Личная карточка работника | Статьи | 123-Job.ru

Личная карточка работника


21.03.2010

Одним из документов, требуемых при проверках, проводимых трудовой инспекцией, является личная карточка работника формы N Т-2. Она относится к первичной учетной документации по учету труда и его оплаты и позволяет систематизировать имеющиеся в организации данные по каждому работнику. В данной статье рассмотрим вопрос о правовой регламентации ведения личных карточек и особенности их заполнения.

Обязательно ли ведение личной карточки работника?

Форма и обязательность заполнения данного документа на каждого работника установлена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». В частности, в п. 2 указано, что формы, установленные п. 1.1 рассматриваемого постановления, в том числе форма личной карточки N Т-2, распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, а установленные п. 1.2 — на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, кроме бюджетных учреждений.
Обязательность ведения данного документа подтверждается также положением п. 12 Правил*(1), утвержденных Постановлением Правительства РФ N 225, в котором указано, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
При проведении проверки сотрудники трудовой инспекции отсутствие карточек формы N Т-2 могут расценить как нарушение трудового законодательства. Статьей 5.27 КоАП РФ предусмотрено наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Порядок заполнения личной карточки работника

Личная карточка работника заполняется на основании документов, представленных работником. Они перечислены в ст. 65 ТК РФ:
— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
— трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
— документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
— документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
— другие документы, установленные ТК РФ и иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.
Также в личную карточку вносятся реквизиты приказа о приеме на работу.
Отдельные данные — состав семьи, номера телефонов работника и ближайших родственников, уровень владения иностранными языками — работник сообщает о себе сам. Поэтому он должен присутствовать при заполнении личной карточки или сотрудник отдела кадров может составить анкету, включающую графы для недостающих сведений.

*

Сотрудник отдела кадров должен лично вносить данные в форму N Т-2, поскольку именно он несет ответственность за правильность ее заполнения.

*

О техническом оформлении личной карточки в законодательстве четких указаний нет. На практике часто возникает вопрос, можно ли форму Т-2 вести в электронном виде, не распечатывая. Ответ отрицательный, поскольку реквизиты самой личной карточки предусматривают подтверждение подписью работника внесенных данных. Поэтому ее можно заполнять полностью вручную, или первоначальные сведения заполнять в электронном виде, а все последующие записи вносить вручную.
Немаловажен и вопрос о том, обязательно ли кодировать информацию в личной карточке. В настоящее время это можно не делать. Ранее кодирование предназначалось для автоматизированной обработки данных и статистического учета. С помощью ЭВМ, которая считывала с документов коды, можно было посчитать численность сотрудников и разделить их по категориям (уровень образования, профессия и т.п.). Сейчас такая обработка практически нигде не ведется. Даже если кадровики используют специальные компьютерные программы, которые автоматически проставляют коды в личной карточке, сами коды утратили свое первоначальное значение. Однако из унифицированных форм нельзя удалять графы. Поэтому если вы не кодируете информацию, не убирайте окна для кодов, а просто оставляйте их незаполненными.
Если же необходимо кодировать информацию, соответствующие коды можно найти в классификаторах информации:
— ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1995 N 412;
— ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.09.2003 N 276-ст;
— ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 367;
— ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1995 N 413.
Приведем образец заполнения личной карточки работника и подробно рассмотрим порядок заполнения всех граф.

Унифицированная форма N Т-2
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 N 1

————¬
¦ Код ¦
+————+
Форма по ОКУД¦ 0301002 ¦
+————+
МОУ СОШ 18 г. Псков по ОКПО¦ ¦
—————————————————- L————
наименование организации

————T———-T—————T——————T——-T————T————T———¬
¦ Дата ¦Табельный ¦Идентификацион-¦Номер страхового ¦Алфавит¦ Характер ¦ Вид работы ¦ Пол ¦
¦составле- ¦ номер ¦ ный номер ¦ свидетельства ¦ ¦ работы ¦ (основная, ¦(мужской,¦
¦ния ¦ ¦налогоплатель- ¦государственного ¦ ¦ ¦ по ¦женский) ¦
¦ ¦ ¦ щика ¦ пенсионного ¦ ¦ ¦совместите- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ страхования ¦ ¦ ¦ льству) ¦ ¦
+———-+———-+—————+——————+——-+————+————+———+
¦23.11.2007¦ 59 ¦525624369846 ¦ 139-518-986 29 ¦ М ¦постоянная ¦основная ¦ Ж ¦
L———-+———-+—————+——————+——-+————+————+———-

