Общие вопросы организации кадрового делопроизводства | Статьи | 123-Job.ru

Общие вопросы организации кадрового делопроизводства


21.03.2010

Организация кадрового делопроизводства необходима для упорядочения работы с персоналом, обеспечения соблюдения требований трудового и налогового законодательства. Небрежность в ведении кадрового делопроизводства может негативно отразиться на благополучии организации в связи с тем, что при исчислении ряда налогов затраты принимаются при условии их документального подтверждения, при отсутствии обязательных документов об оформлении работников на работу работодатель может быть привлечен к административной ответственности и т.д. В статье системно рассмотрены общие вопросы организации кадрового делопроизводства — состав кадровой документации, примерный перечень документов по управлению персоналом в организации, нормы права, регламентирующие различные аспекты работы с кадровыми документами, а также общие требования к оформлению кадровой документации.

Организация кадрового делопроизводства требуется предприятиям любой сферы деятельности и формы собственности, т.к. позволяет грамотно документировать важнейшие процессы в сфере работы с персоналом, например:
оформить прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия;
организовать учет личного состава;
обеспечить выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников предприятия;
обеспечить ведение и хранение трудовых книжек работников;
оформить необходимые документы по пенсионному страхованию, документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представить их в орган социального обеспечения;
обеспечить соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им льгот и компенсаций, установленных действующим законодательством, отраслевыми соглашениями и коллективным договором;
организовать учет рабочего времени;
обеспечить сбор, регистрацию и хранение информации по кадрам для ведения статистики по персоналу;
организовать разработку, утверждение и контроль исполнения документов по кадрам.
Эти и другие задачи требуют проведения документирования процедур управления персоналом и разработки соответствующих документов. В зависимости от своего функционального назначения вся кадровая документация подразделяется на 2 группы (рис. 1) и включает в себя:
организационные документы: правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание, положение о службе управления персоналом;
распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам работы с персоналом;
персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии и др.;
учетные документы: личные карточки Т-2, личный листок по учету и т.д.;
плановые документы: плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.;
отчетно-статистические документы по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т.д.

——————————————¬
¦Состав кадровой документации предприятия¦
L———————T———————
——————-+—————————¬
Ў Ў
—————————————¬ ——————————-¬
¦Локальные нормативные акты, связанные¦ ¦Документы по кадровым функциям¦
¦ с управлением персоналом ¦ ¦ ¦
L———T———————-T—— L—T—————————-
Ў Ў ¦ ————————¬
———————-¬ ——————¬ +—> ¦Основания к приказам ¦
—+Предусмотренные ТК РФ¦ —-+Непредусмотренные¦ ¦ L————————
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ТК РФ ¦ ¦ ————————¬
¦ L———————- ¦ L—————— ¦ ¦Приказы (распоряжения)¦
¦ ¦ +—> ¦ по личному составу ¦
¦ ———————-¬ ¦ ——————¬ ¦ L————————
+->¦Обязательные для всех¦ ¦ ¦ Документы ¦ ¦ ————————¬
¦ ¦ организаций ¦ ¦ ¦ для управления ¦ ¦ ¦ Первичные учетные ¦
¦ L———————- L—>¦ персоналом ¦ +—> ¦ документы по кадрам ¦
¦ ¦ и кадровым ¦ ¦ L————————
¦ ———————-¬ ¦делопроизводством¦ ¦ ————————¬
¦ ¦ Обязательные ¦ L—————— ¦ ¦ Личные документы ¦
¦ ¦ с учетом специфики ¦ +—> ¦ граждан (работников ¦
L> ¦ деятельности ¦ ¦ ¦ предприятия) ¦
¦ организации ¦ ¦ L————————
L———————- ¦ ————————¬
¦ ¦Информационно-справоч-¦
L—> ¦ные документы ¦
L————————

Рис. 1. Примерный состав кадровой документации предприятия

Примерный перечень документов, разрабатываемых в ходе управления персоналом организации, представлен в табл. 1.

