Подготовка командировочных документов | Статьи | 123-Job.ru

Подготовка командировочных документов


21.03.2010

В крупных организациях документы оформляют, как правило, работники отдела кадров. В обязанности бухгалтера входит лишь проверка бумаг, необходимых для расчета налогов. В небольших же фирмах и у предпринимателей и тем и другим приходится заниматься бухгалтеру. Попробуем ему помочь

В большинстве организаций работников время от времени направляют в командировку. Кому-то дают задание приобрести товары или материалы в другом городе, кому-то — найти покупателей или заказчиков. В любом случае служебную поездку нужно сопроводить документами.
Согласно статье 166 ТК РФ служебной командировкой называется поездка на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Постоянная работа, осуществляемая в пути или имеющая разъездной характер, сюда не относится. Таким образом, признаки командировки — точный срок и распоряжение работодателя.
Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение). Приведем основные правила.
Командировка возможна только при наличии трудовых отношений с работодателем. То есть деловая поездка лица, с которым заключен договор подряда, не считается служебной командировкой. Работник, направленный в обособленное подразделение организации на другую территорию, тоже находится в командировке.
Днем отъезда является день, когда поезд, самолет или другое транспортное средство отправляется от места постоянной работы командированного, днем приезда обратно — когда прибывает. Причем, если время отъезда или приезда до 24.00 включительно, подразумевается, что днем отъезда или приезда считаются текущие сутки, после — следующие.
Зачем документировать командировку при объекте налогообложения доходы минус расходы, понятно: согласно пункту 2 статьи 346.16 и пункту 1 статьи 252 НК РФ все расходы, отражаемые в налоговой базе при упрощенной системе, должны быть документально подтверждены. Иначе очень сложно доказать, что, например, железнодорожные билеты были куплены работнику, выезжающему на деловые переговоры.
При объекте налогообложения доходы подтверждать расходы не нужно, тем не менее без бумаг тоже не обойтись. Командировки связаны с выплатами физическим лицам, и только документы убедят налоговиков, что на соответствующие суммы действительно не должны начисляться пенсионные взносы и с них не удерживается НДФЛ.

Ситуация. Как предусмотрено в статье 166 ТК РФ, командированному лицу полагается средний заработок. Получается, что совместитель, пребывающий в командировке, вынужден пропускать основную службу, тогда как согласно пункту 9 Положения средний заработок сохраняется только на том рабочем месте, откуда он командирован. Если человек отправлен в поездку одновременно двумя работодателями, оба обязаны выдать ему денежное содержание и возместить расходы в соответствии с договоренностью

Служебное задание

Цель поездки указывается в унифицированной форме N Т-10а, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее — постановление N 1). Служебное задание подписывает начальник структурного подразделения, где трудится работник, а заверяет руководитель организации (индивидуальный предприниматель). В ней же работник кратко докладывает, чем закончилась командировка.
Данный документ необязателен, но может быть очень полезным. Допустим, переговоры не принесли желаемых результатов. Доказать обоснованность командировочных расходов позволит оформленное служебное задание и отчет работника.

Пример 1
ООО «Аквамарин» производит молочные продукты. Применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. Начальник отдела закупок сырья А.П. Гришин направил менеджера С.М. Ковалева в командировку в ЗАО «Агрокомплекс «Зареченский» договориться о поставке сырья. Было принято решение заключить договор. Оформим служебное задание.
Чтобы составить документ, имеются все данные. Так как переговоры прошли успешно, задание считается выполненным. Заполненная форма N Т-10а представлена на с. 45.

Приказ или распоряжение

Как мы выяснили, поездка работника считается командировкой, если есть письменное распоряжение руководителя, отдаваемое на основании служебного задания. Унифицированные формы распоряжения (приказа) N Т-9 и Т-9а утверждены тем же постановлением N 1.
В приказе обозначаются ФИО и должность сотрудника, место командировки, ее срок и цель.

Пример 2
Используя условия примера 1, составим приказ о командировке С.М. Ковалева.
Заполненный документ показан на с. 46.

