Отпускной сезон: что нужно знать бухгалтеру | Статьи | 123-Job.ru

Отпускной сезон: что нужно знать бухгалтеру


21.03.2010

Несмотря на то что работники регулярно используют отпуска, а бухгалтеры занимаются оформлением и начислением выплат, вопросов не убывает. Рассмотрим, как правильно отправить работника отдыхать и отразить выплату отпускных в налоговом учете при УСН

Согласно статьям 114 и 122 Трудового кодекса РФ все работники имеют право на ежегодный отпуск с сохранением должности и среднего заработка. По общему правилу первый отпуск разрешается через шесть месяцев непрерывной работы у данного работодателя, но по соглашению сторон отпуск можно использовать и раньше. Работодатель обязан предоставить отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы, если заявление поступило от работника:
— перед отпуском по беременности и родам или сразу после него;
— моложе 18 лет;
— усыновившего ребенка в возрасте до трех месяцев;
— при других обстоятельствах, предусмотренных федеральными законами.
Отпуск за второй и последующие годы может быть использован в любой период в соответствии с очередностью предоставления отпусков, принятой работодателем.

Виды отпусков и их продолжительность

Трудовой кодекс делит оплачиваемые отпуска на основные и дополнительные (ст. 114 и 116).
Основной отпуск гарантирован всем работникам и обычно составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). В некоторых случаях он может быть длиннее, например сотрудники до 18 лет ежегодно должны отдыхать 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ), инвалиды — 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.95 N 181-ФЗ).
Для отдельных категорий граждан предусмотрен дополнительный отпуск. Его срок и условия предоставления устанавливает Правительство РФ. Исходя из производственных и финансовых возможностей, работодатель вправе сам вводить дополнительное время отдыха, если иное не предусмотрено Трудовым кодексом и федеральными законами.
Все отпуска определяются в календарных днях. Исключение — для сотрудников, взятых на срок до двух месяцев, и сезонников. Им отпуск назначается из расчета два свободных рабочих дня за каждый месяц работы (ст. 291 и 295 ТК РФ).

Выясняем размер стажа для основного отпуска

Стаж, дающий право на основной оплачиваемый отпуск, определяется на основании статьи 121 ТК РФ. В него входят периоды:
— фактической работы;
— когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось рабочее место и должность в соответствии с законодательством;
— вынужденного прогула при необоснованном увольнении или отстранении от обязанностей;
— пропуска работы из-за непройденного обязательного медосмотра не по вине сотрудника.
В стаж не включается время, когда работник:
— отсутствовал на рабочем месте без уважительной причины;
— был отстранен от работы согласно статье 76 ТК РФ;
— находился в отпуске по уходу за ребенком;
— брал отпуск без сохранения зарплаты более чем на 14 календарных дней в течение рабочего года.
Обратите внимание, что в стаж работы, дающий право на дополнительный отпуск за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только время, фактически отработанное в подобных условиях.

Пример 1
А.Н. Сорокин 1 февраля 2008 года принят водителем в ООО «Небоскреб», применяющее УСН. С 10 по 16 марта он болел, а 1 апреля, находясь за рулем, не пропустил машину «скорой помощи» и согласно пункту 2 статьи 12.17 КоАП РФ был лишен водительских прав на месяц. На этот период в соответствии со статьей 76 ТК РФ работодатель отстранил сотрудника от работы. Когда А.Н. Сорокин сможет получить первый отпуск по закону?
На время болезни рабочее место сохраняется, поэтому в стаже, дающем право на отпуск, март нужно учесть полностью. А вот период отстранения от работы согласно статье 76 ТК РФ в стаж не входит, значит, апрель не в счет. Для первого отпуска стаж должен составить шесть месяцев. Учитывается февраль, март, май — август. Следовательно, по закону А.Н. Сорокин получает право на отпуск с 1 сентября, но с разрешения работодателя этот срок может быть перенесен и на более раннее время.