Таблица 1

Примерный перечень документов по управлению персоналом в организации

————————-T———————————————————————-¬
¦ Процедуры управления ¦ Разрабатываемые документы ¦
¦ персоналом ¦ ¦
+————————+———————————————————————-+
¦Документирование ¦Заявление о приеме на работу ¦
¦заключения трудового ¦Трудовой договор (соглашение) ¦
¦договора и приема на ¦Приказ (распоряжение) о приеме работника (работников) на работу ¦
¦работу ¦Личный листок по учету кадров (анкета) ¦
¦ ¦Дополнение к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете) ¦
¦ ¦Автобиография ¦
¦ ¦Резюме ¦
+————————+———————————————————————-+
¦Документирование общих ¦Коллективный договор ¦
¦вопросов управления ¦Устав (положение об) организации ¦
¦трудовым коллективом и ¦Правила внутреннего трудового распорядка ¦
¦расстановки кадров ¦Положение о структурном подразделении ¦
¦ ¦Должностная инструкция ¦
¦ ¦Структура и штатная численность ¦
¦ ¦Штатное расписание ¦
¦ ¦Приказ о распределении обязанностей между руководством организации ¦
+————————+———————————————————————-+
¦Документирование учета ¦График предоставления дополнительных дней отдыха ¦
¦использования рабочего ¦Заявление об установлении (отмене) неполного рабочего времени ¦
¦времени ¦ ¦
+————————+———————————————————————-+
¦Документирование ¦Заявка о проведении сверхурочных работ ¦
¦сверхурочных работ ¦Протокол заседания выборного профсоюзного органа в случае его наличия ¦
¦ ¦в организации ¦
¦ ¦Приказ о проведении сверхурочных работ ¦
+————————+———————————————————————-+
¦Учет сверхурочных работ,¦В каждом подразделении ведется специальный журнал учета сверхурочных ¦
¦выполненных каждым ¦работ ¦
¦работником ¦На основании этих журналов составляется сводный журнал учета ¦
¦ ¦сверхурочных работ по организации ¦
+————————+———————————————————————-+
¦Документирование ¦Приказ о привлечении к работе в день (дни) отдыха ¦
¦привлечения работников к¦Заявление об отгуле (ах) ¦
¦работе в выходные дни ¦Распоряжение о предоставлении отгула(ов) ¦
+————————+———————————————————————-+
¦Документирование ¦Положение об оплате труда и материальном стимулировании ¦
¦вопросов организации ¦Положение об организации оплаты труда работников ¦
¦материального ¦Положение о премировании персонала ¦
¦стимулирования персонала¦Положение о социальных выплатах и льготах (социальном пакете) ¦
¦ ¦Положение о порядке выплаты надбавок за стаж работы в организации ¦
¦ ¦Положение о выплате надбавки за ученую степень ¦
¦ ¦Положение об обязанностях и оплате труда отдельных категорий персонала¦
+————————+———————————————————————-+
¦Документирование ¦Представление о поощрении ¦
¦поощрения работников ¦Издание приказа (распоряжения) о поощрении работника (работников) ¦
+————————+———————————————————————-+
¦Документирование ¦Положение о проведении конкурсов профессионального мастерства на ¦
¦процедур нематериального¦звание «Лучший по профессии» ¦
¦стимулирования персонала¦Положение о почетном звании (грамоте) ¦
¦ ¦Положение о знаке отличия «Профессионал» ¦
¦ ¦Положение об организации трудовых соревнований ¦
+————————+———————————————————————-+
¦Документирование ¦Этический кодекс организации ¦
¦основных процедур ¦Положение о работе с резервом кадров для выдвижения на руководящие ¦
¦управления персоналом ¦должности ¦
¦ ¦Положение о проведении аттестации персонала ¦
¦ ¦Положение о профессиональном обучении кадров ¦
¦ ¦Положение о системе непрерывного фирменного профессионального ¦
¦ ¦образования ¦
¦ ¦Положение о конкурсном отборе специалистов, направляемых в аспирантуру¦
¦ ¦(докторантуру) для целевой подготовки ¦
¦ ¦Положение о комиссии по отбору руководителей и специалистов на ¦
¦ ¦руководящие должности организации ¦
¦ ¦Положение о подготовке руководителей и специалистов для работы за ¦
¦ ¦рубежом ¦
¦ ¦Положение о работе с молодыми специалистами с высшим и средним ¦
¦ ¦профессиональным образованием ¦
¦ ¦Положение о прохождении стажировки специалистов служб управления ¦
¦ ¦персоналом ¦
¦ ¦Положение об управлении деловой карьерой персонала и др. ¦
+————————+———————————————————————-+
¦Документирование ¦График отпусков ¦
¦предоставления отпусков ¦Заявление о предоставлении отпуска ¦
¦работникам ¦Приказ (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику (работникам) ¦
¦ ¦Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику ¦
+————————+———————————————————————-+
¦Документирование ¦Заявление об увольнении ¦
¦прекращения трудового ¦Представление о расторжении трудового договора ¦
¦договора и увольнения с ¦Протокол выборного профсоюзного органа ¦
¦работы ¦Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с ¦
¦ ¦работником (работниками) ¦
L————————+————————————————————————

