Штатное расписание страховой организации: составление и утверждение | Статьи | 123-Job.ru

Штатное расписание страховой организации: составление и утверждение


21.03.2010

Планирование кадровой структуры и затрат по ее содержанию осуществляется на основе штатного расписания. Как правильно подойти к его разработке и оформлению, учитывая специфику организационно-территориальной структуры, рассмотрено автором в предлагаемой статье.

Штатное расписание — один из первых внутренних документов, который формируется при создании, реорганизации страховщика или открытии новых филиалов. Оно применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением о филиале).
Важность штатного расписания как документа по планированию деятельности страховой организации определяется ключевыми его функциями. Оно:
— составляется для документального оформления организационной и территориальной структуры организации, закрепленной в уставе общества, и определяет структуру ответственности и подчиненности подразделений и сотрудников;
— позволяет планировать потребность в персонале и отслеживать наличие вакантных должностей;
— определяет оптимальность соотношения количества, состава и фонда оплаты труда;
— используется для установления точных наименований должностей, на основании которых делаются записи в приказах по приему на работу, переводу и увольнению, заполняются трудовые книжки, оформляются трудовые договоры и т.д.;
— выступает источником данных для составления бюджета расходов страховой организации по оплате труда и их контроля путем сопоставления с фактическими данными.
Существуют различные мнения об обязанности работодателя по ведению штатного расписания. Нормы действующего законодательства не содержат прямых указаний на такую обязанность работодателя. Однако с учетом норм статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и положений постановления Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» штатную структуру организации следует оформлять первичным учетным документом. Все разъяснения компетентных органов по вопросу составления штатного расписания определяют необходимость наличия такого документа.
Фонд социального страхования РФ не раз обращал внимание на необходимость наличия штатного расписания. Так, согласно пункту 91 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденных постановлением ФСС России от 07.04.2008 N 81, проверка правильности начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование начинается с ознакомления с учредительными документами организации, а также с организационно-распорядительными документами, определяющими систему оплаты труда, включая штатное расписание.
Нередко суды приходят к мнению о необходимости представления налоговым органам документов, хотя и не относящихся к документам налогового учета, но определяющих систему оплаты труда (включая штатное расписание), так как в них могут содержаться сведения, имеющие существенное значение для налогообложения (решение Арбитражного суда г. Москвы от 28.04.2007 по делу N А40-4332/07-117-33).
Отсутствие штатного расписания будет не в пользу работодателя в случае увольнения работников, обратившихся впоследствии в суд. Так, согласно статье 180 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) при проведении мероприятий по сокращению численности или штата работников организации работодатель обязан предложить работнику другую имеющуюся работу (вакантную должность). При этом согласно статье 81 ТК РФ увольнение допускается, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу (как на вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и на вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом состояния его здоровья. Работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. В этом случае именно штатное расписание позволит доказать отсутствие вакантных должностей на момент увольнения работника.
Отсутствие штатного расписания может расцениваться контролирующими органами как нарушение законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 1000 до 5000 рублей, а организация — от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Порядок оформления штатного расписания

При подготовке штатного расписания следует руководствоваться экономической обоснованностью и целесообразностью планируемой численности персонала. При этом на структуру и количество штатных единиц определяющее влияние оказывают направление и объем деятельности страховщика.
Штатное расписание целесообразно составлять на один год и в отдельности по филиалам.
Оформление штатного расписания осуществляется с использованием типовой формы N Т-3 «Штатное расписание», утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
В зависимости от специфики и потребностей страховщика типовая форма может быть дополнена графами. Однако исключение отдельных граф не допускается даже в случае отсутствия в них данных по объективным причинам. Например, недопустимо исключение графы «Надбавка», так как внутренними актами страховщика не предусмотрены дополнительные выплаты работникам.
Штатное расписание подписывают начальник отдела кадров или лицо, на которое возложена обязанность вести кадровое делопроизводство, и главный бухгалтер. В том случае, если в коллективном договоре или соглашении установлено, что локальные нормативные акты, определяющие систему оплаты труда в организации, подлежат согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации, проект штатного расписания должен быть согласован с указанным органом в установленном порядке. Оформленное и согласованное штатное расписание вводится в действие в соответствии с приказом руководителя или уполномоченного лица. С учетом того, что заработная плата начисляется работникам помесячно, штатное расписание логично вводить в действие с начала года или первого числа месяца.
Первый экземпляр утвержденного штатного расписания остается в деле службы документации, копии направляются в отдел кадров, в бухгалтерию (для начисления заработной платы) и руководителям структурных подразделений (в части, их касающейся; могут быть в форме выписки).
Срок хранения документов составляет согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Росархивом от 06.10.2000:
— для штатного расписания и изменений к нему по месту разработки и утверждения — постоянно;
— для штатной расстановки — 75 лет;
— для проектов штатных расписаний; документов (справок, предложений, заключений, переписки) по их разработке и изменению — 3 года после утверждения.

