Унифицированные формы приказов по личному составу: дорабатываем существующие и проектируем новые | Статьи | 123-Job.ru

Унифицированные формы приказов по личному составу: дорабатываем существующие и проектируем новые


21.03.2010

В деятельности кадровой службы оформление документов является одним из самых ответственных участков работы. Требования, предъявляемые к оформлению документов, в том числе кадровых, содержатся в различных нормативно-правовых актах, количество которых за последние годы значительно возросло. Как правило, тот или иной нормативно-распорядительный акт регламентирует оформление определенного вида документа.
Наиболее сложная ситуация в настоящее время сложилась в отношении приказов по личному составу, требования к оформлению которых сформулированы в разных нормативно-правовых актах. При оформлении приказов по личному составу необходимо знать, в какую унифицированную систему документации включен приказ, и, соответственно, оформлять его по правилам данной системы.
В 1999 году постановлением Госкомстата РФ были утверждены в составе Унифицированной системы первичной учетной документации (УСПУД) отдельные унифицированные формы приказов по личному составу. Формы стали применяться как обязательные в кадровых службах и получили широкое распространение в кадровых и бухгалтерских компьютерных программах.
Вторая редакция указанного постановления была издана Госкомстатом в 2001 году. С ее помощью в формы были внесены необходимые изменения, связанные с введением в действие нового Трудового кодекса РФ.
Наконец, Госкомстат России утвердил унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1). Они входят в Унифицированную систему первичной учетной документации (УСПУД) и образуют в ней отдельную Подсистему по учету труда и его оплаты. В Таблице 1 приведен полный перечень приказов, входящих в данную подсистему.

Таблица 1

Приказы по кадрам, входящие в УСПУД

————T————T—————————————————————————¬
¦Код формы ¦Номер формы ¦ Наименование формы ¦
+———-+————+—————————————————————————+
¦0301001 ¦ Т-1 ¦Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу ¦
+———-+————+—————————————————————————+
¦0301015 ¦ Т-1а ¦Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу ¦
+———-+————+—————————————————————————+
¦0301004 ¦ Т-5 ¦Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу ¦
+———-+————+—————————————————————————+
¦0301018 ¦ Т-5а ¦Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу ¦
+———-+————+—————————————————————————+
¦0301005 ¦ Т-6 ¦Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику ¦
+———-+————+—————————————————————————+
¦0301019 ¦ Т-6а ¦Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам ¦
+———-+————+—————————————————————————+
¦0301006 ¦ Т-8 ¦Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с¦
¦ ¦ ¦работником ¦
+———-+————+—————————————————————————+
¦0301021 ¦ Т-8а ¦Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с¦
¦ ¦ ¦работниками ¦
+———-+————+—————————————————————————+
¦0301022 ¦ Т-9 ¦Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку ¦
+———-+————+—————————————————————————+
¦0301023 ¦ Т-9а ¦Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку ¦
+———-+————+—————————————————————————+
¦0301026 ¦ Т-11 ¦Приказ (распоряжение) о поощрении работника ¦
+———-+————+—————————————————————————+
¦0301027 ¦ Т-11а ¦Приказ (распоряжение) о поощрении работников ¦
L———-+————+—————————————————————————

Однако отметим, что утвержденные Госкомстатом России унифицированные формы приказов, несмотря на их количество, лишь в незначительной степени охватывают документирование многочисленных аспектов движения кадров. Многие важные и часто встречающиеся ситуации, возникающие в процессе документирования трудовых отношений с работниками, не нашли своего отражения в УСПУД.
Так, в данной системе нет утвержденных унифицированных форм приказов по совмещению, по внутреннему совместительству, по вынесению и снятию дисциплинарных взысканий и многих других. В перечисленных (и подобных им) случаях кадровики составляют приказ в обычной «текстовой» форме, оформляя его по правилам другой унифицированной системы документации — Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД)*(1).
Между тем возможен и более простой путь: кадровая служба может самостоятельно доработать утвержденные формы из УСПУД или даже разработать новые формы приказов — по аналогии с уже существующими. Согласно постановлению Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20 «О порядке применения унифицированных форм первичной учетной документации» в утвержденные унифицированные формы приказов организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Главное — при разработке или доработке соблюдать общие требования к заполнению форм приказов. Таких требований всего два:
1. При внесении дополнительных реквизитов в утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации не изменять и не удалять «родные» реквизиты той формы, которая была взята за основу (включая код, номер формы, наименование документа).
2. Внесенные изменения необходимо оформить соответствующим распорядительным документом организации (например, приказом руководителя).
Что же касается формата бланка нового документа, то форматы бланков, указанные в Альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. Поэтому при изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения:
1) в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей;
2) включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Дорабатываем существующую унифицированную форму