Командировочное удостоверение

На основании приказа выписывается командировочное удостоверение. Его составляют в одном экземпляре и передают работнику, который должен его хранить в течение всей командировки (п. 7 Положения). Документ не требуется, если отъезд и возвращение приходятся на один и тот же день.
Командировочное удостоверение следует внимательно заполнять, так как оно является основанием для расчета суточных. На оборотной стороне указываются места назначения и выбытия сотрудника, а также должны стоять печати отправляющей и принимающей сторон с подписями должностных лиц. Если принимающих организаций несколько и они расположены в разных населенных пунктах, отметку делает каждая. В заграничной поездке выполнить такие требования затруднительно. Поэтому согласно пункту 15 Положения для работников, выезжающих в командировку за рубеж (кроме стран — участников СНГ), удостоверение не оформляется. В этом случае достаточно письменного задания и приказа о командировке. Факт поездки подтвердит ксерокопия страниц паспорта с отметками о въезде-выезде из страны и проездные документы.

Унифицированная форма N Т-10а

Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. N 1

————¬
¦ Код ¦
+————+
Форма по ОКУД¦ 0301025 ¦
+————+
ООО «Аквамарин» по ОКПО¦4610201518 ¦
————————————————— L————
наименование организации

———————T——————¬
¦ Номер документа ¦Дата составления ¦
+——————-+——————+
¦ 21 ¦ 09.11.2009 ¦
Служебное задание L——————-+——————
для направления в командировку и отчет о его выполнении

———————¬
¦ Табельный номер ¦
+——————-+
Ковалев Сергей Михайлович ¦ 034 ¦
—————————————————-+———————
фамилия, имя, отчество
—————T————-T————————————————————————————-T———-¬
¦ Структурное ¦ Должность ¦ Командировка ¦ Основание¦
¦подразделение ¦ (специаль- +—————————T———————T———————T————-+ ¦
¦ ¦ ность, ¦ место назначения ¦ дата ¦ срок, (календарные ¦организация -¦ ¦
¦ ¦ профессия) ¦ ¦ ¦ дни) ¦ плательщик ¦ ¦
¦ ¦ +————-T————-+———-T———-+——-T————-+ ¦ ¦
¦ ¦ ¦страна, город¦ организация ¦ начала ¦окончания ¦ всего ¦ не считая ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ времени ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦нахождения в ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ пути ¦ ¦ ¦
+—————+————-+————-+————-+———-+———-+——-+————-+————-+———-+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦
+—————+————-+————-+————-+———-+———-+——-+————-+————-+———-+
¦Отдел закупки ¦Менеджер по¦Россия, Мос- ¦ЗАО «Агроком-¦11.11.2009¦13.11.2009¦ 3 ¦ 3 ¦ООО «Аквама- ¦План рабо-¦
¦сырья ¦закупкам ¦ковская обл.,¦плекс «Заре-¦ ¦ ¦ ¦ ¦рин» ¦ты отдела ¦
¦ ¦ ¦пос.Васильево¦ченский» ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L—————+————-+————-+————-+———-+———-+——-+————-+————-+————

—————————————————T—————————————————————————¬
¦ Содержание задания (цель) ¦ Краткий отчет о выполнении задания ¦
+—————————————————+—————————————————————————+
¦ 11 ¦ 12 ¦
+—————————————————+—————————————————————————+
¦Переговоры о поставках цельного молока ¦Переговоры с руководством агрокомплекса проведены успешно. Принято решение¦
+—————————————————+—————————————————————————+
¦ ¦заключит договор, согласно которомуцельное молоко будет пастовляться по¦
¦ ¦цене с 10-процентной скидкой ¦
+—————————————————+—————————————————————————+
¦ ¦ ¦
L—————————————————+—————————————————————————

Руководитель
структурного Работник
подразделения начальник отдела
закупки сырья Гришин А.П. Гришин Ковалев
——————— ————— ——————- ———————-
должность личная подпись расшифровка подписи личная подпись

Заключение о выполнении
задания Задание выполнено
———————

———————————————

Руководитель Руководитель
организации директор Круглов И.С. Круглов структурного
——— ————— ——————- подразделения начальник отдела
должность личная подпись расшифровка подписи закупки сырья Гришин А.П. Гришин
——————— ————— ——————-
должность личная подпись расшифровка подписи