Заполнение формы штатного расписания

Штатное расписание разрабатывается на основе устава общества и других документов, определяющих организационно-территориальную структуру страховщика, а также внутренних организационно-нормативных документов, как, например:
— положения, инструкции и решения работодателя, регулирующие систему оплаты труда;
— постановления, приказы, распоряжения, коллективный договор, иные решения по организации работ, выплате заработной платы, премий, материальной помощи или иных вознаграждений;
— договоры, по которым предусмотрена выплата заработной платы или иных вознаграждений;
— другие документы, имеющие отношение к выплатам в пользу работников.
В таблице представлен порядок заполнения формы N Т-3.

Вопросы заполнения отдельных граф

Графа «Наименование структурного подразделения» заполняется в соответствии с уставом общества, положением об организационной структуре или иным документом, определяющим структуру страховщика. Порядок расположения подразделений организация определяет самостоятельно. Это может быть структура по территориальному или функциональному распределению. Например, по территориальному признаку подразделения приводятся по группам «Головной офис» и «Филиал». По функциональному признаку подразделения могут быть представлены четырьмя группами: «Администрация», «Финансовые подразделения», «Подразделения по оказанию страховых услуг», «Общехозяйственные подразделения». Удобнее всего располагать структурные подразделения по иерархии, в порядке подчиненности подразделений. Например, если в структуре организации числятся управление учета и два подчиненных ему отдела — отдел учета страховых операций и отдел учета бланков строгой отчетности, то отделы будут располагаться в таблице следом за управлением. Также допускается располагать структурные подразделения в алфавитном порядке.

Требования по заполнению формы N Т-3 «Штатное расписание»

——————————————T——————————————————¬
¦ Наименование показателя ¦ Расшифровка ¦
+——————————————+——————————————————+
¦Наименование организации ¦Наименование организации в соответствии с уставом ¦
+——————————————+——————————————————+
¦Номер документа ¦Присвоенный номер документа ¦
+——————————————+——————————————————+
¦Дата составления ¦Дата составления штатного расписания в формате ¦
¦ ¦»дд.мм.гггг» ¦
+——————————————+——————————————————+
¦На период____________ с «__» __________ ¦Период, на который утверждается штатное расписание ¦
¦20__ г. ¦(обычно один год), и дата, с которой штатное ¦
¦ ¦расписание вступает в действие (обычно ранее даты ¦
¦ ¦начала периода, на который утверждается штатное ¦
¦ ¦расписание) ¦
+——————————————+——————————————————+
¦Приказ от «__» __________ 20__ г. ¦Дата и номер приказа, которым руководителем или иным ¦
¦ ¦уполномоченным лицом утверждено штатное расписание ¦
+——————————————+——————————————————+
¦Штат в количестве ____единиц ¦Количество утвержденных штатных единиц, ¦
¦ ¦соответствующее сумме гр. «Количество штатных единиц» ¦
¦ ¦формы N Т-3 ¦
+——————————————+——————————————————+
¦Наименование структурного подразделения ¦Принятое организацией наименование подразделений ¦
¦ ¦(например, дирекция медицинского страхования, отдел ¦
¦ ¦маркетинга, бухгалтерия, управление продаж, ¦
¦ ¦административно-хозяйственный отдел и т.п.) ¦
+——————————————+——————————————————+
¦Код структурного подразделения ¦Код, присвоенный подразделениям организации ¦
+——————————————+——————————————————+
¦Должность (специальность, профессия), ¦Наименования, принятые организацией с учетом ¦
¦разряд, класс (категория), квалификация ¦требований трудового законодательства ¦
+——————————————+——————————————————+
¦Количество штатных единиц ¦Общее количество планируемых штатных единиц по одной и¦
¦ ¦той же должности в подразделении (например, если в ¦
¦ ¦бухгалтерии вводятся две ставки по должности ¦
¦ ¦бухгалтера-кассира, то количество составит 2 штатные ¦
¦ ¦единицы) ¦
+——————————————+——————————————————+
¦Тарифная ставка (оклад) и пр., руб. ¦Месячная заработная плата по тарифной ставке, тарифной¦
¦ ¦сетке и определяемая иным образом в зависимости от ¦
¦ ¦системы оплаты труда, принятой в организации ¦
+——————————————+——————————————————+
¦Надбавка, руб. ¦Стимулирующие и компенсационные выплаты: премии, ¦
¦ ¦надбавки, доплаты, поощрительные выплаты ¦
+——————————————+——————————————————+
¦Всего в месяц, руб. ¦(Тарифная ставка + Надбавка) х количество штатных ¦
¦ ¦единиц ¦
+——————————————+——————————————————+
¦Примечание ¦Дополнительные сведения, необходимые для уточнения ¦
¦ ¦данных, отраженных в предыдущих графах. Могут делаться¦
¦ ¦ссылки на законы, постановления и т.п., а также на ¦
¦ ¦внутренние акты (приказы, распоряжения). Например, при¦
¦ ¦выплате северных надбавок делается ссылка на Закон РФ ¦
¦ ¦от 19.02.1993 N 4520-1 «О государственных гарантиях и ¦
¦ ¦компенсациях для лиц, работающих и проживающих в ¦
¦ ¦районах Крайнего Севера и приравненных к ним ¦
¦ ¦местностях» ¦
L——————————————+——————————————————-