Делим, переносим, продлеваем отпуск

В соответствии со статьей 125 ТК РФ по соглашению сторон трудового договора отпуск можно разбить на части, одна из которых должна быть не меньше 14 календарных дней. Оставшуюся часть можно использовать полностью или разбить по усмотрению сторон, минимальная величина уже законом не определена. Предположим, в 2008 году работник хочет разбить свой отпуск, равный 28 календарным дням, на три части (работодатель не возражает). Тогда его отдых может продлиться, например, с 16 по 29 июня, с 7 по 11 июля и с 11 по 19 августа. Вторая часть отпуска составит пять дней, совпадающих с рабочими. 12 и 13 июля сотрудник тоже не будет работать — это выходные. Если вторая часть отпуска пришлась бы на 7-13 июля, то третья заняла бы не девять, а семь календарных дней (до 17 августа включительно). Получается, что, если интервал включает только рабочие дни, отпуск увеличивается. Трудовой кодекс не запрещает подобный вариант — главное, чтобы одна из частей была не меньше 14 календарных дней. Есть только одно но: не всегда работодатель идет на подобные уступки.
Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть передвинут по инициативе сотрудника или работодателя (ст. 124 ТК РФ). Если требуется уйти в отпуск не по графику, нужно написать заявление. С согласия работодателя издается приказ о переносе отпуска на время, указанное в заявлении. Заметим, что в некоторых ситуациях мнение работодателя не имеет значения: при несвоевременной выдаче отпускных, оповещении об отпуске менее чем за две недели, болезни работника перед отпуском и пр.
Чтобы не нарушался нормальный ход работы, отпуск сотрудника, если тот не против, может быть перенесен на более позднее время, а иногда и на следующий год. При этом отложенный отпуск нужно использовать максимум в течение 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Нельзя забывать: трудиться без передышки в течение двух лет подряд запрещено, а для лиц моложе 18 лет и работающих во вредных (опасных) условиях ежегодный отпуск вообще обязателен.
Если работник в отпуске заболел, по его заявлению оформляют приказ и отпуск переносится на другое время или продлевается (ст. 124 ТК РФ). Унифицированной формы приказа для такого случая нет, его составляют произвольно. Напомним: за время болезни работнику на основании больничного листа выплачивается пособие по временной нетрудоспособности.
Обычно о болезни предупреждают, но делать этого никто не обязан. В табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или Т-13) записывают, что такой-то не вышел на работу по невыясненной причине. Когда отдел кадров или бухгалтерия получит лист нетрудоспособности, запись меняется и указывается, что основанием послужила болезнь. Если работник не представил больничный лист, его отсутствие на работе будет квалифицировано как прогул.

Пример 2
Д.Г. Березкин работает в ООО «Башня», применяющем УСН, по графику пятидневной рабочей недели. С 14 по 27 апреля 2008 года он находился в отпуске, во время которого заболел. Больничный лист выдан на период с 21 по 30 апреля включительно. Как быть с отпуском?
Возможны два варианта.
1. Выздоровев, Д.Г. Березкин мог находиться в отпуске еще семь дней (часть срока с 21 по 27 апреля не была использована). Кстати, согласно статье 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни, совпадающие с отпуском, в него не входят. 1 мая является нерабочим праздничным днем (ст. 112 ТК РФ), поэтому последний день отпуска Д.Г. Березкина в этом случае — 8 мая (с 2 по 8 мая). 9 мая также нерабочий праздничный день, 10 и 11 мая 2008 года — выходные дни, поэтому выйти на работу ему бы пришлось только 12 мая.
2. Отпуск можно было не продлевать и выйти 4 мая (3 мая — суббота; 4 мая, воскресенье — рабочий день вместо пятницы 2 мая). Тогда оставшиеся семь календарных дней отпуска по заявлению работника следовало перенести на более позднее время.