«09» ноябрь 2009 г.
— —— —

Унифицированная форма N Т-9

Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. N 1

————¬
¦ Код ¦
+————+
Форма по ОКУД¦ 0301022 ¦
+————+
ООО «Аквамарин» по ОКПО¦4610201518 ¦
————————————————— L————
наименование организации

———————T——————¬
¦ Номер документа ¦ Дата составления ¦
+——————-+——————+
Приказ ¦ 158 ¦ 09.11.2009 ¦
(распоряжение)L——————-+——————-
о направлении работника в командировку

Направить в командировку:

—————¬
¦ Табельный ¦
¦ номер ¦
+————-+
Ковалева Сергея Михайловича ¦ 034 ¦
———————————————————-+—————
фамилия, имя, отчество
отдел закупки сырья
————————————————————————-
структурное подразделение
менеджер по закупкам
————————————————————————-
должность (специальность, профессия)
Россия, Московская обл., пос. Васильево, ЗАО «Агрокомплек «Зареченский»
————————————————————————-
место назначения (страна, город, организация)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

—————¬
сроком на ¦ 3 ¦ календарных дней
L—————

с «11» ноябрь 2009 г. по «13» ноябрь 2009 г.
—————— ——

с целью переговоров о поставках цельного молока
——————————————————————

————————————————————————-

Командировка за счет средств ООО «Аквамарин»
———————————————
указать источник финансирования

Основание
(документ, номер, дата): служебное задание от 09.11.2009 N 21
————————————————-
служебное задание, другое основание (указать)

Руководитель организации директор Круглов И.С. Круглов
——— ————— ————————
должность личная подпись расшифровка подписи

С приказом (распоряжением)
работник ознакомлен Ковалев «09» ноябрь 2009 г.
————— » » —————-
личная подпись

Пример 3
Продолжим пример 2 и заполним командировочное удостоверение С.М. Ковалева.
С.М. Ковалев ездил в одну организацию, поэтому на оборотной стороне командировочного удостоверения должны быть отметки только ЗАО «Агрокомплекс «Зареченский» (о прибытии и выбытии). Оформленный документ — на с. 48-49.

Авансовый отчет

В соответствии с пунктом 10 Положения, прежде чем работника отправить в командировку, ему выдают аванс. Вернувшись, он должен в течение трех рабочих дней представить сведения о расходах и итогах командировки. Результаты поездки приводятся там же, где изложено служебное задание.
Форма авансового отчета N АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. Лицевую сторону заполняет бухгалтер, а на оборотной работник фиксирует реквизиты документов, подтверждающих расходы. Заметим, что никакого документа (кроме командировочного удостоверения), в котором бы обозначались суточные, не предусмотрено. Бухгалтер может составить бухгалтерскую справку и показать, как они определялись.
Получив авансовый отчет вместе с приложенными бумагами, бухгалтер проверяет оформление, затраты и наличие оправдательных документов. Если все нормально, он заполняет отчет до конца и полностью рассчитывается с подотчетным лицом. Остаток полученных сумм работник должен вернуть, перерасход ему компенсируется из кассы. Авансовый отчет подписывает руководитель фирмы или предприниматель. Заметим, что строка 1а лицевой стороны, а также графы 6 и 8 на обороте заполняются лишь при авансе в иностранной валюте.

Унифицированная форма N Т-10

Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. N 1

————¬
¦ Код ¦
+————+
Форма по ОКУД¦ 0301024 ¦
+————+
ООО «Аквамарин» по ОКПО¦4610201518 ¦
————————————————— L————
наименование организации

———————T——————¬
¦ Номер документа ¦Дата составления ¦
+——————-+——————+
Командировочное удостоверение ¦ 36 ¦ 09.11.2009 ¦
L——————-+——————

———————¬
¦ Табельный номер ¦
+——————-+
Работник Ковалев Сергей Михайлович ¦ 034 ¦
—————————————————-+———————
фамилия, имя, отчество
отдел закупки сырья
————————————————————————-
структурного подразделения
менеджер по закупкам
————————————————————————-
должность (специальность, профессия)

командируется в Россия, Московская обл., пос. Васильево, ЗАО «Агрокомплекс
«Зареченский»
———————————————————
место назначения (страна, город, организация)
_________________________________________________________________________

для переговоров о поставке цельного молока
———————————————————————_
цель командировки