Предположим, кадровая служба должна оформить прием на работу внутреннего совместителя, то есть работника, который уже работает в организации по трудовому договору и для которого эта работа является основной. Унифицированной формы такого приказа, включенной в УСПУД, не существует. Но можно немного доработать существующую форму Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», помня обо всех правовых нормах, которые регулируют работу по совместительству.
Так, согласно части первой статьи 282 Трудового кодекса РФ «совместительство — выполнение другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время», а согласно части третьей указанной статьи «работа по совместительству может выполняться работником как по месту его основной работы, так и у других работодателей». Однако существуют ограничения по продолжительности рабочего времени при работе по совместительству (ст. 284 Трудового кодекса РФ). Это тоже должно быть отражено в тексте приказа.
Взяв за основу приказ по форме Т-1, заголовочную часть которого оформляем как обычно, мы должны внести в него новую информацию:
1) добавляем в строку сведения о том, что работник уже работает в организации (фамилия, имя, отчество, информация о работе работника в организации).
Подстрочные примечания к этой строке выглядят теперь так: фамилия, имя, отчество, должность, структурное подразделение. Заполняя эти данные, мы говорим о том, что этот работник уже трудится в организации на основной работе;

———————¬
¦ Табельный номер ¦
+———————+
Иванову Людмилу Петровну, кассира бухгалтерии, ¦ 0247 ¦
————————————————+———————
(фамилия, имя, отчество, должность,
структурное подразделение)

2) вносим информацию о работе по совместительству в текст строки (условия приема на работу, характер работы), не меняя эти подстрочные замечания:

на условиях совместительства с графиком работы в свободное от основной
————————————————————————-
(условия приема на работу, характер работы)
————————————————————————-
работы время и с оплатой труда пропорционально отработанному времени
————————————————————————-

Далее в приказе оформляется все, как обычно — указывается тарифная ставка (оклад), основание — трудовой договор. То, что договор срочный, видно из графы в заголовочной части:

————¬
¦ Дата ¦
——+———-+
Принять на работу ¦с ¦10.11.2007¦
+—-+———-+
¦по ¦10.05.2008¦
L—-+————

Таким образом, внеся незначительные поправки в существующую форму Т-1, мы получили удобную форму для оформления приема на работу по внутреннему совместительству своих работников (см. Пример 1).
Часто у работников кадровых служб возникают вопросы и при оформлении совмещения, особенно когда совмещение должно быть оформлено одновременно с приемом на работу.

Фрагмент документа
Абзац 1 статьи 60.2 Трудового кодекса РФ
С письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату (статья 151 настоящего Кодекса).
Поручаемая работнику дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей). Поручаемая работнику дополнительная работа по такой же профессии (должности) может осуществляться путем расширения зон обслуживания, увеличения объема работ. Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенным трудовым договором, работнику может быть поручена дополнительная как по другой, так и по такой же профессии (должности).
Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника (…).

Пример 1

————¬
¦ Код ¦
+————+
Форма по ОКУД¦ 0301001 ¦
+————+
Общество с ограниченной ответственностью «Айсберг» по ОКПО¦ 11267009 ¦
————————————————— L————
наименование организации

————-T—————-¬
¦ Номер ¦Дата составления¦
¦ документа ¦ ¦
+————+—————-+
Приказ ¦ 35/к ¦ 09.11.2007 ¦
(распоряжение) L————+——————
о приеме работника на работу

———————¬
¦ Дата ¦
Принять на работу ¦ ¦
———+——————-+
¦ с ¦ 10.11.2007 ¦
+——-+——————-+
¦ по ¦ 10.05.2008 ¦
L——-+———————