Готовим документы

На отпуска должны быть оформлены следующие документы:
— график отпусков (форма N Т-7);
— приказы о предоставлении отпуска (форма N Т-6 или Т-6а );
— записки-расчеты о предоставлении отпусков работникам (форма N Т-60);
— заявления работников.
Как мы сказали, отдых за второй и следующие годы возможен в любой период, это должно быть отражено в графике отпусков. Графика отпусков обязан придерживаться как работодатель, так и работник (ст. 123 ТК РФ).
График составляют ежегодно с учетом специфики деятельности и пожеланий работников за две недели до нового года, то есть не позже 17 декабря. Его подписывает начальник отдела кадров, а затем утверждает руководитель организации (индивидуальный предприниматель) или уполномоченное лицо. Следует указать фамилию, имя, отчество сотрудника (графа 3), его должность и табельный номер (графы 2 и 4), структурное подразделение (графа 1), число дней отпуска (графа 5), запланированную и фактическую дату ухода в отпуск (графы 6 и 7). Если отпуск разделен, по одному и тому же сотруднику вносится несколько записей.
Всего не предвидишь, и время отпусков нередко меняется. На эти случаи есть графы 8 и 9 — для реквизитов документа, согласно которому переносится отпуск, и новой даты.

Пример 3
Информация об отпусках на 2008 год некоторых работников ООО «Теремок» приведена в табл. 1 на с. 16. Организация применяет УСН, профсоюзный орган отсутствует. График отпусков был составлен 17 декабря 2007 года. Посмотрим, как будет выглядеть график отпусков части работников ООО «Теремок» по состоянию на 9 июня 2008 года (см. с. 17).
В организации нет профсоюза — строка слева над таблицей останется пустой.
М.Л. Ласточкина предполагает использовать отпуск частями, поэтому в графике ее фамилия фигурирует дважды. По состоянию на 9 июня 2008 года первую часть отпуска она отгуляла, и в графе 7 соответствующей строки указана фактическая дата.
Так как В.И. Лисицын сдвигает начало отпуска, 6 июня 2008 года в графы 8 и 9 внесены реквизиты приказа о переносе и дата предполагаемого отпуска.

Таблица 1. Распределение отпусков персонала ООО «Теремок»
в 2008 году

—————-T————T———T————T———T————————————-¬
¦ ФИО ¦Должность ¦Табельный¦Количество ¦ Начало ¦ Примечание ¦
¦ ¦ ¦ номер ¦календарных ¦отпуска ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦дней отпуска¦ ¦ ¦
+—————+————+———+————+———+————————————-+
¦Воробьев Г.Д. ¦Генеральный¦ 001 ¦ 28 ¦30 июня ¦ — ¦
¦ ¦директор ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—————+————+———+————+———+————————————-+
¦Ласточкина М.Л.¦Главный ¦ 002 ¦ 28 ¦5 мая, ¦Отпуск поделен на две равные части,¦
¦ ¦бухгалтер ¦ ¦ ¦4 августа¦первая часть использована согласно¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦графику ¦
+—————+————+———+————+———+————————————-+
¦Лисицын В.И. ¦Менеджер по¦ 003 ¦ 31 ¦9 июня ¦Из-за болезни отпуск перенесен на 16¦
¦ ¦персоналу ¦ ¦ ¦ ¦июня (приказ от 6 июня) ¦
L—————+————+———+————+———+—————————————