на 3 календарных дней (не считая времени нахождения в пути)
————-

с «11» ноября 2009 г. по «13» ноября 2009 г.
—————— —————
Действительно по предъявлении паспорта или заменяющего его
документа паспорт серия 46 02 N 123486
—————————————————————-
наименование, серия, номер

Руководитель организации директор Круглов И.С. Круглов
——— ————— ————————
должность личная подпись расшифровка подписи

Напомним некоторые детали командировочных выплат. Размер суточных устанавливается коллективным договором или внутренним актом организации (предпринимателя). В случае зарубежной командировки за день, в который пересечена государственная граница, они начисляются в иностранной валюте по нормам страны назначения, а за день обратного въезда — по нормам, принятым в России (п. 18 Положения).

Что сдает в бухгалтерию командированный

Набор документов зависит от того, на что тратил деньги работник. Расходы на проезд подтвердит билет (железнодорожный, автобусный и т.д.). Если авиабилет или железнодорожный билет оформлялся в электронном виде, необходима распечатка, посадочный талон и квитанция об оплате.

Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:

Выбыл из г. Москвы, ООО «Аквамарин» Прибыл в пос. Васильево, ЗАО «Агрокомплекс
————————— ———————————-
«Зареченский»
————————— ———————————-
«11» ноября 2009 г. «11» ноября 2009 г.
———— ————
главный бухгалтер Белова начальник отдела продаж Захаров
—————— —————— ———————— —————
должность личная подпись должность личная подпись
С.И. Белова А.В. Захаров
———————————— ————————————
расшифровка подписи расшифровка подписи

М.П. М.П.

Выбыл из пос. Васильево, ЗАО «Агрокомплекс Прибыл в г. Москвы, ООО «Аквамарин»
——————————— —————————
«Зареченский»
——————————— —————————
«13» ноября 2009 г. «13» ноября 2009 г.
——— ————
начальник отдела продаж Захаров главный бухгалтер Белова
———————— ————— —————— —————
должность личная подпись должность личная подпись
А.В. Захаров С.И. Белова
———————————— ————————————
расшифровка подписи расшифровка подписи

М.П. М.П.

Выбыл из __________________________ Прибыл в ___________________________
» » ____________ 20 г. » » ____________ 20 г.

————— —————— ————— ——————-
должность личная подпись должность личная подпись

———————————— ————————————
расшифровка подписи расшифровка подписи

М.П. М.П.

Выбыл из __________________________ Прибыл в ___________________________
» » ____________ 20 г. » » ____________ 20 г.

————— —————— ————— ——————-
должность личная подпись должность личная подпись

———————————— ————————————
расшифровка подписи расшифровка подписи

М.П. М.П.

Обратите внимание: стоимость поездки на такси можно подтвердить, имея документы от перевозчика, в том числе кассовый чек (если расплачивались наличными, а таксопарк не перечисляет ЕНВД). Однако такие расходы спорны, и налоговики не всегда их принимают. Тогда приходится обращаться в суд. Имеются случаи, когда арбитражная практика складывалась в пользу налогоплательщиков.

Унифицированная форма N АО-1
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 01.08.2001 N 55

————¬
¦ Код ¦
+———-+
Форма по ОКУД ¦ 0302001 ¦
+———-+
ООО «Аквамарин» по ОКПО ¦4610201518¦
—————————————————— L————
наименование организации

Утверждаю
Отчет в сумме Двенадцать тысяч
——————
шестьдесят руб 00 коп.
————— ——

——-T———-¬ Руководитель директор
¦Номер ¦ Дата ¦ ——————
+——+———-+ должность
Авансовый отчет ¦ 205 ¦09.11.2009¦ Круглова И.С. Круглов
L——+———— ———- ——————
подпись расшифровка
подписи

«15» ноябрь 2009 г.
——————

————¬
¦ Код ¦
+————+
Структурное подразделение отдел закупки сырья ¦ ¦
———————————-+————+
Подотчетное лицо Ковалев С.Ю. Табельный номер¦ 034 ¦
————————— L————
фамилия, инициалы