При документировании необходимо помнить, что фиксация информации на бумаге или ином носителе, выполненная в соответствии с нормативными требованиями, обеспечивает юридическую силу документа (табл. 2).

Таблица 2

Нормы права, регламентирующие различные аспекты работы с кадровыми документами

———————T—————————T—————————————————¬
¦ Группа правовых ¦ Наименование нормы права ¦ Комментарий ¦
¦ норм ¦ ¦ ¦
+——————-+—————————+—————————————————+
¦Общие ¦Трудовой кодекс Российской¦Целью ТК РФ является защита прав и интересов и ¦
¦правоустанавливаю- ¦Федерации ¦работников, и работодателей, а основной задачей — ¦
¦щие законы РФ ¦Гражданский кодекс ¦»создание необходимых правовых условий для ¦
¦ ¦Российской Федерации ¦оптимального согласования интересов сторон трудовых¦
¦ ¦Кодекс Российской ¦отношений, интересов государства…» ¦
¦ ¦Федерации об ¦ГК РФ устанавливает правовые основы деятельности ¦
¦ ¦административных ¦юридических лиц, а также документирования этой ¦
¦ ¦правонарушениях ¦деятельности. В ряде статей ГК РФ установлены ¦
¦ ¦Уголовный кодекс ¦требования к содержанию устава и учредительного ¦
¦ ¦Российской Федерации ¦договора, на основании которого действуют ¦
¦ ¦ ¦юридические лица. ¦
¦ ¦ ¦КоАП РФ устанавливает административную ¦
¦ ¦ ¦ответственность в случаях совершения ¦
¦ ¦ ¦административных правонарушений должностными лицами¦
¦ ¦ ¦и организациями, в т.ч. в работе с документами и ¦
¦ ¦ ¦информацией. ¦
¦ ¦ ¦УК РФ устанавливает уголовную ответственность за ¦
¦ ¦ ¦неправомерные действия с документами и информацией.¦
+——————-+—————————+—————————————————+
¦Государственные ¦ГОСТ Р 6.30-2003 ¦Государственные стандарты с сфере работы с ¦
¦стандарты в сфере ¦»Унифицированные системы ¦документами определяют правила создания, оформления¦
¦работы с ¦документации. ¦и работу с документами, образующимися в ¦
¦документами ¦Унифицированная система ¦деятельности любой организации (предприятия), ¦
¦ ¦организационно-распоряди- ¦обеспечивающими защиту интересов субъектов ¦
¦ ¦тельной документации. ¦социально-трудовых отношений и увеличивающих ¦
¦ ¦Требования к оформлению ¦эффективность управленческого труда. Хотя некоторые¦
¦ ¦документов» ¦положения стандартов носят рекомендательный ¦
¦ ¦ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 ¦характер, единые требования к документам ¦
¦ ¦»Управление документами. ¦обеспечивают удобство работы с ними, уменьшают ¦
¦ ¦Общие требования» ¦затраты времени на создание и обработку документов.¦
¦ ¦ГОСТ Р 51141-98 ¦ ¦
¦ ¦»Делопроизводство и ¦ ¦
¦ ¦архивное дело. Термины и ¦ ¦
¦ ¦определения» ¦ ¦
+——————-+—————————+—————————————————+
¦Общероссийские ¦Общероссийский ¦Общероссийские классификаторы являются составной ¦
¦классификаторы ¦классификатор ¦частью Единой системы классификации и кодирования ¦
¦технико-экономичес-¦специальностей по ¦информации и предназначены для обеспечения ¦
¦кой и социальной ¦образованию (ОКСО) ¦достоверности, сопоставимости и автоматизированной ¦
¦информации ¦Общероссийский ¦обработки информации в таких сферах, как ¦
¦ ¦классификатор ¦статистика, экономика и других, для решения задач, ¦
¦ ¦управленческой ¦связанных с оценкой численности, учетом состава и ¦
¦ ¦документации (ОКУД) ¦распределением кадров по категориям, уровню ¦
¦ ¦Общероссийский ¦квалификации, условиям труда, вопросам обеспечения ¦
¦ ¦классификатор профессий ¦занятости, организации заработной платы, начисления¦
¦ ¦рабочих, должностей ¦пенсий, определения дополнительной потребности в ¦
¦ ¦служащих и тарифных ¦кадрах на всех уровнях управления народным ¦
¦ ¦разрядов (ОКПДТР) ¦хозяйством и т.п. ¦
¦ ¦Общероссийский ¦ ¦
¦ ¦классификатор объектов ¦ ¦
¦ ¦административно-территори-¦ ¦
¦ ¦ального деления (ОКАТО) ¦ ¦
¦ ¦Общероссийский ¦ ¦
¦ ¦классификатор предприятий ¦ ¦