Пожелания некоторых работников нужно учитывать в первую очередь. Среди них:
— лица моложе 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
— граждане, подвергшиеся воздействию радиации после чернобыльской катастрофы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.91 N 1244-1);
— герои Советского Союза и Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закон РФ от 15.01.93 N 4301-1);
— инвалиды войны (подп. 17 п. 1 ст. 14 Федерального закона от 12.01.95 N 5-ФЗ);
— награжденные знаком «Почетный донор России» (ст. 11 Закона РФ от 09.06.93 N 5142-1).
В Трудовом кодексе отмечены категории лиц, которым удобнее, чтобы их отдых проходил в определенное время. Поэтому, составляя график, следует принять во внимание, что:
— совместителям отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы (ст. 286);
— женщина может уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск перед отпуском по беременности и родам, сразу после него или по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260);
— по соглашению сторон трудового договора основной отпуск учащегося сотрудника присоединяется к учебному (ст. 177);
— муж вправе взять ежегодный отпуск в течение периода нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123).
Кстати, согласно пункту 11 статьи 11 Федерального закона от 27.05.98 N 76-ФЗ супругам военнослужащих по их желанию предоставляется отпуск одновременно с отпуском военнослужащих и такой же продолжительности. При этом часть отпуска, превышающая продолжительность ежегодного отпуска супругов военнослужащих по основному месту их работы, предоставляется без сохранения заработной платы.
Согласно статье 123 ТК РФ сотрудника необходимо известить об отпуске под роспись не позже чем за две недели. Как это сделать, в Трудовом кодексе не указано. Обычно работодатели составляют уведомление (см. рисунок).
Можно воспользоваться и другим способом. Например, дополнить график отпусков (форма N Т-7) еще одним столбцом (одиннадцатым), который предназначен для отметок работников о том, что им известно о дате начала очередного отпуска. В этом случае график нужно предъявлять под роспись работнику в соответствующий срок (за две недели до отпуска). Обратите внимание: подобную корректировку графика отпусков работодатель обязательно оформляет отдельным приказом. Таково требование Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденного постановлением Госкомстата России от 24.03.99 N 20.

Рисунок. Вариант уведомления об отпуске

19 мая 2008 года Бухгалтеру Сомовой Л.В.

Уведомление об отпуске

Бухгалтер Л.В. Сомова извещается об очередном ежегодном отпуске продолжительностью 28 календарных дней, предоставляемом согласно утвержденному графику с 2 июня 2008 года.

Генеральный директор ООО «Пирамида» Зайцев Е.П. Зайцев

С документом ознакомлена Сомова Л.В. Сомова

Перед тем как работник уйдет в отпуск, специалисту отдела кадров (в небольших организациях эти обязанности обычно выполняет бухгалтер) нужно подготовить приказ по форме N Т-6 или, если это группа сотрудников, по форме N Т-6а. С документом, подписанным руководителем или его уполномоченным лицом, дают ознакомиться работнику под расписку. Затем на основании приказов заполняют личные карточки (форма N Т-2), лицевые счета (форма N Т-54 или Т-54а) и определяют размер отпускных в записке-расчете по форме N Т-60. Отпускные положено выплачивать не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ), поэтому рекомендуем готовить приказы заранее.
Заявление требуется только от сотрудников, которые уходят в первый ежегодный оплачиваемый отпуск, не отработав шесть месяцев (ст. 122 ТК РФ). Для остальных работников достаточно графика и приказа руководителя, если, конечно, в графике указана полная дата, а не только месяц. В противном случае понадобится уточнить время и без заявления уже не обойтись.

Устанавливаем размер отпускных

За время отпуска работнику должен быть начислен средний заработок (ст. 114 ТК РФ). Средний заработок для расчета отпусков определяется по правилам статьи 139 ТК РФ и Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее — Положение). Мы не раз о них писали, поэтому напомним только формулы и перейдем к особенностям.
Итак, если расчетный период (12 календарных месяцев перед отпуском) отработан полностью, вычисления будут следующими:

Сот = Дот х (В1 + В2 + … + В12) : 12 : 29,4,

где Сот — сумма отпускных;
Дот — число дней отпуска;
В1, В2, …, В12 — выплаты работнику за последние 12 месяцев, включаемые в расчет согласно пункту 2 Положения;
12 — число месяцев в расчетном периоде;
29,4 — среднемесячное число календарных дней.
Если же расчетный период отработан не полностью, а такое бывает очень часто, отпускные равны произведению числа дней отпуска и среднедневной зарплаты, которая выражается формулой:

СДЗП = Врп х КД,

где Врп — сумма выплат, включаемых в расчет согласно пункту 2 Положения;
КД — число календарных дней в расчетном периоде. Определяется по следующей формуле:

КД = 29,4 х М + 29,4 : КД1 х КДр1 + 29,4 : КД2 х КДр2 + … + 29,4 : КДi х КДрi,

где М — число полностью отработанных месяцев;
КД1, КД2, …, КДi — всего календарных дней в первом, втором, …, i-м месяцах, отработанных не полностью;
КДр1, КДр2, …, КДрi — число фактически отработанных календарных дней в первом, втором, …, i-м месяцах, отработанных не полностью.