Графа «Код подразделения» может не заполняться. Однако следует принимать во внимание, что присвоение кодов нужно для того, чтобы можно было легко определить место каждого отдела или группы в общей структуре организации. Для примера, представленного выше, коды могут быть присвоены в следующем порядке: управление учета — 0200, отдел учета страховых операций — 0201, отдел учета бланков строгой отчетности — 0202.
При заполнении графы «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация» следует учитывать, что в отдельных случаях наименование должно указываться в строгом соответствии с квалификационными справочниками. Так, согласно статье 57 ТК РФ, если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках:
— Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, утвержденном постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 367;
— Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37.
Квалификационные справочники могут использоваться и в других случаях, но при этом следует учитывать, что справочники устаревают и в них могут отсутствовать должности, предлагаемые на рынке. Это, однако, не означает, что страховщик не может установить должности, не указанные в справочниках.
Так, наименование должности руководителя организации определяется учредителями (участниками) организации. В соответствии со статьей 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» единоличный исполнительный орган может именоваться «генеральный директор», «президент» и т.д. Если в штатном расписании должность руководителя организации поименована «президент», а должность его заместителя — «вице-президент», то указанные наименования будут использоваться в трудовом договоре, трудовой книжке и иных документах.
При совмещении должностей одним работником в штатном расписании указывается каждая должность, которая совмещается, с присвоением штатных единиц. Так, при совмещении двух должностей одним работником каждой должности соответствует одна штатная единица (всего две штатные единицы).
В случае же двойной должности, указываемой через дефис и являющейся названием одной должности, например, «секретарь-машинистка», в штатном расписании указывается одна должность, которой соответствует одна штатная единица.
В графе «Количество штатных единиц» следует указать число штатных единиц по должностям и подразделениям. Так, если в отделе автострахования вводится 3 единицы должности консультанта по продажам и в отделе страхования от несчастных случаев 2 единицы аналогичной должности, то запись в штатном расписании производится по двум строкам:

———————————T————————————T—————————-¬
¦ Наименование структурного ¦ Должность (специальность, ¦ Количество штатных единиц ¦
¦ подразделения ¦ профессия), разряд, класс ¦ ¦
¦ ¦ (категория), квалификация ¦ ¦
+——————————-+————————————+—————————-+
¦Отдел автострахования ¦Консультант по продажам ¦ 3 ¦
+——————————-+————————————+—————————-+
¦Отдел страхования от несчастных¦Консультант по продажам ¦ 2 ¦
¦случаев ¦ ¦ ¦
L——————————-+————————————+——————————

