Организация архива на предприятии | Статьи | 123-Job.ru

Организация архива на предприятии


21.03.2010

Закончился очередной год, сдан годовой баланс и каждый бухгалтер мечтает освободить место от прошлогодних документов для документов текущего года.
Вся совокупность документов, образующихся в деятельности организации, составляет ее документальный фонд.
Документы, образующиеся в деятельности организации, по срокам хранения подразделяются на:
— документы временного срока хранения (до 10 лет включительно);
— документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет);
— документы постоянного (вечного) хранения.
В настоящий момент архивное дело регулируется следующими нормативными актами:
1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.) (далее — Основные правила);
3. «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Росархивом 06 октября 2000 г.);
4. Постановление ФКЦБ РФ от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 21 августа 2003 г. N 4994);
5. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Организация архива

Для обеспечения сохранности документов в организации должен быть создан архив. В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.
Организации при создании архива необходимо разработать Положение о хранении документов и Положение об экспертной комиссии.
Организация должна обеспечить архив необходимым помещением (специально построенным или приспособленным для хранения документов зданием или отдельным помещением в здании), оборудованием и кадрами.
Организация хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение.
Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив (далее — руководитель архива), назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации. Руководитель архива организует работу архива и несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач.
Передача дел в архив организации осуществляется по графику, который составляется архивом, согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утверждается руководителем организации.
Прием каждого дела производится руководителем архива в присутствии работника структурного подразделения.
Поскольку архив организации предназначен не только для хранения документов, но и для их использования, необходимо установить регламент выдачи документов из архива по заявкам сотрудников организации, а также сторонних организаций. Выдача документов должна регистрироваться в книгах выдачи дел работникам организации, а также в книгах выдачи дел во временное пользование другим организациям. Выдача оформляется заказами (требованиями) на выдачу дел сотрудникам организации, актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям.
Срок выдачи документов во временное пользование не может превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев — для временного пользования другими организациями.
Пример заполнения заказа на выдачу дел из архива:

Приложение 17
к п. 4.5.3.
Основных правил

ООО «Заря»
—————————
Наименование организации
Архивный отдел
—————————
Название архива
Заказ (Требование) Разрешаю выдачу дел
Ген. директор
12.03.07 г. N 216 Иванов И.И.
————— ———— ——— ———————
подпись расшифровка подписи
——————————
(место составления)
Дата 12 марта 07 г.
на выдачу документов —————-
Смиртнову А.Б., юристу
————————————————————————-
фамилия и инициалы исследователя, работника структурного подразделения

————————————————————————-
тема исследования

———T———-T————T—————————T——————T———————¬
¦ Фонд N ¦ Описть N ¦ Ед. хр. N ¦ Заголовок ед. хр. N ¦Расписка пользова-¦Расписка сотрудника¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦теля в получении ¦читального зала в¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦приеме ¦
+———+———-+————+—————————+——————+———————+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+———+———-+————+—————————+——————+———————+
¦ 1 ¦ 2у ¦ 1 папка ¦Устав ¦ ¦ ¦
+———+———-+————+—————————+——————+———————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———+———-+————+—————————+——————+———————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———+———-+————+—————————+——————+———————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———+———-+————+—————————+——————+———————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———+———-+————+—————————+——————+———————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L———+———-+————+—————————+——————+———————

При создании организацией собственного архива, ей придется оплачивать аренду помещения, начислять заработную плату сотрудникам архива и т.д. Все эти затраты являются управленческими расходами, поэтому в бухгалтерском учете они относятся на счет 26 (44). В целях налогообложения архивные затраты учитываются в составе прочих расходов фирмы, об этом сказано в подпункте 18 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ).