На заметку. Ответственность за несвоевременную выплату отпускных

Если деньги, причитающиеся за отпуск, выдаются с опозданием, работодатель обязан выплатить проценты (компенсацию) в размере не ниже одной трехсотой ставки рефинансирования ЦБ РФ от задержанной суммы за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ). Компенсация начисляется со дня, следующего за установленным днем для выплат, по день фактического расчета с работником. Кроме того, в статье 5.27 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за несоблюдение трудового законодательства в виде штрафа в размере 1000-5000 руб. для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей и 30 000-50 000 руб. для организаций

Если в расчетном периоде нет отработанных дней

Допустим, сотрудник в течение 12 месяцев перед отпуском не работает и не получает выплаты, предусмотренные пунктом 2 Положения, или именно эти 12 месяцев составляют время, исключаемое из расчетного периода согласно пункту 5 Положения. Тогда средний заработок определяется исходя из начислений за предыдущий период, равный расчетному (п. 6 Положения).

Пример 4
ООО «Замок» применяет УСН. 9 января 2006 года Д.Н. Соколов устроился в организацию на работу с окладом 22 000 руб. Период с 1 августа 2006 года по 31 июля 2007 года Д.Н. Соколовым отработан полностью. С 1 августа 2007 года по 31 июля 2008 года он находился в отпуске по уходу за ребенком, а 1 августа 2008 года собирается в ежегодный оплачиваемый отпуск на 28 календарных дней. Сколько Д.Н. Соколов получит за отпуск, если за время работы ему начислялись только сумм, рассчитанные исходя из должностного оклада и пособия по уходу за ребенком?
Ухаживающим за ребенком положено пособие, которое рассчитывается исходя из среднего заработка. Согласно подпункту «а» пункта 5 Положения время, когда за работником сохраняется средний заработок, и начисленная за это время сумма в расчет не включаются. Чтобы определить средний заработок, возьмем предыдущие 12 месяцев. В нашем случае это 1 августа 2006 года — 31 июля 2007 года. Этот период Д.Н. Соколовым отработан полностью, соответственно ему была начислена заработная плата в размере 264 000 руб. (22 000 руб. х 12 мес.). Его среднедневной заработок равен 748,29 руб. (264 000 руб. : 12 мес. : 29,4 дн.), а отпускные составят 20 952,12 руб. (748,29 руб. х 28 дн.).
Возможно и такое, что ни в расчетном периоде, ни до него отработанных дней нет. Тогда средний заработок следует определять исходя из начислений за дни, отработанные в том месяце, когда сотрудник уходит в отпуск (п. 7 Положения). Если же и в отпускном месяце не было начислений, средний заработок исчисляется на основании тарифной ставки или оклада (п. 8 Положения).

Если отпуск предоставляется в рабочих днях

Сотрудникам, нанятым на срок до двух месяцев, и сезонникам дается два свободных рабочих дня за месяц работы (ст. 291 и 295 ТК РФ). Среднедневной заработок для расчета отпускных равен сумме начислений, деленной на число рабочих дней при шестидневной рабочей неделе (п. 11 Положения).

Пример 5
ООО «Нимфа» применяет УСН. В.Л. Синицын был принят в организацию на сезонные работы, проходившие с 1 февраля по 31 мая 2008 года. За это время ему выплачено 147 500 руб. В организации принята пятидневная рабочая неделя. Определим длительность отпуска, который В.Л. Синицын хочет использовать перед увольнением, и сумму отпускных.
Сезонникам полагается два свободных рабочих дня за каждый отработанный месяц. В.Л. Синицын трудился четыре месяца (февраль-май) и может отдыхать восемь рабочих дней — с 1 по 11 июня 2008 года включительно. Отпускные начисляются из среднедневного заработка за дни отпуска. Обратите внимание, даже если в организации принята пятидневная рабочая неделя, среднедневной заработок определяется исходя из количества рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели (ст. 139 ТК РФ). В феврале-мае 2008 года было 99 рабочих дней. Среднедневной заработок составит 1489,9 руб. (147 500 руб. : 99 дн.), а отпускные — 11 919,2 руб. (1489,9 руб. х 8 дн.).