———————¬
¦ Табельный номер ¦
+——————-+
Иванову Людмилу Петровну, кассира бухгалтерии, ¦ 0247 ¦
—————————————————-+———————
фамилия, имя, отчество
должность, структурное подразделение)

в административно-хозяйственный отдел
————————————————————————
структурное подразделение
уборщиком производственных помещений
————————————————————————-
должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория)
квалификации
на условиях совместительства с графиком работы в свободное от
————————————————————————-
основной работы время и с оплатой труда пропорционально
————————————————————————-
отработанному времени
————————————————————————-
(условия приема на работу, характер работы)

с тарифной ставкой (окладом) 7 000 руб. коп.
————— —-
цифрами
надбавкой — руб. коп.
————— —-
цифрами

с испытанием на срок месяца (ев)
——————————

Основание:
Трудовой договор от «07» ноября 2007 г. N 32.
— ————— — —————

Руководитель организации Генеральный
директор Кирипов В.К. Кирипов
———— —————- ——————-
должность личная подпись расшифровка подписи

С приказом (распоряжением)
работник ознакомлен Иванова «10» ноября 2007 г.
—————- — ———- —
личная подпись

Итак, надо оформить приказ о приеме на работу работника с одновременным поручением ему дополнительной работы по другой профессии (должности). Например, кадровый специалист должен принять водителя и поручить ему дополнительную работу путем совмещения должности экспедитора. Необходимо помнить все условия совмещения, оговоренные в трудовом законодательстве, и надо отразить их в приказе.
Снова возьмем за основу форму Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу». Заголовочную часть приказа оформляем как обычно, а перед строкой «Принять на работу» проставляем порядковый номер пункта: «1. Принять на работу». Далее заполняем унифицированную форму так, как всегда это делаем при приеме на работу, указывая в качестве основания трудовой договор с работником.
Помня о том, что в унифицированные формы мы имеем право вносить дополнительные реквизиты и строки, дополняем приказ пунктом «2. Поручить …», куда вносим несколько строк с соответствующими подстрочными замечаниями, в которые вписываем всю необходимую информацию о дополнительной работе по другой профессии (должности):

2. Поручить Королеву Ивану Петровичу,
————————————————————————-
(фамилия, имя, отчество)
водителю административно-хозяйственного отдела,
————————————————————————-
(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория)
по основной работе)
выполнение работы экспедитора на условиях совмещения
————————————————————————-
профессий (должностей)
————————————————————————-
(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория)
квалификации по дополнительной работе)
с 23.10 2007 по 22.10 2007 с доплатой за совмещение
————————————————————————-
в размере 4 000 рублей в месяц.
————————————————————————-
(период и условия оплаты)
Основание: Дополнительное соглашение к трудовому договору от 19
———————————————————
октября 2007 N 1.
————————————————————————-

В Трудовом кодексе РФ не оговорено, что дополнительная работа по другой профессии (должности), которая осуществляется путем совмещения профессий (должностей), выполняется на основе отдельного договора (как это оговорено по совместительству). Следовательно, отдельный трудовой договор с работником не составляется, но необходимо его письменное согласие.
Такое согласие может быть оформлено дополнительным соглашением к трудовому договору, в котором оговариваются все обязанности, условия и оплата дополнительной работы. Оно и будет основанием для поручения такой работы. Подпись работника на дополнительном соглашении означает и его согласие на эту дополнительную работу. Нецелесообразно согласие работника выражать только в его заявлении — в нем невозможно оговорить все обязанности, условия и оплату дополнительной работы.
Таким образом, добавив дополнительные строки в приказ о приеме работника на работу по форме Т-1, можно оформить прием на работу работника с одновременным поручением ему дополнительной работы по другой профессии (должности). Образец приказа о приеме на работу одновременно с совмещением другой профессии (должности) на работу внутреннего совместителя по форме Т-1 приведен в Примере 2.