Пример
ООО «Заря» создала собственный архив. В марте 2007 г. была оплачена аренда помещения — 23 600 руб. (в том числе НДС — 3 600 руб.).
В бухгалтерском учете ООО «Заря» отражены проводки:
дебет счета 26 (44) кредит счета 60 — 20 000 руб. — аренда помещения;
дебет счета 19 кредит счета 60 — 3 600 руб. — отражен НДС по аренде помещения;
дебет счета 68 кредит счета 19 — 3 600 руб. — принят к вычету НДС по аренде помещения;
дебет счета 60 кредит счета 51 — 23 600 руб. — оплачен счет за аренду помещения.
Прежде чем убирать документы необходимо провести экспертизу ценности документов и проанализировать их на предмет ценности и сроков хранения.
Экспертиза ценности документов в организации проводится:
в делопроизводстве — при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;
в архиве — в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.
Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного (приложение 1 Основных правил), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 2 Основных правил) и по личному составу (приложение 3 Основных правил), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 4 Основных правил).
Пример формы годового раздела сводной описи дел постоянного хранения:

Приложение 1
к п. 2.4.1
Основных правил

Утверждаю Ген. директор
Фонд N —————
———— Наименование должности
Опись N 165 руководителя организации
———-
дел постоянного хранения Иванов И.И.
Подпись ———————
за 2006 год Расшифровка подписи
—————

05.03.2007 г.
Дата

—————————————————————————————————¬
¦ Название раздела (структурного подразделения организации) ¦
+——T————-T———————————T————-T—————T—————+
¦N п/п ¦Индекс дела ¦ Заголовок дела ¦Крайние даты ¦Кол-во листов ¦Примечание ¦
+——+————-+———————————+————-+—————+—————+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+——+————-+———————————+————-+—————+—————+
¦ 1 ¦ 03-1 ¦Годовые бухгалтерские отчеты¦01.01.2007 ¦ 45 ¦ ¦
¦ ¦ ¦организации ¦ ¦ ¦ ¦
L——+————-+———————————+————-+—————+—————

В данный раздел описи внесено 1 (одна) ед. хр.,
——————————
(цифрами и прописью)
С N 1 по N 1 , в том числе:
———————— ————————
литерные номера:
———————————————————
пропущенные номера:
—————————————————-

Наименование должности Петоров В.В.
составителя описи Подпись ————-
Расшифровка подписи

Наименование должности Петоров В.В.
руководителя архива Подпись ————-
(лица, ответственного Расшифровка подписи
за архив)

Дата 05.03.2007 г.

Утверждено Согласовано

Протокол ЭПК архивного чреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от N от N
———— ——— ———— ———

Пример формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению:

Приложение 4
к п. 2.4.1
Основных правил

Акт Утверждаю Ген. директор
12.03.07 N 17 ————-
———— —- Наименование должности
г. Москва руководителя организации
——————-
(место составления) Иванов И.И.
Подпись ———————
о выделении к уничтожению Расшифровка подписи
документов, не подлежащих
хранению
Дата

На основании приказа генирального директора N 6 от 06.03.07 г.
————————————————————
(название и выходные данные перечня документов

————————————————————————-
с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда N ___________________
(название фонда)

——-T———————-T———-T——-T—————T——-T—————T———¬
¦ N п/п¦Заголовок дела или¦Крайние ¦Номера ¦Индекс дела по¦Кол-во ¦Сроки хранения¦Примеча- ¦
¦ ¦групповой заголовок¦даты ¦описи ¦номенклатуре ¦ед. хр.¦и номера статей¦ние ¦
¦ ¦документов ¦ ¦ ¦или N дела по¦ ¦по перечню ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦описи ¦ ¦ ¦ ¦
+——+———————-+———-+——-+—————+——-+—————+———+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+——+———————-+———-+——-+—————+——-+—————+———+
¦ 1 ¦Квартальные бухгалтер-¦01.10.2001¦ 1 ¦ В-1 ¦1 папка¦Ст. 135 «в» 5¦ ¦
¦ ¦ские отчеты за 2001 г.¦ ¦ ¦ ¦ ¦лет ¦ ¦
+——+———————-+———-+——-+—————+——-+—————+———+
¦ 2 ¦Квартальные отчеты по¦01.10.2001¦ 2 ¦ В-2 ¦2 папки¦Ст. 170 «б» 5¦ ¦
¦ ¦налогам за 2001 г. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦лет ¦ ¦
+——+———————-+———-+——-+—————+——-+—————+———+
¦ 3 ¦Авансовые отчеты за¦01.01.2002¦ 3 ¦ В-3 ¦5 папок¦Ст. 150 5 лет ¦ ¦
¦ ¦2001 г. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L——+———————-+———-+——-+—————+——-+—————+———-

