Оптимизация численности персонала учреждений социальной сферы | Статьи | 123-Job.ru

Оптимизация численности персонала учреждений социальной сферы


21.03.2010

Деятельность учреждений социальной сферы имеет свои особенности, которые создают определенные трудности для определения оптимальной численности персонала. Сравнительно недавно, как показывает практика, здесь стали заниматься вопросами нормирования труда, в том числе и нормирования численности работников. В статье даны анализ проблем, связанных со спецификой труда и структурой персонала учреждений социальной сферы, характеристика существующих методов нормирования и рекомендации по разработке единой методики по оптимизации численности персонала.

Особенности труда работников социальной сферы

В настоящее время в основном нормируется труд служащих, занятых в промышленности, транспорте, строительстве и других сферах материального производства. Лишь в незначительной части научных работ затронуты вопросы нормирования труда служащих социальной сферы, предпринимаются попытки совершенствовать существующие методы для определения численности персонала учреждений данной сферы.
При этом такие сферы деятельности, как социальная защита, культура, физическая культура и спорт, — представляют собой важнейшие направления социальной сферы, включающие широкий спектр территориально разбросанных государственных учреждений Московской области, в составе которых трудится более 57 тыс. человек (табл. 1), при этом численность персонала постоянно растет.
Исследование структуры персонала и содержания труда работников данных учреждений позволило сделать следующие выводы:
1. Структура персонала учреждений социальной сферы представлена следующими категориями:
административно-управленческий персонал (АУП) (руководители, специалисты и технические исполнители) по учреждению в целом, отдельным направлениям его деятельности, по функциональным подразделениям и отдельным группам работников — осуществляют управление конкретным учреждением по функциям: общее руководство, руководство структурными подразделениями, бухгалтерский учет, кадровое и делопроизводственное обеспечение и пр. Работники АУП обеспечивают сбор и обработку всей управленческой информации, подготавливают, принимают и реализуют управленческие решения, принимают участие в практическом решении научно-производственных задач;
специалисты по основной деятельности — выполняют работы, непосредственно относящиеся к главным функциям конкретного учреждения (например, медицинский персонал для государственных учреждений социальной защиты, художественный персонал для государственных учреждений культуры, педагогический персонал для учреждений физической культуры и спорта);
другие специалисты, обеспечивающие основную деятельность, — осуществляют техническое обслуживание имеющегося в учреждении оборудования, аппаратуры, ПЭВМ и других средств вычислительной техники, а также инженерное обслуживание зданий и помещений учреждения;
рабочие и младший обслуживающий персонал (МОП) — не принимают непосредственного участия в выполнении основных функций учреждения, но обслуживают их. Это уборщики помещений и территорий, кладовщики, гардеробщики, лифтеры, рабочие, обеспечивающие эксплуатацию инженерного оборудования зданий (отопление, водоснабжение, канализация, электрооборудование), контрольно-измерительных приборов и автоматических устройств, установленных на данном оборудовании.
2. В структуре персонала данных учреждений доминирует категория «служащие», в меньшей степени представлена категория «рабочие».
3. Труд служащих, занятых в государственных учреждениях социальной сферы, значительно отличается от труда служащих сферы материального производства, он характеризуется большим разнообразием функциональной структуры выполняемых задач — от административных до образовательных, медицинских, артистических и пр. Соответственно, уровень необходимых затрат труда этих категорий работников обусловлен очень большим числом разнообразных, подчас противоречащих друг другу факторов, поэтому соединить их в одной из существующих методик нормирования численности не представляется возможным.
4. Специфика труда служащих учреждений социальной сферы состоит в том, что они: выполняют труд, который выражается в обеспечении социального общественного развития; непосредственно материальных ценностей не создают, но обеспечивают условия их производства; обеспечивают рациональность и эффективность общественных отношений, явлений и процессов; обладают особым предметом труда — информацией и особым объектом деятельности — различными категориями и группами населения. Все это говорит о том, что затраты их труда невозможно установить традиционными методами нормирования труда.

Таблица 1

Среднесписочная численность государственных учреждений
Московской области (на февраль 2007 г.)