¦ ¦и организаций (ОКПО) ¦ ¦
+——————-+—————————+—————————————————+
¦Регламентация ¦Федеральный закон от ¦ФЗ РФ «Об информации, информационных технологиях и ¦
¦порядка работы и ¦27.07.2006 N 152-ФЗ «О ¦защите информации» устанавливает обязательность ¦
¦оформления ¦персональных данных» ¦документирования информации, определяет ряд ¦
¦документов по ¦Закон РФ от 25.10.1991 N ¦терминов (информация, документированная информация ¦
¦кадрам ¦1807-1 ¦и др.), обязывает предприятия и организации всех ¦
¦ ¦»О языках народов ¦форм собственности предоставлять соответствующую ¦
¦ ¦Российской Федерации» ¦требуемую информацию государственным органам. ¦
¦ ¦(ред. от 11.12.2002) ¦Указанные документы содержат нормы, которые ¦
¦ ¦Федеральный закон от ¦необходимо учитывать при составлении и оформлении ¦
¦ ¦27.07.2006 N 149-ФЗ «Об ¦деловых документов, а также требования к ¦
¦ ¦информации, информационных¦документам, пересылаемым с помощью разнообразных ¦
¦ ¦технологиях и защите ¦средств связи, требования к защите информации, ¦
¦ ¦информации» ¦приданию документам юридической силы ¦
¦ ¦Федеральный закон от ¦(официальности) и т.д. ¦
¦ ¦10.01.2002 N 1-ФЗ «Об ¦ ¦
¦ ¦электронной цифровой ¦ ¦
¦ ¦подписи» (ред. от ¦ ¦
¦ ¦08.11.07) ¦ ¦
¦ ¦Федеральный ¦ ¦
¦ ¦конституционный закон от ¦ ¦
¦ ¦25.12.2000 N 2-ФКЗ «О ¦ ¦
¦ ¦Государственном гербе ¦ ¦
¦ ¦Российский Федерации» ¦ ¦
¦ ¦(ред. от 30.06.2003) ¦ ¦
¦ ¦Указ Президента РФ от ¦ ¦
¦ ¦11.12.1993 N 2126 «О ¦ ¦
¦ ¦Государственном флаге ¦ ¦
¦ ¦Российский Федерации» ¦ ¦
¦ ¦(ред. от 28.09.1999) ¦ ¦
¦ ¦Федеральный ¦ ¦
¦ ¦конституционный закон от ¦ ¦
¦ ¦25.12.2000 N 1-ФКЗ «О ¦ ¦
¦ ¦Государственном флаге ¦ ¦
¦ ¦Российский Федерации» ¦ ¦
¦ ¦(ред. от 08.11.2008) ¦ ¦
¦ ¦Постановление ¦ ¦
¦ ¦Правительства РФ ¦ ¦
¦ ¦от 27.12.1995 N 1268 «Об ¦ ¦
¦ ¦упорядочении изготовления,¦ ¦
¦ ¦использования, хранения и ¦ ¦
¦ ¦уничтожения печатей и ¦ ¦
¦ ¦бланков с воспроизведением¦ ¦
¦ ¦Государственного герба ¦ ¦
¦ ¦Российской Федерации» ¦ ¦
¦ ¦(ред. от 14.12.2006) ¦ ¦
¦ ¦Постановление ¦ ¦
¦ ¦Правительства РФ ¦ ¦
¦ ¦от 04.09.1995 N 870 «Об ¦ ¦
¦ ¦утверждении Правил ¦ ¦
¦ ¦отнесения сведений, ¦ ¦
¦ ¦составляющих ¦ ¦
¦ ¦государственную тайну, к ¦ ¦
¦ ¦различным степеням ¦ ¦
¦ ¦секретности» (ред. от ¦ ¦
¦ ¦22.05.2008) и др. ¦ ¦
+——————-+—————————+—————————————————+
¦Общие требования к ¦Типовая инструкция по ¦Излагается общий порядок подготовки и оформления ¦
¦документированию ¦делопроизводству в ¦управленческой документации в министерствах и ¦
¦управленческой ¦федеральных органах ¦ведомствах — особенности оформления отдельных ¦
¦деятельности ¦исполнительной власти, ¦организационно-распорядительных документов, ¦
¦ ¦утв. приказом Минкультуры ¦описывает процедуру документооборота (от ¦
¦ ¦РФ ¦регистрации поступающего в организацию документа до¦
¦ ¦от 08.11.2005 N 536 ¦передачи дел на архивное хранение). Типовые ¦
¦ ¦Примерная инструкция по ¦инструкции используются в организациях в качестве ¦
¦ ¦делопроизводству в службе ¦примера для создания собственных регламентов ¦
¦ ¦кадров организации (М.: ¦документационного обеспечения управления ¦
¦ ¦ВНИИДАД, 2003) ¦персоналом. ¦
+——————-+—————————+—————————————————+
¦Составление и ¦Федеральный закон от ¦Определяют порядок формирования, хранения, учета и ¦
¦использование ¦22.10.2004 ¦использования архивных документов. ¦
¦номенклатуры дел, ¦N 125-ФЗ «Об архивном деле¦Кроме того, работа со специфической документацией ¦
¦хранение документов¦в Российский Федерации » ¦(бухгалтерская, кадровая, торговая и другая) ¦
¦по кадрам ¦(ред. от 13.05.2008) ¦регламентируется специальными актами. ¦
¦ ¦Основные правила работы ¦ ¦
¦ ¦архивов организаций, ¦ ¦
¦ ¦одобренные решением ¦ ¦
¦ ¦коллегии Росархива от ¦ ¦
¦ ¦06.02.2002 ¦ ¦
L——————-+—————————+—————————————————-

