юридического лица (театра) на учет¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦в налоговом органе ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+———————————-+———+—————————+———————-+
¦ 01-03 ¦Инструкции, методические указания ¦ ¦3 г.* 10б ПТД ¦*После замены новыми ¦
¦ ¦и рекомендации М инистерства ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦культуры РФ, Министерства культуры¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦Свердловской области ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+———————————-+———+—————————+———————-+
¦ … ¦ … ¦ ¦ … ¦ … ¦
+————-+———————————-+———+—————————+———————-+
¦ 06. Работа с кадрами ¦
+————-T———————————-T———T—————————T———————-+
¦ 06-01 ¦Персональные должностные¦ ¦75 л. ЭПК Реш. ЦЭПК от ¦*Включаются в состав ¦
¦ ¦инструкции работников театра ¦ ¦27.10.2003 ¦личных дел ¦
+————-+———————————-+———+—————————+———————-+
¦ 06-02 ¦Типовые должностные инструкции ¦ ¦3 г.* 35а ПТД ¦*После замены новыми ¦
+————-+———————————-+———+—————————+———————-+
¦ 06-03 ¦Инструкции, методические указания¦ ¦3 г.* 10б ПТД ¦*После замены новыми ¦
¦ ¦о работе с кадрами ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+———————————-+———+—————————+———————-+
¦ 06-04 ¦Приказы директора театра по¦ ¦75 л. ЭПК 6б ПТД ¦ ¦
¦ ¦личному составу ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+———————————-+———+—————————+———————-+
¦ … ¦ … ¦ ¦ … ¦ … ¦
L————-+———————————-+———+—————————+————————

Из пункта 3.4.6 Правил следует, что номенклатура дел организации составляется ежегодно в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год. В конце каждого года номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением, уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Индивидуальная номенклатура дел составляется на основе типовой и примерной номенклатур дел путем перенесения предусмотренных ими заголовков дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированных с учетом ее специфики. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.
При составлении номенклатуры дел вначале определяют список документов, образующихся в деятельности организации, путем изучения состава и содержания имеющихся в организации документов. Учитываются устав или положение об организации, положения о ее структурных подразделениях, штатное расписание, номенклатура дел организации за прошлый год, описи дел постоянного и временного хранения, регистрационные формы, ведомственные и типовые перечни документов с указанием сроков их хранения, типовые и примерные номенклатуры дел (п. 3.4.7 Правил).
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура организации, нашедшая отражение в штатном расписании. Разделами номенклатуры дел являются названия подразделений (например, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.д.) (п. 3.4.8 Правил). Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации. Например, в номенклатуре дел учебного заведения можно установить следующие разделы: дирекция, учебная работа, учебно-воспитательная работа, производственная практика и др.
Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел отдельных подразделений. Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации определена в приложении 8 к Правилам. Она должна быть подписана руководителем соответствующего подразделения. На стр. 33 приведем образец заполнения формы номенклатуры дел структурного подразделения организации, руководствуясь Примерной номенклатурой дел театра.
Порядок заполнения граф номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений указан в п. 3.4.9 Правил.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (рекомендуем использовать коды структурных подразделений, указанных в графе 2 формы штатного расписания) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02 — 03, где 02 — индекс структурного подразделения, 03 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

Екатеринбургский муниципальный
театр юного зрителя

Отдел кадров
Номенклатура дел
21.12.2009 N 58
г. Екатеринбург
(место составления)

На 2010 год*
————T———————————T———-T——————————T—————————¬
¦Индекс дела¦ Заголовок дела ¦ Кол-во ¦ Срок хранения и N статей по ¦ Примечание ¦
¦ ¦ ¦ ед. хр. ¦ перечню ¦ ¦
+————+———————————+———-+——————————+—————————+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+————+———————————+———-+——————————+—————————+
¦ 06-01 ¦Персональные должностные ¦ ¦75 л. ЭПК* Реш. ЦЭПК от¦*Включаются в состав¦
¦ ¦инструкции работников театра ¦ ¦27.10.2003 ¦личных дел ¦
+————+———————————+———-+——————————+—————————+
¦ 06-02 ¦Типовые должностные инструк- ¦ ¦3 г.* 35а ПТД ¦*После замены новыми ¦
¦ ¦ции ¦ ¦ ¦ ¦
+————+———————————+———-+——————————+—————————+
¦ 06-03 ¦Инструкции, методические ¦ ¦3 г.* 10б ПТД ¦*После замены новыми ¦
¦ ¦указания о работе с кадрами ¦ ¦ ¦ ¦
+————+———————————+———-+——————————+—————————+
¦ 06-04 ¦Приказы директора театра по ¦ ¦75 л. ЭПК 6б ПТД ¦ ¦
¦ ¦личному составу о приеме, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦переводе, увольнении ¦ ¦ ¦ ¦
+————+———————————+———-+——————————+—————————+
¦ 06-05 ¦Приказы директора театра по ¦ ¦5 л. 6б ПТД ¦ ¦
¦ ¦личному составу о предоставлении¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦отпу сков, дежурствах, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦взысканиях, командировках ¦ ¦ ¦ ¦
+————+———————————+———-+——————————+—————————+
¦ 06-06 ¦Штатное расписание театра ¦ ¦Пост. 32а ПТД ¦ ¦
+————+———————————+———-+——————————+—————————+
¦ 06-07 ¦Документы (представления, ¦ ¦75 л.* ЭПК 384б ПТД ¦*Документы о представлении¦
¦ ¦ходатайства, характеристики, ¦ ¦ ¦к званию «Ветеран труда» -¦
¦ ¦автобиографии, выписки из ¦ ¦ ¦30 л. ¦
¦ ¦решений, постановлений) о ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦награждении работников театра ¦ ¦ ¦ ¦
+————+———————————+———-+——————————+—————————+
¦ 06-08 ¦Книга (журнал) регистрации ¦ ¦5 л. 6б ПТД ¦ ¦
¦ ¦приказов директора театра о ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦предоставлении отпу сков, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦дежурствах, взысканиях, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦командировках ¦ ¦ ¦ ¦
+————+———————————+———-+——————————+—————————+
¦ … ¦ … ¦ … ¦ … ¦ … ¦
L————+———————————+———-+——————————+—————————

Начальник отдела кадров Пичугин /П.О. Пичугин/ 21.12.2009
Согласовано**
Протокол ЭК структурного
подразделения
от ________ N __________
Начальник Управления
архивной деятельностью Караваева /Л.А. Караваева/
23.12.2009

————————————————————————
* К выписке из номенклатуры дел организации для данного структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в приложении 7, и делается отметка о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации.
** При наличии ЭК структурного подразделения.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Например: «Приказы по основной деятельности» (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.).
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Например: «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)».
Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы — приложения к какому-либо документу. Например: «Документы к протоколам заседания коллегии министерства».
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
В графе 3 указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел.
При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.
В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи (п. 3.4.10 Правил).

К.В. Шестакова,
эксперт журнала «Отдел кадров бюджетного учреждения»

«Отдел кадров бюджетного учреждения», N 1, январь 2010 г.