Личная карточка работника

I. Общие сведения

———T———-¬
Трудовой договор ¦ номер ¦ 23-07 ¦
+——-+———-+
¦ дата ¦21.11.2007¦
L——-+————
1. Фамилия Малкова Имя Галина Отчество Сергеевна
—————- ——— ————-
————¬
¦ Код ¦
+———-+
2. Дата рождения 25.03.1973 ¦ ¦
——————————————————-+———-+
день, месяц, год ¦ ¦
+———-+
3. Место рождения г. Санкт-Петербург по ОКАТО ¦ ¦
————————————— +———-+
4. Гражданство РФ по ОКИН ¦ ¦
————————————— +———-+
5. Знание Читаю и перевожу со по ОКИН ¦ ¦
иностранного английский словарем +———-+
языка ——————————————— ¦ ¦
(наименование) (степень знания) +———-+
по ОКИН ¦ ¦
———————————- +———-+
6. Образование высшее профессиональное по ОКИН ¦ ¦
—————————————— L————
(среднее (полное) общее, начальное
профессиональное, среднее профессиональное,
высшее профессиональное)

————————————T——————————————-T————¬
¦ Наименование образовательного ¦Документ об образовании, о квалификации или¦ Год ¦
¦ учреждения ¦ наличии специальных знаний ¦ окончания ¦
+———————————-+—————T———-T—————-+————+
¦ ¦ наименование ¦ серия ¦ номер ¦ 1989 ¦
+———————————-+—————+———-+—————-+ ¦
¦ СПбГУ ¦ диплом ¦ ЛК ¦ 027878 ¦ ¦
+———————————-+—————+———-+—————-+————+
¦Квалификация по документу об¦ Направление или специальность по документу ¦
¦образовании ¦ ¦
+———————————-+———————————————————+————¬
¦ ¦История средних веков Код по ОКСО¦ ¦
+———————————-+ ¦ ¦
¦историк, преподаватель истории ¦ ¦ ¦
L———————————-+———————————————————+————-

————————————T——————————————-T————¬
¦ Наименование образовательного ¦Документ об образовании, о квалификации или¦ Год ¦
¦ учреждения ¦ наличии специальных знаний ¦ окончания ¦
+———————————-+—————T———-T—————-+————+
¦ ¦ наименование ¦ серия ¦ номер ¦ ¦
+———————————-+—————+———-+—————-+ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———————————-+—————+———-+—————-+————+
¦Квалификация по документу об¦ Направление или специальность по документу ¦
¦образовании ¦ ¦
+———————————-+———————————————————+————¬
¦ ¦ Код по ОКСО¦ ¦
+———————————-+ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
L———————————-+———————————————————+————+
Послевузовское профессиональное ¦ ¦
образование _______________________________________ Код по ОКИН¦ ¦
аспирантура, адъюнктура, докторантура ¦ ¦
L————-

————————————T—————————————T—————-¬
¦ Наименование образовательного, ¦ Документ об образовании, номер, дата ¦ Год ¦
¦ научного учреждения ¦ выдачи ¦ окончания ¦
+———————————-+—————————————+—————-+
¦ ¦ ¦ ¦
+———————————-+—————————————+—————-+
¦ ¦ ¦ ¦
+———————————-+—————————————+—————-+
¦ ¦ Направление или специальность по документу ¦
+———————————-+———————————————————+
¦ ¦ ¦
+———————————-+———————————————————+————¬
¦ Код по ОКСО¦ ¦
L——————————————————————————————-+————+
¦ Код ¦
7. Профессия учитель истории +————+
—————————————————— по ОКПДТР¦ ¦
(основная) +————+
——————————————————————— по ОКПДТР¦ ¦
(другая) L————-