Если установлен особый расчетный период

Согласно статье 139 ТК РФ за расчетный период можно принять не 12 месяцев, а другой интервал, если он указан в коллективном договоре или ином нормативном акте предприятия и если это не ухудшит положения работников. В таком случае отпускные сначала рассчитывают исходя из обычного периода, а затем — исходя из выбранного. Результаты сравнивают и большую сумму выплачивают работнику.

Пример 6
ООО «Лесник» применяет УСН. Егерь И.В. Орлов уходит в отпуск 4 августа 2008 года на 14 календарных дней. Согласно коллективному договору расчетный период в организации равен трем месяцам. Выплаты за май-июль 2008 года, включаемые в средний заработок, у И.В. Орлова составили 60 000 руб., а за август 2007 года — июль 2008 года — 191 000 руб. С 6 по 19 августа и с 3 по 16 сентября 2007 года работник был в отпуске, а с 4 по 17 февраля и с 7 по 27 апреля 2008 года болел, остальное время отработано полностью. Определим сумму отпускных, которую нужно начислить И.В. Орлову.
Вначале определим размер отпускных при разных расчетных периодах.
1. Расчетный период равен трем месяцам (с мая по июль 2008 года).
Период отработан полностью. Среднедневной заработок И.В. Орлова за это время составит 680,27 руб. (60 000 руб. : 3 мес. : 29,4 дн.), а сумма за время отпуска — 9523,78 руб. (680,27 руб. х 14 дн.).
2. Расчетный период равен 12 месяцам (с августа 2007 года по июль 2008 года).
Время болезни и отпуска в расчет не берется (подп. «а» и «б» п. 5 Положения). Восемь месяцев отработаны полностью, 17 дней — в августе, 16 дней — в сентябре, 15 дней — в феврале и 9 дней — в апреле (по календарю в сентябре и апреле 30 дней, в августе — 31 день , в феврале — 29 дней). В расчетном периоде было 291,03 календарного дня (29,4 дн. х 8 мес. + 29,4 дн. : 31 дн. х 17 дн. + 29,4 дн. : 30 дн. х 16 дн. + 29,4 дн. : 29 дн. х 15 дн. + 29,4 дн. : 30 дн. х 9 дн.). Среднедневной заработок равен 656,29 руб. (191 000 руб. : 291,03 дн.), отпускные — 9188,06 руб. (656,29 руб. х 14 дн.).
Сравним, что получилось. При расчетном периоде в три месяца сумма отпускных больше (9523,78 руб. > 9188,06 руб.). Ее и нужно начислить работнику.

На заметку. Прерванный отдых по инициативе работодателя

Согласно статье 125 ТК РФ работодатель вправе попросить работника выйти на работу из отпуска. Однако окончательное решение принимает сам работник. Если он согласится, то неиспользованную часть отпуска сможет отгулять в любое удобное время в течение текущего года или прибавить к отпуску за следующий год. Заметим, что не допускается отзыв из отпуска лиц моложе 18 лет, беременных женщин и работников, которые трудятся в опасных и (или) вредных условиях

Если работник выходит из отпуска раньше

Предположим, сотрудник вызван из отпуска или во время отпуска болел и вышел на работу, как только поправился, а неиспользованные дни решил отгулять потом. Так как отпускные выплачивают заранее, выходит, что их выдано больше, чем следовало, и требуется перерасчет.
Как быть с излишком? Его можно удержать из заработной платы, выдаваемой работнику уже после отпуска, или из суммы пособия по временной нетрудоспособности. Когда работник захочет взять оставшиеся дни, нужно будет заново рассчитать, начислить и выплатить отпускные.