——————————————————-T——————————————-¬
¦ Вид деятельности ¦ Численность персонала, чел. ¦
¦ +——————————————-+
¦ ¦ Февраль 2007 г. Февраль 2006 г. ¦
+——————————————————+———————-T———————+
¦Социальная защита ¦ 23 427 ¦ 21 825 ¦
+——————————————————+———————-+———————+
¦Культура ¦ 23 370 ¦ 22 658 ¦
+——————————————————+———————-+———————+
¦Физическая культура и спорт ¦ 11 125 ¦ 9874 ¦
+——————————————————+———————-+———————+
¦Всего ¦ 57 922 ¦ 54 357 ¦
L——————————————————+———————-+———————

Нормативная база

Нормативную базу нормирования численности персонала учреждений социальной сферы составляют: межотраслевые нормы и нормативы, методики нормирования численности, методические рекомендации по нормированию, методические указания и т.д., так или иначе касающиеся нормирования труда различных категорий и должностных групп персонала исследуемых видов государственных учреждений и представленные как в перечне межотраслевых норм и нормативов для нормирования труда, так и разработанные и используемые в Главном управлении по труду и социальным вопросам Московской области, министерствах культуры, социальной защиты, непосредственно в учреждениях.
Рассмотрение нормативных материалов (межотраслевых норм и нормативов, методик и т.п.) (табл. 2) позволяет сделать следующие выводы:
По большинству из учреждений социальной сферы не существует ранее разработанных норм и нормативов по определению численности служащих.
Существующие же нормы и нормативы значительно устарели (нормативы 1990, 1991, 1993,1995 гг.).
Из всего списка нормативных материалов (42 позиций) всего лишь 12 позиций (с 31 по 42) непосредственно касаются нормирования численности специалистов по основной деятельности исследуемых учреждений, остальные 30 позиций относятся к нормированию численности административно-управленческого персонала; специалистов, обеспечивающих основную деятельность; младшего обслуживающего персонала; рабочих.
В ряде используемых сегодня нормативных материалов (позиции 37, 38) для расчета необходимой штатной численности работников государственных учреждений предлагается одновременно использовать практически все виды нормативов — времени, выработки, управляемости, времени обслуживания и норм обслуживания, при этом отсутствует научное обоснование эффективности и необходимости использования каждого из названных видов нормативов.
Ряд методик (позиция 42) опирается на использование многофакторного уравнения регрессии, при этом необоснованы факторы, которые необходимо использовать в данном уравнении.
Для расчета оптимальной численности персонала в ряде методик рекомендуется применять различные математические модели, такие как формула Розенкранца, уравнения в виде степенных (логарифмических) или линейных многофакторных уравнений регрессии, уравнения линейного программирования с применением динамических рядов и пр. Однако ввиду того, что эти формулы и уравнения были разработаны для нормирования труда служащих на предприятиях и в организациях сфер материального производства, они не учитывают специфических особенностей труда служащих учреждений социальной сферы. Кроме того, в силу достаточной сложности определения некоторых показателей, входящих в эти формулы и уравнения, они не находят широкого применения в практике нормирования труда служащих учреждений социальной сферы.

Таблица 2

Перечень нормативных материалов для нормирования труда
работников учреждений культуры, социальной защиты,
физической культуры и спорта