Итого 8 (восемь) ед. хр. за 2001 годы
—————————- ———
(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за годы утверждены по личному
———
составу
согласованы с ЭПК
—————————————————-
(наименование архивного учреждения)
(протокол от N )
——————— ——————

Наименование должностного лица,
проводившего экспертизу Петров В.В.
ценности документов Подпись ——————-
Расшифровка подписи

Дата

Согласовано

Пртокол ЦЭК (ЭК)
от N
———— ————

документы в количестве 8 (восемь) ед. хр.,
—————————————
(цифрами и прописью)

Весом 7 кг сданы в ООО «Вторсырье»
——— ———————————————-
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от 14 марта 07 N 619
————— ——

Наименование должности работника, Савин В.И.
сдавшего документы Подпись ——————-
Расшифровка подписи

Дата 14.03.07
———

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу.
Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.
Номенклатура дел организации (сводная) (приложение 7 Основных правил) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение 8 Основных правил), согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.
Пример формы итоговой записи к номенклатуре дел организации:
Форма номенклатуры дел организации:

Приложение 7
к п. 3.4.6
Основных правил

ООО «Заря»
————————-
Наименование организации

Номенклатура дел Утверждаю Ген. директор
———————-
12.03.07 N 28 Наименование должности
——— —- руководителя организации
г. Москва
——————- Иванов И.И.
(место составления) Подпись ———————
Расшифровка подписи

На 2006 год Дата
————-

—————T———————-T—————T————————-T——————-¬
¦Индекс дела ¦ Заголовок дела ¦Кол-во ед. хр. ¦Срок хранения и N статей¦ Примечание ¦
¦ ¦ ¦ ¦по перечню ¦ ¦
+————-+———————-+—————+————————-+——————-+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+————-+———————-+—————+————————-+——————-+
¦Название раздела ¦
+————-T———————-T—————T————————-T——————-+
¦03-01 ¦Годовые бухгалтерские¦ 1 ¦Постоянно ¦ ¦
¦ ¦отчеты организации ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+———————-+—————+————————-+——————-+
¦03-02 ¦Документы бухгалтерс-¦ 5 ¦Не менее 5 лет ¦ ¦
¦ ¦кого учета организации¦ ¦ ¦ ¦
L————-+———————-+—————+————————-+———————

Наименование должности
руководителя службы ДОУ
организации Подпись Расшифровка подписи

Дата

Виза руководителя архива
(лица, ответственного за архив)

Согласовано Согласовано
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭП архивного
учреждения
от _____________ N ____________ от_________________ N________________

Номенклатура дел организации визируется лицом, ответственным за архив, после чего утверждается руководителем организации.

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ________ году в организации

————————————T———————T——————————————¬
¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе: ¦
¦ ¦ +——————T———————-+
¦ ¦ ¦ переходящих ¦ с отметкой «ЭПК» ¦
+————————————+———————+——————+———————-+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+————————————+———————+——————+———————-+
¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————+———————+——————+———————-+
¦Временного (свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————+———————+——————+———————-+
¦Временного (свыше 10 лет¦ 5 ¦ 1 ¦ ¦
¦включительно) ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————+———————+——————+———————-+
¦Итого: ¦ 6 ¦ 1 ¦ ¦
L————————————+———————+——————+————————

Наименование должности
руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности
передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи

Дата

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.
В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 — индекс структурного подразделения, 03 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности).
Пример: «Приказы по основной деятельности» (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.).
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.
Например: «Документы на выдачу заработной платы (расчетные, платежные ведомости)».
Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы — приложения к какому-либо документу.
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел.
При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.
В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
— документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
— в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;
— запрещается группировать в дела черновые экземпляры документов;
— включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
— группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации и др.;
— дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:
— уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
— приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
— приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. При больших объемах документов рекомендуется приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;
— поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;
— утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
— документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
— лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
— предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
— переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В.А. Кузнецова

«Консультант бухгалтера», N 5, май 2007 г.