2-я страница формы N Т-2

8. Стаж работы (по состоянию на «23» ноября 2007 г.):
—- ——- —
Общий 8 дней 5 месяцев 12 лет
———- ———— ———-
Непрерывный дней месяцев лет
———- ———— ———-
Дающий право на надбавку за дней месяцев лет
выслугу лет ———- ———— ———-
дней месяцев лет
———- ———— ———-
————¬
9. Состояние в браке замужем Код по ОКИН ¦ ¦
———————————— L————

10. Состав семьи:

————————-T———————————T————-¬
¦ Степень родства ¦ Фамилия, имя, отчество ¦Год рождения ¦
¦(ближайшие родственники)¦ ¦ ¦
+————————+———————————+————-+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦
+————————+———————————+————-+
¦ Муж ¦ Малков Георгий Валентинович ¦ 1968 ¦
+————————+———————————+————-+
¦ Дочь ¦ Малкова Ирина Георгиевна ¦ 2000 ¦
+————————+———————————+————-+
¦ Сын ¦ Малков Дмитрий Георгиевич ¦ 1997 ¦
+————————+———————————+————-+
¦ ¦ ¦ ¦
+————————+———————————+————-+
¦ ¦ ¦ ¦
+————————+———————————+————-+
¦ ¦ ¦ ¦
L————————+———————————+—————

11. Паспорт: N 58 03 N 526318 Дата выдачи «15» 05 2002 г.
—————- — ——— ——
Выдан УВД г. Пскова
——————————————————————
наименование органа, выдавшего паспорт
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

12. Адрес места жительства:
——————¬
¦Почтовый индекс ¦
+—————-+
По паспорту ¦ 180024 ¦ г. Псков ул. Рокоссовского д. 8 кв. 15
L—————-+——————————————-
————————————————————-
——————¬
¦Почтовый индекс ¦
+—————-+
Фактический ¦ 180024 ¦ г. Псков ул. Рокоссовского д. 8 кв. 15
L—————-+——————————————-
————————————————————-
«31» 03 2002 г.
Дата регистрации по месту жительства —- ———— ——

Номер телефона (8112) 58-09-67
——————

II. Сведения о воинском учете

¦
¦6. Наименование военного
1. Категория запаса ___________________________ ¦комиссариата по месту жительства ____________
¦
2. Воинское звание ___________________________ ¦_____________________________________________
¦
3. Состав (профиль) ___________________________ ¦7. Состоит на воинском учете: ____________
¦
4. Полное кодовое обозначение ВУС _________ ¦а) общем (номер команды, партии) ____________
¦
5. Категория годности к военной службе _________ ¦б) специальном ____________
¦
¦8. __________________________________________
¦ отметка о снятии с воинского учета

Работник кадровой службы инспектор Морозова Морозова
————- —————— ———————
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)

Работник Малкова
—————-
(личная подпись)

«23» ноября 2007 г.
— ————- —

3-я страница формы N Т-2

III. Прием на работу и переводы на другую работу

————T————-T———————T—————T———————T—————¬
¦ Дата ¦ Структурное ¦ Должность ¦ Тарифная ¦ Основание ¦Личная подпись¦
¦ ¦подразделение¦ (специальность, ¦ ставка, ¦ ¦ владельца ¦
¦ ¦ ¦ профессия), разряд,¦ (оклад), ¦ ¦ трудовой ¦
¦ ¦ ¦ класс (категория) ¦ надбавка, руб.¦ ¦ книжки ¦
¦ ¦ ¦ квалификации ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+————-+———————+—————+———————+—————+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+———-+————-+———————+—————+———————+—————+
¦23.11.2007¦ ¦учитель истории ¦ 3 580 ¦Приказ от 21.11.2007¦Малкова ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦N 93 ¦ ¦
+———-+————-+———————+—————+———————+—————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+————-+———————+—————+———————+—————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+————-+———————+—————+———————+—————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+————-+———————+—————+———————+—————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+————-+———————+—————+———————+—————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+————-+———————+—————+———————+—————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+————-+———————+—————+———————+—————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+————-+———————+—————+———————+—————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+————-+———————+—————+———————+—————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+————-+———————+—————+———————+—————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+————-+———————+—————+———————+—————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+————-+———————+—————+———————+—————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L———-+————-+———————+—————+———————+—————