—-T———————————————————————————————-¬
¦ N ¦ Наименование нормативных материалов для нормирования труда ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦1. ¦Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой¦
¦ ¦деятельности в бюджетных организациях. — М., 1995. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦2. ¦Нормативы времени на работы, выполняемые экономистами по финансовой работе. — М., 1990. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦3. ¦Типовые нормы времени на работы, выполняемые экономистами по труду на производстве. — М.,¦
¦ ¦1989. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦4. ¦Нормативы численности работников юридической службы. — М., 1990. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦5. ¦Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. — М.,¦
¦ ¦1991. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦6. ¦Межотраслевые нормативы численности работников службы охраны труда в организациях. — М., 2001.¦
+—+———————————————————————————————-+
¦7. ¦Нормативы численности работников отделов подготовки кадров (бюро, секторов) на предприятиях. -¦
¦ ¦М., 1990. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦8. ¦Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению¦
¦ ¦управления. — М., 1994. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦9. ¦Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы с научно-технической документацией в¦
¦ ¦архивах учреждений, организаций и предприятий. — М., 1993. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦10.¦Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному¦
¦ ¦обеспечению органов управления. — М., 1993. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦11.¦Межотраслевые типовые нормы времени на работы по сервисному обслуживанию персональных ЭВМ и¦
¦ ¦организационной техники и сопровождению программных средств. — М., 1998. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦12.¦Штатные нормативы служащих и рабочих государственных и муниципальных учреждений¦
¦ ¦здравоохранения и служащих централизованных бухгалтерий при государственных и муниципальных¦
¦ ¦учреждениях здравоохранения. — М., 2003. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦13.¦Укрупненные нормативы времени на работу по делопроизводственному обслуживанию. — М., 1987. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦14.¦Нормативы времени на работы, выполняемые экономистами по финансовой работе. — М., 1990. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦15.¦Типовые штаты санаторного детского дошкольного учреждения для ослабленных и часто болеющих¦
¦ ¦детей. — М., 1990. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦16.¦Штатные нормативы учреждений, оказывающих психиатрическую помощь. — М., 1995. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦17.¦Межотраслевые нормативы численности работников служб охраны труда на предприятии. — М., 1995. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦18.¦Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой¦
¦ ¦деятельности в бюджетных организациях. — М., 1995. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦19.¦Штатные нормативы медицинского и иного персонала подразделения суицидологической службы. — М.,¦
¦ ¦1999. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦20.¦Штатные нормативы домов ребенка. — М., 1999. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦21.¦Нормативы численности руководителей, специалистов и служащих муниципальных предприятий-подряд-¦
¦ ¦чиков, занятых обслуживанием и ремонтом жилого фонда. — М., 1999. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦22.¦Штатные нормативы служащих и рабочих учреждений здравоохранения. Штатные нормативы служащих¦
¦ ¦централизованных бухгалтерий при учреждениях здравоохранения. — М., 2001. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦23.¦Штатные нормативы служащих и рабочих государственных и муниципальных учреждений¦
¦ ¦здравоохранения и служащих централизованных бухгалтерий при государственных и муниципальных¦
¦ ¦учреждениях здравоохранения. — М., 2003. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦24.¦Нормативы численности оздоровительных комплексов (пансионатов и домов отдыха) предприятий,¦
¦ ¦организаций и учреждений отраслей народного хозяйства. — М., Экономика, 1990. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦25.¦Межотраслевые нормативные материалы для нормирования труда рабочих по уборке территорий и¦
¦ ¦помещений. — М., 1992. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦26.¦Нормативы численности рабочих, занятых обслуживанием общественных зданий. — М., ЦБНТ, 1988. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦27.¦Типовые нормы обслуживания для уборщиков производственных помещений промышленных предприятий.¦
¦ ¦- 1989. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦28.¦Нормативы времени на уборку служебных и культурно-бытовых помещений. — М., 1990. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦29.¦Нормы времени и нормы обслуживания на работы по санитарному содержанию домовладений, по¦
¦ ¦ремонту и обслуживанию внутридомового инженерного оборудования, по ремонту конструктивных¦
¦ ¦элементов жилых зданий. — М., 1999. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦30.¦Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе¦
¦ ¦нормативов по труду. — М., ЦБНТ, 2002. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦ ¦ Учреждения культуры ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦31.¦Межотраслевые нормы времени на работы, выполняемые в библиотеках. — М., 1997. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦32.¦Межотраслевые нормы времени на научные работы, выполняемые работниками библиотек. — М., 1994. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦33.¦Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в архивах, хранящих документы по личному¦
¦ ¦составу учреждений, организаций и предприятий. — М., 1993. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦34.¦Межотраслевые нормы времени на научные работы, выполняемые работниками библиотек. — М., 1994. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦35.¦Методика расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду. -¦
¦ ¦М., 2004. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦36.¦Методика расчета численности работников муниципального архива Московской области,¦
¦ ¦обеспечивающих исполнение государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и¦
¦ ¦использованию архивных документов, отнесенных к собственности Московской области. — М., 2007. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦37.¦Межотраслевые нормативы численности работников клубных учреждений. — М., 1991. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦38.¦Межотраслевые нормы времени на работы, выполняемые в библиотеках. — М., 1998. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦ ¦ Учреждения социальной защиты ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦39.¦Нормативы численности работников домов-интернатов для престарелых и инвалидов. — М.,2002. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦40.¦Рекомендуемые штатные нормативы персонала стационарных учреждений социального обслуживания¦
¦ ¦»Детский дом-интернат для умственно отсталых детей» и «Детский дом-интернат для детей с¦
¦ ¦физическими недостатками». — М., 2005. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦41.¦Штатные нормативы врачебного персонала госпиталей для ветеранов войны. — М., 1995. ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦ ¦ Учреждения физической культуры и спорта ¦
+—+———————————————————————————————-+
¦42.¦Нормативы численности руководителей, специалистов и служащих спортивных сооружений (ч. 1-4). -¦
¦ ¦М., ЦБНТ, 1991. ¦
L—+————————————————————————————————