Профессия (должность) менеджер по Назначение аванса командировочные
закупкам расходы
————- —————
————————-T———¬ ————————————¬
¦Наименование показателя ¦ Сумма, ¦ ¦ Бухгалтерская запись ¦
¦ ¦ руб.коп ¦ ¦ ¦
+————————+———+-+—————-T——————+
¦ остаток ¦ ¦ ¦ дебет ¦ кредит ¦
¦Предыдущий ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ аванс ————-+———+ +———T——-+———T———+
¦ ¦ ¦ ¦ счет, ¦ сумма,¦ счет, ¦ сумма, ¦
¦ перерасход ¦ ¦ ¦субсчет ¦руб.коп¦субсчет ¦руб.коп ¦
+————————+———+ +———+——-+———+———+
¦Получен аванс 1. из ¦ 15 000 ¦ ¦ 20 ¦ 12 060¦ 71 ¦ 12 060 ¦
¦ кассы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—————T———+———+ +———+——-+———+———+
¦ 1а. в валюте ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ (справочно) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—————+———+———+ +———+——-+———+———+
¦ 2. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————————+———+ +———+——-+———+———+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————————+———+ +———+——-+———+———+
¦Итого получено ¦ 15 000 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————————+———+ +———+——-+———+———+
¦Израсходовано ¦ 12 060 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————————+———+-+———+——-+———+———+
¦ Остаток ¦ 2940 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ———————-+———+-+———+——-+———+———+
¦ Перерасход ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L————————+———- L———+——-+———+———
Приложение 4 документов на 4 листах
——— ————

Отчет проверен. К утверждению в сумме Двенадцать тясяч шестьдесят руб 00 коп (12 060 руб. 00 коп.)
————————— —- —— —
сумма прописью

Главный бухгалтер Белов С.И. Белов
———— —————————————
подпись расшифровка подписи
Бухгалтер Чайкин Е.П. Чайкин
———— —————————————
подпись расшифровка подписи

———¬ ——-¬
Остаток внесен ¦ ¦ ¦ ¦
—————- в сумме ¦ 2940 ¦ руб ¦ 0 ¦ коп по кассовому ордеру
Перерасход выдан ¦ ¦ ¦ ¦
L——— L——-
N 194 от «15» ноябрь 2009 г.
— ————-

Бухгалтер (кассир) Чайкин Е.П. Чайкина «15» ноября 2009 г.
——— ———————— —- ——— —
подпись расшифровка подписи
_________________________________________________________________________
л и н и я о т р е з а

Расписка. Принят к проверке от Ковалева С.М.
——————————————

авансовый отчет N 205 от «09» ноябрь _ 2009 г.
— —————

на сумму Двенадцать тясяч шестьдесят руб 00 коп,
————————— ——

количество документов 4 на 4 листах
— ——

Бухгалтер Чайкина Е.П. Чайкин «15» ноября 2009 г.
———— ———————— ————-
подпись расшифровка подписи

Оборотная сторона формы N АО-1
——-T——————T———-T——————————-T——-¬
¦Номер ¦ Документ, ¦Наименова-¦ Сумма расхода ¦ Дебет ¦
¦по по-¦ подтверждающий ¦ние доку-+—————T—————+ счета,¦
¦рядку ¦производственные ¦мента ¦ по отчету ¦ принятая к ¦cубсче-¦
¦ ¦ расходы ¦(расхода) ¦ ¦ учету ¦ та ¦
¦ +———-T——+ +——-T——-+——-T——-+ ¦
¦ ¦ дата ¦ номер¦ ¦в руб. ¦ в ¦в руб. ¦ в ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ коп ¦валюте ¦ коп ¦валюте ¦ ¦
+——+———-+——+———-+——-+——-+——-+——-+——-+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦
+——+———-+——+———-+——-+——-+——-+——-+——-+
¦ 1 ¦11.11.2009¦221554¦Билет на ¦ 240 ¦ ¦ 240 ¦ ¦ 20 ¦
¦ ¦ ¦ ¦автобус ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+——+———-+——+———-+——-+——-+——-+——-+——-+
¦ 2 ¦13.11.2009¦221608¦Билет на ¦ 240 ¦ ¦ 240 ¦ ¦ 20 ¦
¦ ¦ ¦ ¦автобус ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+——+———-+——+———-+——-+——-+——-+——-+——-+
¦ 3 ¦11.11.2009¦