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления официального документа. Основные реквизиты документов по кадрам и требования к их оформлению приведены в табл. 3.

Таблица 3

Общие требования к оформлению кадровой документации

—————————————————————————————————-¬
Наименование Требования к оформлению ¦
реквизита документа ¦
———————T——————————————————————————+
¦Наименование ¦Должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных ¦
¦организации — автора¦документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда¦
¦документа ¦оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное ¦
¦ ¦наименование (в скобках) помещают ниже полного. Над наименованием организации ¦
¦ ¦указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей ¦
¦ ¦организации. ¦
¦ ¦Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно ¦
¦ ¦закреплено в уставе (положении) организации. Наименование на иностранном языке¦
¦ ¦располагают ниже наименования на русском языке. ¦
¦ ¦Наименование филиала, территориального отделения, представительства, ¦
¦ ¦структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно ¦
¦ ¦является автором документа, и располагают ниже наименования организации. ¦
+———————+——————————————————————————+
¦Код организации — ¦Проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций ¦
¦автора документа ¦(ОКПО). Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера ¦
¦ ¦телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факса, телекса, ¦
¦ ¦счет в банке, адрес электронной почты и др.). ¦
+———————+——————————————————————————+
¦Наименование вида ¦Регламентируется уставом (положением) организации и должно соответствовать ¦
¦документа, ¦видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (классы 0200000). В письме ¦
¦составленного или ¦наименование вида документа не указывают. ¦
¦изданного ¦ ¦
¦организацией ¦ ¦
+———————+——————————————————————————+
¦Код формы документа ¦Проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации ¦
¦ ¦(ОКУД). ¦
+———————+——————————————————————————+
¦Дата документа ¦Является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания ¦
¦ ¦(принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или ¦
¦ ¦более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дата документа ¦
¦ ¦оформляется арабскими цифрами (день месяца, месяц, год), также допускается ¦
¦ ¦словесно-цифровой способ оформления даты. ¦
+———————+——————————————————————————+
¦Регистрационный ¦Состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по