Таким образом, анализ существующих нормативных материалов и методик расчета численности персонала, а также практики их использования различными учреждениями социальной сферы показывает, что в настоящее время универсального методического подхода, позволяющего сформировать оптимальную методику для расчета численности персонала государственных учреждений социальной сферы, не существует.

Традиционные методы и нетрадиционные подходы

В последние годы практика применения нормативных методов определения численности персонала показала, что учреждения и организации социальной сферы не могут использовать существующие методы для оптимизации численности персонала своих учреждений. Это обусловлено рядом причин, а именно:
невозможно изучить фактические затраты рабочего времени, так как труд служащих этих организаций весьма сложен и не однороден;
не существует ранее разработанных норм и нормативов по определению численности служащих большинства направлений деятельности социальной сферы, а существующие нормы и нормативы значительно устарели;
состав и структура персонала подобных учреждений отличаются большим разнообразием категорий и должностей работников, включая не только традиционные категории служащих и рабочих, но творческий персонал (в том числе административный и артистический), медицинский персонал, педагогический персонал и пр.;
отсутствует государственное регулирование нормирования труда в отношении служащих социальной сферы;
невозможно применить уже существующих методы нормирования служащие сфер материального производства для служащих социальной сферы;
предлагаемые математические модели по расчету норм и нормативов сложны и требуют наличия специального математического образования для специалистов кадровых служб, осуществляющих расчеты по определению численности персонала;
отсутствием нормативной базы, регламентирующей труд служащих социальной сферы, обеспечивающей четкое соответствие численности персонала по конкретным функциям управления;
подобные нормативные материалы невозможно унифицировать вследствие специфики учреждений непроизводственных сфер деятельности.
Кроме того, в процессе проведения исследования был сделан вывод, что уровень необходимых затрат труда этих категорий работников обусловлен столь большим числом факторов, что соединить их в одной из существующих методик не представляется возможным. В этой связи возникла необходимость поиска интегральных подходов для решения этой задачи, а именно в разработке единой методики, в которой соединятся как аналитически-расчетный, так и опытно-статистический, прежде всего экспертный, методы нормирования с использованием укрупненных и дифференцированных нормативов численности на основе многошагового корреляционно-регрессионного анализа.
Основываясь на выводах исследования, можно говорить, что укрупненное нормирование затрат труда заключается в установлении нормативной численности работников для выполнения определенных работ. Объем работы при этом непосредственно не измеряется, а характеризуется косвенными показателями — факторами. При использовании нормативов численности число работников в целом и по функциям управления определяется непосредственно по нормативным таблицам, в которых отражено влияние различных факторов на трудоемкость управления или обслуживания.
В учреждениях социальной сферы нормирование с помощью нормативов обслуживания целесообразно распространить только на работы, не стабильные по объему, где могут быть выделены периодически повторяющиеся элементы, продолжительность выполнения которых может быть регламентирована. Нормирование труда по нормативам обслуживания нередко называют нагрузкой на одного работника по обслуживанию: других работников; предприятий и организаций; участков; оборудования и т.д.
В государственных учреждениях социальной сферы нормами обслуживания необходимо охватить несколько категорий служащих. Так, например, в условиях и в организации труда социальных работников отмечены весьма существенные различия, связанные с количеством обслуживаемого населения, их территориальным размещением, наличием развитой информационной и экономической инфраструктуры в регионе, удаленностью и степенью транспортной доступности и т.д. Все это обусловило применение нормативов обслуживания, но не путем непосредственного изучения затрат рабочего времени, а посредством проведения анкетирования этой категории работников и их руководителей с целью определений факторов, воздействующих на территориальную дифференциацию условий деятельности, и составления методики расчета численности, учитывающей эти факторы.