IV. Аттестация

—————T—————————————T———————-T———————¬
¦ Дата ¦ Решение комиссии ¦ Документ (протокол) ¦ Основание ¦
¦ аттестации ¦ +————T———-+ ¦
¦ ¦ ¦ номер ¦ дата ¦ ¦
+————-+—————————————+————+———-+———————+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+————-+—————————————+————+———-+———————+
¦15.12.2008 ¦Соответствует занимаемой должности ¦ 5 ¦15.12.2008¦Приказ от 12.12.2008¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦N 18 ¦
+————-+—————————————+————+———-+———————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+—————————————+————+———-+———————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+—————————————+————+———-+———————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+—————————————+————+———-+———————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+—————————————+————+———-+———————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L————-+—————————————+————+———-+———————-

V. Повышение квалификации

———————-T————T———————-T—————————-T————¬
¦ Дата ¦ Вид ¦ Наименование ¦ Документ (удостоверение, ¦ Основание ¦
¦ ¦ повышения ¦образовательного ¦ свидетельство) ¦ ¦
+———-T———-+квалифика- ¦учреждения, место +———-T——T———-+ ¦
¦ начала ¦ окончания¦ ции ¦ его нахождения ¦наименова-¦серия,¦ дата ¦ ¦
¦обучения ¦ обучения ¦ ¦ ¦ние ¦номер ¦ ¦ ¦
+———-+———-+————+———————-+———-+——+———-+————+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+———-+———-+————+———————-+———-+——+———-+————+
¦28.01.2008¦06.02.2008¦краткосроч-¦Псковский областной¦удостове- ¦ 43 ¦06.02.2008¦Приказ от¦
¦ ¦ ¦ное ¦институт повышения¦рение ¦ ¦ ¦15.01.2008 ¦
¦ ¦ ¦ ¦квалификации работни-¦ ¦ ¦ ¦N 8 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ков образования ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+———-+————+———————-+———-+——+———-+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+———-+————+———————-+———-+——+———-+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+———-+————+———————-+———-+——+———-+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+———-+————+———————-+———-+——+———-+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+———-+————+———————-+———-+——+———-+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L———-+———-+————+———————-+———-+——+———-+————-

VI. Профессиональная переподготовка

——————————-T——————T———————————T—————¬
¦ Дата ¦ Специальность ¦Документ (диплом, свидетельство) ¦ Основание ¦
+—————T—————+ (направление, +————T———-T———+ ¦
¦ начала ¦ окончания ¦ профессия) ¦наименование¦ номер ¦ дата ¦ ¦
¦переподготовки ¦переподготовки¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—————+—————+——————+————+———-+———+—————+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+—————+—————+——————+————+———-+———+—————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—————+—————+——————+————+———-+———+—————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—————+—————+——————+————+———-+———+—————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—————+—————+——————+————+———-+———+—————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L—————+—————+——————+————+———-+———+—————

4-я страница формы N Т-2

VII. Награды (поощрения), почетные звания

———————————————T——————————————————¬
¦ Наименование награды (поощрения) ¦ Документ ¦
¦ +———————T——————-T————-+
¦ ¦ наименование ¦ номер ¦ дата ¦
+——————————————-+———————+——————-+————-+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+——————————————-+———————+——————-+————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+——————————————-+———————+——————-+————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+——————————————-+———————+——————-+————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+——————————————-+———————+——————-+————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L——————————————-+———————+——————-+—————

VIII. Отпуск

—————————T———————T———-T———————T——————¬
¦Вид отпуска (ежегодный,¦ Период работы ¦Количество¦ Дата ¦ Основание ¦
¦учебный, без сохранения+———-T———-+календар- +———-T———-+ ¦
¦заработной платы и др.) ¦ с ¦ по ¦ных дней¦ начала ¦окончания ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ отпуска ¦ ¦ ¦ ¦
+————————-+———-+———-+———-+———-+———-+——————+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+————————-+———-+———-+———-+———-+———-+——————+
¦Ежегодный ¦23.11.2007¦22.11.2008¦ 56 ¦01.07.2008¦25.08.2008¦Приказ от¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦25.06.2008 N 31 ¦
+————————-+———-+———-+———-+———-+———-+——————+
¦От