Пример 2

————¬
¦ Код ¦
+————+
Форма по ОКУД¦ 0301001 ¦
+————+
Общество с ограниченной ответственностью «Айсберг» по ОКПО¦ 11267009 ¦
————————————————— L————
наименование организации

————-T—————-¬
¦ Номер ¦Дата составления¦
¦ документа ¦ ¦
+————+—————-+
Приказ ¦ 15/к ¦ 20.10.2007 ¦
(распоряжение) L————+——————
о приеме работника на работу

———————¬
¦ Дата ¦
1. Принять на работу ¦ ¦
———+——————-+
¦ с ¦ 23.10.2007 ¦
+——-+——————-+
¦ по ¦неопределенный срок¦
L——-+———————

———————¬
¦ Табельный номер ¦
+——————-+
Королева Ивана Петровича ¦ 67 ¦
—————————————————-+———————
(фамилия, имя, отчество)

в административно-хозяйственный отдел
————————————————————————
структурное подразделение
водителем
————————————————————————-
должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория)
квалификации
на основную работу со сменным графиком работы
————————————————————————-
основной работы время и с оплатой труда пропорционально
————————————————————————-
отработанному времени
————————————————————————-
(условия приема на работу, характер работы)

с тарифной ставкой (окладом) 15 000 руб. коп.
————— —-
цифрами
надбавкой — руб. коп.
————— —-
цифрами

с испытанием на срок три месяца (ев)
——————————

Основание:
Трудовой договор от «19» октября 2007 г. N 22.
— ————— — —————

2. Поручить Королеву Ивану Петровичу,
————————————————————————-
(фамилия, имя, отчество)
водителю административно-хозяйственного отдела,
————————————————————————-
(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория)
по основной работе)
выполнение работы экспедитора на условиях совмещения
————————————————————————-
профессий (должностей)
————————————————————————-
(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория)
квалификации по дополнительной работе)
с 23.10 2007 по 22.10 2007 с доплатой за совмещение
————————————————————————-
в размере 4 000 рублей в месяц.
————————————————————————-
(период и условия оплаты)
Основание: Дополнительное соглашение к трудовому договору от 19
———————————————————
октября 2007 N 1.
————————————————————————-

Руководитель организации Генеральный
директор Кирипов В.К. Кирипов
———— —————- ——————-
должность личная подпись расшифровка подписи

С приказом (распоряжением)
работник ознакомлен Королев «23» октября 2007 г.
—————- — ———- —
личная подпись