Для определения количества руководителей различных уровней, осуществляющих как общее, так и функциональное руководство, необходимо применять нормативы управляемости. При использовании нормативов управляемости численность работников определяется так же, как по нормативам обслуживания. С помощью нормативов обслуживания и управляемости производится дальнейшая детализация нормативной численности работников, установленной по нормативам. Если по нормативам численности можно рассчитать численность служащих по функции в целом, то по нормативам обслуживания и управляемости можно определить число работников тех или иных должностей.
Внутри служб и подразделений учреждений в целях рациональной трудовой нагрузки и расстановки людей на практике применяются нормативы соотношений. С помощью нормативов соотношений устанавливаются, прежде всего, оптимальные соотношения между численностью основных категорий управленческого персонала: руководителей, специалистов и других служащих, а также соотношения между отдельными должностными группами внутри этих категорий. Нормы соотношений выражаются отношением, приведенным к единице, либо в виде размерных цепочек. К примеру, такое соотношение численности руководителей, специалистов и других служащих, как 1: 6: 10, означает, что в данном подразделении на одного руководителя приходится шесть специалистов и десять других служащих. Нормативы соотношений тоже служат для дальнейшей дифференциации числа работников, рассчитанных по нормативам численности.
На наш взгляд, целесообразно объединить все эти виды нормативных материалов в одну методику по оптимизации численности персонала на основе нормативов численности по выполняемым функциям в зависимости от выделенных факторов, а нормативы обслуживания, управляемости и соотношений использовать как инструменты, составляющие математические модели при расчете оптимальной численности по отдельным категориям и должностным группам персонала.
Таким образом, в предлагаемой методике соединяются как аналитический и опытно-статистический метод нормирования труда, так и укрупненные и дифференцированные нормативы. Такое сочетание, по нашему мнению, образовало новый интегральный функционально-факторный метод, в основе которого лежат данные статистических отчетов, материалы наблюдений за использованием рабочего времени, результаты экспертных оценок, ранее разработанные нормативы различной степени укрупнения, анализ и дифференциация трудовых процессов, проектирование рациональных балансов рабочего времени.
Предлагаемый метод расчета нормативов численности имеет ряд преимуществ:
1) позволяет специалисту по нормированию установить нормы на основе нормативов, что исключает необходимость изучения процесса труда путем наблюдений на рабочем месте;
2) менее трудоемок, чем исследовательский, так как не требует проведения фотографий рабочего времени, хронометражных наблюдений и других видов измерения и анализа затрат труда. В результате снижается трудоемкость нормировочной работы и высвобождается время у специалистов по нормированию для контроля за качеством применяемых норм;
3) обеспечивает возможность разработки равнонапряженных норм при одинаковых (или сходных) организационно-технических условиях, а также единого подхода к расчленению работы на элементы;
4) способствует распространению лучшего опыта, накопленного в практике нормирования труда в различных сферах деятельности. Очевидно, что и уровень прогрессивности норм будет выше.

Литература

1. Нормирование труда служащих: Издание 1. — М.: НИИ труда, 1976.
2. Нормирование труда служащих: Издание 2. — М.: НИИ труда, 1976.
3. Омельченко И.Б. Оптимизация численности управленческого персонала на нормативной основе. Москва, 2003.
4. Павленко А.П. Оптимизация численности персонала. — М.: 2002.

В. Стрелков,
первый заместитель начальника
Главного управления по труду и социальным вопросам
Московской области

Е. Митрофанова,
к.э.н., доцент кафедры управления персоналом
Государственного университета управления

Т. Власова,
к.э.н., доцент, заведующая кафедрой
«Управление организацией»
Московского государственного областного университета

«Кадровик. Трудовое право для кадровика», N 11, ноябрь 2008 г.