Пример 7
ООО «Закат» применяет УСН. Мастер цеха М.К. Дятлов ушел в отпуск 21 августа 2008 года на 14 календарных дней, полностью отработав расчетный период. Выплаты, включаемые в расчет среднего заработка, составили 276 000 руб. Отпускные были начислены 18 августа в размере 10 952,38 руб. (276 000 руб. : 12 мес. : 29,4 дн. х 14 дн.). На руки выдана сумма за вычетом НДФЛ — 9528,38 руб. (10 952,38 руб. — 10 952,38 руб. х 13%). Однако работник использовал отпуск не до конца: в связи с производственной необходимостью вернулся на работу 1 сентября. Что понадобится сделать бухгалтеру?
Вместо 14 календарных дней М.К. Дятлов провел в отпуске 11, поэтому его отпускные придется пересчитать. За 11 дней ему полагалось 8605,44 руб. (276 000 руб. : 12 мес. : 29,4 дн. х 11 дн.). Сумма к выплате — 7486,44 руб. (8605,44 руб. — 8605,44 руб. х 13%). Бухгалтеру необходимо сторнировать излишне начисленную сумму отпускных и удержанного НДФЛ. Переплату отпускных, равную 2041,94 руб. (9528,38 руб. — 7486,44 руб.), нужно удержать при выплате работнику заработной платы за сентябрь 2008 года. Если излишне удержанный у суммы отпускных НДФЛ был перечислен в бюджет, бухгалтеру также необходимо это учесть при перечислении налога за сентябрь.

Начисления на отпускные

НДФЛ. Согласно пункту 5 статьи 346.11 НК РФ «упрощенцы» должны выполнять обязанности налоговых агентов. В базу по НДФЛ включаются все доходы работников (п. 1 ст. 210 НК РФ), кроме указанных в статье 217 НК РФ. Доходов в виде отпускных в этой статье не упомянуто, значит, при их выдаче нужно удержать и перечислить в бюджет налог по ставке 13%. Делается это в день получения в банке наличности для выплаты отпускных, а если расчет с работником безналичный — при переводе денег с банковского счета работодателя.
Взносы на обязательное пенсионное страхование. В соответствии с пунктом 2 статьи 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ базы по страховым пенсионным взносам и ЕСН одинаковы. Поэтому пенсионными взносами облагаются все выплаты (вознаграждения) физическим лицам по трудовым, гражданско-правовым и авторским договорам (п. 1 ст. 236 НК РФ), за исключением приведенных в статье 238 НК РФ. Но и здесь отпускные не упомянуты, следовательно, на них нужно начислять взносы в ПФР. В бюджет их уплачивают не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем начисления (п. 2 ст. 24 Закона N 167-ФЗ).
Взносы на социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Перечень выплат, не облагаемых такими взносами, приведен в постановлении Правительства РФ от 07.07.99 N 765. Отпускных в нем нет, поэтому на них нужно начислять и взносы в ФСС. Расчет с бюджетом производится в следующем месяце после начисления в сроки, установленные для получения в банке средств на зарплату (п. 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184).

Пример 8
Рассчитаем НДФЛ и начислим страховые взносы на отпускные (11 800 руб.), выданные В.Л. Синицыну (см. пример 5). Страховой тариф по взносам в ФСС для ООО «Нимфа» установлен в размере 0,2%. Дата получения денег в банке для выдачи заработной платы — 3-е и 18-е числа.
При выплате отпускных необходимо удержать НДФЛ в сумме 1549 руб. (11 919,20 руб. х 13%), налог следует перечислить в бюджет в день, когда будут получены в банке деньги для выдачи В.Л. Синицыну. На руки работник получит 10 370,2 руб. (11 919,2 руб. — 1549 руб.).
Кроме того, с суммы отпускных ООО «Нимфа» должно начислить взносы в ПФР, равные 1668,69 руб. (11 919,2 руб. х 14%) и в ФСС на случай травматизма — 23,84 руб. (11 919,2 руб. х 0,2%). Пенсионные взносы нужно уплатить до 16 июня включительно, взносы в ФСС — не позднее 3 июня 2008 года.