Проектируем новую форму приказа

Как указывалось выше, можно не только доработать уже существующие формы, но и спроектировать, если это необходимо, совершенно новые формы приказов по личному составу. Например, форму такого распространенного приказа, как приказ о применении дисциплинарного взыскания.
Все унифицированные формы приказов по личному составу в УСПУД построены в анкетной или табличной формах. Анкетная форма приказа предназначена для составления приказа на одного работника и только по одному основанию (например, форма N Т-1 представляет собой унифицированную форму приказа о приеме на работу одного работника). Табличная форма приказа предназначена для составления приказа на нескольких работников, но только по одному основанию (например, форма N Т-1а «Приказ о приеме работников на работу»).
Форма приказа о применении дисциплинарного взыскания проектируется по образцу унифицируемых форм приказов, применяемых для оформления одного работника. В реквизите «Код по ОКУД» код унифицированной формы не проставляется, так как проектируемая нами форма не внесена в Общероссийский классификатор. Однако если в организации есть внутриучрежденческий классификатор, можно данный реквизит заменить кодом по этому классификатору.
Статья 192 Трудового кодекса РФ устанавливает исчерпывающий перечень дисциплинарных взысканий, которые работодатель имеет право применить к работнику за неисполнение или ненадлежащее исполнение по его вине возложенных на него трудовых обязанностей:
— замечание;
— выговор;
— увольнение по соответствующим основаниям.
Увольнение работника по соответствующим основаниям будет оформляться по форме Т-8, поэтому данный случай мы сейчас не рассматриваем.
Трудовое законодательство так же четко регламентирует процедуру, сроки наложения дисциплинарных взысканий и документы, которые должны быть составлены в случае применения двух первых видов взысканий. Факт нарушения работником трудовой дисциплины надо обязательно зафиксировать в письменном виде: необходимо составить акт о нарушении трудовой дисциплины либо написать на имя руководителя докладную записку. Кроме того, необходимо потребовать с работника объяснение в письменной форме.
Если работник отказывается давать письменное объяснение, необходимо составить соответствующий акт. Отказ работника дать письменное объяснение не является препятствием для применения к нему дисциплинарного взыскания. Однако до тех пор, пока вы не потребовали объяснений или у вас нет акта о том, что работник отказался написать объяснительную записку, вы не можете привлечь работника к дисциплинарной ответственности. Могут быть и другие документы в качестве доказательства, например, табель учета рабочего времени. Именно эти документы являются основанием для издания соответствующего приказа о применении дисциплинарного взыскания.
Четко определив те моменты, которые необходимо отразить в приказе, составляем форму:
1. Заголовочная часть приказа (распоряжения) содержит название организации, ее код по ОКПО, название вида документа, его регистрационный номер и дату приказа (распоряжения), а также заголовок: «О применении дисциплинарного взыскания».
2. Содержательная часть приказа (распоряжения) включает следующие данные:
— фамилию, имя, отчество;
— табельный номер работника (работников);
— структурное подразделение;
— должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации;
— вид дисциплинарного взыскания;
— причину дисциплинарного взыскания.
3. После текста приказа (распоряжения) приводится стандартное для данной формы основание: документы, номер, дата. Здесь приводим те документы, которые соответствуют конкретной ситуации. Такими документами, как уже было отмечено, могут быть: акт о нарушении трудовой дисциплины, докладная записка, объяснительная записка, табель учета рабочего времени и др.
4. Заключительная часть приказа (распоряжения) содержит:
— подпись руководителя (или уполномоченного им на это лица). В состав реквизита входят наименование должности, личная подпись и расшифровка личной подписи;
— отметку об ознакомлении работника (работников) с приказом (распоряжением). В нее входят слова «С приказом ознакомлен», личная подпись работника и дата ознакомления. Расшифровку личной подписи можно не делать, т.к. в случае возникновения судебных споров будет идентифицироваться именно подпись работника.
5. Визы согласования. В данный реквизит входят наименование должности визирующего, его личная подпись, расшифровка фамилии, имени, отчества, дата визирования. Визы согласования проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника приказа (распоряжения).
Образец приказа о применении дисциплинарного взыскания работнику, который можно спроектировать по аналогии с действующими унифицированными формами приказов, приведен в Примере 3.
Итак, возможно не только доработать существующие унифицированные формы приказов по личному составу, но и разработать новые формы по аналогии с уже действующими. Тем более что в кадровой деятельности достаточно много стандартных ситуаций, под которые целесообразно такие формы разработать и впоследствии применять их постоянно.
Но, как указано выше, следует помнить, что все вносимые изменения в действующие формы, равно как и новые формы, должны быть утверждены распорядительным документом руководителя организации. В противном случае любая проверка, и в первую очередь проверка инспекции труда, сочтет применение этих форм незаконным (со всеми вытекающими последствиями). Распорядительным документом может быть приказ по основной деятельности, который утверждает и вводит в действие все изменения и новые формы. Образец такого приказа приведен в Примере 4.

Пример 3

————¬
Государственное унитарное предприятие г. Москвы ¦ Код ¦
«Мосгортранс» +————+
Форма по ОКУД¦ ¦
+————+
Автобусный парк N 18 по ОКПО¦ 70083629 ¦
————————————————— L————
наименование организации

————-T—————-¬
¦ Номер ¦Дата составления¦
¦ документа ¦ ¦
+————+—————-+
Приказ ¦ 251к ¦ 15.06.2007 ¦
(распоряжение) L————+——————
о применении дисциплинарного взыскания

———————¬
¦ Табельный номер ¦
+——————-+
Константинову Константину Петровичу ¦ 0745 ¦
—————————————————-+———————
(фамилия, имя, отчество)

отдел эксплуатации, колонна N 6
————————————————————————-
(структурное подразделение)
водителю автомобиля 1-го класса (8 разряда)
————————————————————————-
(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория)
квалификации)
объявить выговор
————————————————————————-