При этом обратим внимание на то, что трудовые функции и должностные инструкции работников, занимающих одинаковые должности, но в разных подразделениях, могут различаться.
В случае, когда предусматривается неполная штатная единица, данные в графе указываются в долях. Например, для совместителей могут указываться ставки, равные 0,25; 0,5; 0,75. В случае, когда предполагаются несколько совместителей на должности, их ставки суммируются. Например, 5 совместителей по ставке 0,25 составят 1,25 ед.
В случае, когда в организации вводятся временные ставки на период менее срока, на который утверждено штатное расписание (например, на срок менее одного года), рекомендуется наряду с утвержденными ставками также указывать среднее значение ставок за период (через дробь). Например, если количество утвержденных штатных единиц составляет 6, количество временных штатных единиц — 2 на срок 6 месяцев, а штатное расписание вводится на один год, то в графе указывается 6/7 (среднегодовое значение определяется как: 6 + 2 ед. х 6 мес. / 12 мес.). Для учета срока, на который вводится временная ставка, форма может быть дополнена графой «Количество месяцев работы».
Обратим особое внимание на то, что в графе «Количество штатных единиц» указываются все планируемые штатные единицы, а не фактически занятые на момент составления штатного расписания. Так, принимать новых работников можно только на свободные вакансии, указанные в штатном расписании. При этом согласно статье 57 ТК РФ должность в трудовом договоре указывается в соответствии со штатным расписанием. В случае же, когда работник принимается или переводится на должность, которая отсутствует в штатном расписании, необходимо внести соответствующие изменения в штатное расписание или оформить с работником договор гражданско-правового характера.
Также возникает вопрос о необходимости заполнения всех должностей, указанных в штатном расписании. У работодателя нет обязанности принять работников на все вакантные должности, он имеет право заполнять их по мере производственной необходимости. К такому выводу пришел Верховный суд РФ в постановлении пленума от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации».
Кроме того, следует учитывать и ситуацию, когда работник принимается на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, если в штатном расписании по должности значится полная единица. В этом случае неполное рабочее время может быть установлено только с письменного согласия работника (ст. 93 ТК РФ).
При заполнении графы «Тарифная ставка» следует учитывать, что каждой должности по структурному подразделению должен соответствовать только один размер оклада. Установление диапазона недопустимо, так как в этом случае нарушаются общие принципы, установленные статьей 22 ТК РФ, а именно обеспечение работникам равной оплаты за труд равной ценности. В этом смысле одни и те же должности, установленные в разных структурных подразделениях, могут иметь различия в трудовых функциях, а следовательно, и в оплате труда. В случае же необходимости учесть разную интенсивность и качество работы следует прибегать к использованию надбавок.
Обратим внимание на то, что работники с разной квалификацией должны иметь разные должности, например, возможна следующая градация: инспектор отдела продаж, старший инспектор отдела продаж, главный инспектор отдела продаж и т.п.
В графе «Надбавки» указывается размер дополнительных выплат работнику за особые условия труда, режим работы либо поощрительные премии. Они делятся:
— на установленные законодательством (северные надбавки и пр.);
— утвержденные по решению организации.
Если размер надбавки зависит от определенных условий (например, стажа работы по специальности), которые могут быть неизвестны или изменены на момент формирования штатного расписания (на должность могут быть приняты сотрудники с разным стажем работы), то в штатном расписании рекомендуется отразить минимальный размер надбавки. Это действительно и для надбавок, установленных законодательно, и для занятых должностей (сотрудники в любой момент могут уволиться). Кроме того, следует учитывать, что сумма надбавки, которая будет установлена работнику, во многом зависит от руководителя организации.
В случае, если системой оплаты труда предусмотрена возможность установления индивидуальных надбавок, каждую должность, по которой предусмотрена такая надбавка, нужно выделить в отдельную строку.
Надбавки, как и тарифная ставка, определяются в соответствии с утвержденными внутренними актами (положением) об оплате труда. Надбавки могут устанавливаться в виде фиксированной суммы и процентной надбавки. В то же время надбавки в штатном расписании рекомендуется устанавливать в рублях. Так, если надбавка составляет 10% от оплаты труда, то эту величину нужно перевести в рубли в зависимости от тарифной ставки, установленной по должности.
В штатном расписании для определения надбавок предусмотрены три графы. В зависимости от принятой в организации системы оплаты труда надбавки могут быть распределены по видам, например, надбавки за выслугу лет, надбавки за знание иностранного языка и т.д. Организация должна указать все виды надбавок, которые установлены по каждой должности. Если же все надбавки невозможно перечислить, то необходимо выделить наиболее существенные, а остальные включить в группу «другие надбавки». Если отведенных граф не хватит, могут быть введены дополнительные графы. Наименование надбавки в предусмотренных и дополнительно введенных в форму графах организация устанавливает самостоятельно.
Тарифная ставка (оклад) и надбавка в обязательном порядке должны указываться в трудовом договоре, а при их изменении — устанавливаться в дополнительном соглашении к трудовому договору. Установление надбавки в трудовом договоре может оформляться путем отсылки к соответствующему локальному нормативному акту или коллективному договору, предусматривающим основания и условия выплаты надбавок. В таком случае работник должен быть ознакомлен с содержанием локальных нормативных актов и коллективным договором под роспись (письмо Роструда РФ от 24.12.2007 N 5275-61). Подобная возможность не предусматривается для тарифной ставки (оклада).
Например, если надбавка работнику выплачивается только на основании приказа руководителя, то организация не может учитывать свои расходы при налогообложении налогом на прибыль. На основании статьи 270 Налогового кодекса РФ при определении налоговой базы не учитываются расходы в виде расходов на любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров (контрактов), а также в виде премий, выплачиваемых работникам за счет средств специального назначения или целевых поступлений.
Обратим внимание на то, что итоговые строки таблицы заполняются только по графам «Количество штатных единиц», «Всего в месяц, руб.».