Налоговый учет

Расходы, указанные в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ, учитывают только организации и индивидуальные предприниматели, у которых объектом налогообложения при УСН выбраны доходы минус расходы.
Так, согласно подпункту 6 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ «упрощенцы» учитывают расходы на оплату труда, определяемые по статье 255 НК РФ. В пункте 7 данной статьи указана заработная плата, сохраняемая за работником во время отпуска. Значит, отпускные уменьшают налоговую базу. В Книге учета доходов и расходов они отражаются в день расчета с работником (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Признать в расходах можно также пенсионные взносы и взносы на случай травматизма (подп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), начисленные с суммы отпускных, в день их перечисления. НДФЛ включается в состав расходов на оплату труда также в день его уплаты в бюджет.

Пример 9
Продолжим пример 8. Допустим, объект налогообложения ООО «Нимфа» — доходы минус расходы. Покажем налоговый учет, если отпускные в сумме 10 370,2 руб. выплачены В.Л. Синицыну и удержанный с них НДФЛ (1549 руб.) перечислен в бюджет 27 мая 2008 года, а пенсионные взносы (1668,69 руб.) и взносы на случай травматизма (23,84 руб.) уплачены 2 июня. Для простоты не будем делить взносы в ПФР на страховую и накопительную части трудовой пенсии.
Налоговую базу ООО «Нимфа» можно уменьшить на сумму выплаченных отпускных, перечисленных страховых взносов и НДФЛ. Заполненная Книга учета доходов и расходов представлена в табл. 2.

Таблица 2. Фрагмент Книги учета доходов и расходов ООО «Нимфа»
за II квартал 2008 года

——-T———————T————————-T———————T————————¬
¦ N п/п¦ Дата и номер ¦ Содержание операции ¦ Доходы, учитываемые¦ Расходы, учитываемые ¦
¦ ¦первичного документа¦ ¦ при исчислении ¦ при исчислении ¦
¦ ¦ ¦ ¦ налоговой базы ¦ налоговой базы ¦
+——+———————+————————-+———————+————————+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+——+———————+————————-+———————+————————+
¦ … ¦ … ¦ … ¦ … ¦ … ¦
+——+———————+————————-+———————+————————+
¦ 158 ¦Расходный кассовый¦Выданы отпускные В.Л.¦ — ¦ 10 370,2 ¦
¦ ¦ордер N 298 от¦Синицыну ¦ ¦ ¦
¦ ¦27.05.2008 ¦ ¦ ¦ ¦
+——+———————+————————-+———————+————————+
¦ 159 ¦Платежное поручение¦ ¦ — ¦ 1549 ¦
¦ ¦N 142 от 27.05.2008 ¦ ¦ ¦ ¦
+——+———————+————————-+———————+————————+
¦ … ¦ … ¦Перечислен НДФЛ с¦ … ¦ … ¦
¦ ¦ ¦отпускных ¦ ¦ ¦
+——+———————+————————-+———————+————————+
¦ 180 ¦Платежное поручение¦ … ¦ — ¦ 1668,69 ¦
¦ ¦N 143 от 02.06.2008 ¦ ¦ ¦ ¦
+——+———————+————————-+———————+————————+
¦ 181 ¦Платежное поручение¦Перечислены пенсионные¦ — ¦ 23,84 ¦
¦ ¦N 144 от 02.06.2008 ¦взносы с отпускных ¦ ¦ ¦
+——+———————+————————-+———————+————————+
¦ … ¦ … ¦Перечислены взносы на¦ … ¦ … ¦
¦ ¦ ¦социальное страхование от¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦несчастных случаев на¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦производстве и профзабо-¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦леваний с отпускных ¦ ¦ ¦
+——+———————+————————-+———————+————————+
¦ … ¦ … ¦ … ¦ … ¦ … ¦
L——+———————+—