Штатное расписание филиала

При наличии филиалов в страховой организации или при их создании штатное расписание может формироваться по одному из двух вариантов.

Первый вариант

Страховая организация формирует единое штатное расписание, в котором выделяется структура в виде филиала. Такое штатное расписание утверждается руководителем организации. Один экземпляр штатного расписания или выписка из него передается филиалу.

Второй вариант

Филиал формирует штатное расписание самостоятельно и согласовывает его с головной организацией. Для закрепления данной функции директору филиала выдается соответствующая доверенность. Указанные полномочия также могут быть закреплены в Положении о филиале. Один экземпляр штатного расписания передается в головную организацию.

Штатная расстановка

Для контроля движения кадрового состава, наличия и заполненности штатных единиц, соответствия тарифной ставки и надбавки организация может вводить штатную расстановку. Штатная расстановка, в отличие от штатного расписания, определяет список сотрудников, занимающих штатные должности.
Такой документ удобен для управленческих целей, но не обязателен для составления. Форму штатной расстановки страховщик разрабатывает самостоятельно. За основу может быть взято утвержденное штатное расписание, которое дополняется графами «Ф.И.О. сотрудника», «Табельный номер», «Стаж работы», «Категория» и т.п. К категориям могут быть отнесены, например, инвалид, учащийся, пенсионер, лицо, имеющее детей до трех лет, и т.д.

Порядок внесения изменений в штатное расписание

Любая организация сталкивается с объективной необходимостью внесения изменений в штатное расписание (введение новой или сокращение штатной единицы или целого подразделения, переименование подразделения или должности, сокращение или повышение окладов, надбавок и т.д.). Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, их количество и периодичность законодательно не ограничиваются. Они могут быть оформлены одним из двух способов.
Если корректировки незначительны, изменения вносятся в действующее штатное расписание и вводятся в действие приказом.
Если изменения существенны, разрабатывается новое штатное расписание, которое также вводится в действие приказом. Но, в отличие от первого варианта, во втором варианте в приказе указывается на отмену действия предыдущего штатного расписания.
Обратим внимание на то, что при сокращении штата, изменении размера должностного оклада приказ по планируемым коррективам в штатное расписание нужно утвердить не менее чем за два месяца до вступления в силу указанных изменений (ст. 74 и 180 ТК РФ), так как новое штатное расписание не может вступить в силу ранее этого срока. С предстоящими изменениями должны быть ознакомлены сотрудники, которых они коснулись, причем такое ознакомление (уведомление) должно производиться до корректировки штатного расписания. Производить повторное ознакомление с введенным изменением после утверждения нового штатного расписания или изменений в него нет необходимости. Это относится не только к указанным случаям, но и ко всем случаям, когда изменения затрагивают существенные условия трудового договора. Так, с изменением наименования должности должен быть ознакомлен соответствующий сотрудник, с которым должно быть оформлено дополнительное соглашение к трудовому договору, отражающее указанные изменения. При этом дата вступления в силу дополнительного соглашения должна соответствовать дате ввода в действие изменений.
Ниже представим процедуру изменения штатного расписания в части существенных условий трудового договора:
1. Согласие работника на внесение изменений в штатное расписание.
2. Приказ о внесении изменений в штатное расписание.
3. Дополнительное соглашение к трудовому договору.
4. Приказ о переводе работника.
5. Внесение записи в трудовую книжку при изменении наименования должности или структурного подразделения и пр.
6. Внесение записи в личную карточку работника.

А.А. Андреева,
независимый эксперт

«Налогообложение, учет и отчетность в страховой компании», N 6, ноябрь-декабрь 2009 г.