Профессиография деятельности в сфере управления персоналом | Статьи | 123-Job.ru

Профессиография деятельности в сфере управления персоналом


21.03.2010

В мире существует огромное количество профессий, они охватывают различные сферы человеческой деятельности, постоянно изменяются вместе с развитием общества, науки и техники, но при этом многие профессии сохраняют свои главные признаки и сопровождают человечество в течение столетий. Изучение и описание требований, которые предъявляют профессии к человеку, называется профессиографией. Результатом профессиографии является документ, содержащий структурированное (формализованное) описание особенностей конкретной профессии, — профессиограмма. В ней отражаются требования, предъявляемые профессией к личностным качествам, психологическим способностям, психолого-физическим возможностям человека. Сравнение индивидуальных особенностей работника с требованиями профессиограммы позволяет установить его соответствие и профессиональную пригодность к данному виду труда.

В науке и практике профессиональной ориентации имелось много попыток описания и классификации профессий:
по предмету труда, по профессиональным областям;
по требованиям, предъявляемым к работнику;
по степени самостоятельности в труде;
по напряженности труда и т.п.
Чем больше признаков учитывается при профессиографии (описании профессии), чем больше они относятся к психологическим, внутренним качествам человека, тем успешнее может быть выбор профессии на основе этого описания. Профессиография охватывает разные стороны конкретной профессиональной деятельности — социальные, социально-экономические, исторические, технические, технологические, правовые, гигиенические, психологические, психофизиологические, социально-психологические и пр.
Результатом изучения и описания требований, предъявляемых профессией к человеку, является профессиограмма.
Существуют два основных вида профессиограмм:
1) профессиограммы, описывающие производственно-технические, социально-экономические условия трудовой деятельности и психофизиологические требования, предъявляемые профессией к человеку;
2) профессиограммы, выполняющие функции общей ориентировки в профессии, построенные в большей степени на основе изучения содержания профессиональной деятельности и психологических особенностей профессии.
Приведем структуру профессиограммы первого вида (табл. 1).

Таблица 1

Структура профессиограммы

—————————T————————————————————————-¬
¦ Раздел ¦ Содержание раздела ¦
+————————-+————————————————————————-+
¦Профессия ¦Общие сведения о профессии; изменения, которые произошли с развитием ¦
¦ ¦производства, перспективы развития профессии ¦
+————————-+————————————————————————-+
¦Процесс труда ¦Характеристика процесса труда, сфера деятельности и вид труда, продукция,¦
¦ ¦орудия труда, основные производственные операции и профессиональные ¦
¦ ¦обязанности, рабочее место, рабочая поза ¦
+————————-+————————————————————————-+
¦Санитарно-гигиенические ¦Работа в помещении или на воздухе; шум, вибрация, освещение, температура,¦
¦условии труда ¦режим труда и отдыха; монотонность и темп труда; возможность ¦
¦ ¦производственных травм, профзаболеваний; медицинские показания; льготы и ¦
¦ ¦компенсации ¦
+————————-+————————————————————————-+
¦Психофизиологические ¦Требования к особенностям восприятия, мышления, внимания, памяти; ¦
¦требования профессии к ¦требования к эмоционально-волевым качествам человека; требования к ¦
¦работнику ¦деловым качествам ¦
+————————-+————————————————————————-+
¦Профессиональные знания и¦Перечень необходимых знаний, умений и навыков ¦
¦навыки ¦ ¦
+————————-+————————————————————————-+
¦Требования к подготовке и¦Формы, методы и сроки профессионального обучения, перспектива ¦
¦повышению квалификации ¦профессионального роста ¦
¦кадров ¦ ¦
L————————-+—————————————————————————

Этот вид профессиографии более подходит для описания рабочих профессий.
Мы же остановимся на рассмотрении правил построения профессиограмм второго вида, которые наиболее подходят для описания профессий управленческих работников, в частности менеджеров. Профессиограмма этого вида успешно применяется для описания профессий творческого характера или профессий, плохо поддающихся регламентации: научно-технический персонал, преподаватели, экономисты, продавцы, страховые работники и т.д.
Профессиограмма составляется на основе анализа содержания профессиональной деятельности и включает в себя общую характеристику профессии и требования, которые профессия предъявляет к человеку.
Каждая профессиограмма состоит из следующих разделов:
классификационная карточка профессий;
доминирующие виды деятельности;
качества, обеспечивающие успешность выполнения профессиональной деятельности (способности, личностные качества, интересы, склонности);
качества, препятствующие эффективности профессиональной деятельности;
области применения профессиональных знаний;
история профессии;
некоторые профессии, которые также подходят человеку с данным типом личности;
учебные заведения, обучающие данной профессии.

Профессиограмма: раздел I. Классификационная карточка профессии

Знакомство с требованиями профессиограммы начинается с классификационной карточки профессии, в которой в краткой форме изложены наиболее важные с психологической точки зрения признаки профессии:
наименование профессии;
доминирующий способ мышления;
область базовых знаний; профессиональная область; межличностное взаимодействие; доминирующий интерес; дополнительный интерес; условия работы.
Рассмотрим содержание профессиограмм, построенных в большей степени на основе психологического изучения профессий, чем на конкретных характеристиках предмета и орудий труда.

1.1. Наименование профессии и определение доминирующего способа мышления

Первый признак — наименование профессии.
Что значит доминирующий способ мышления применительно к данной профессии? Практически любая деятельность состоит из различных проблемных ситуаций, и человеку все время приходится решать различные профессиональные задачи:
одним лучше даются решения в ситуациях, где требуется выбрать одно из нескольких готовых решений; другим — в ситуациях, где нужно предложить что-то новое;
третьим — предпочтительно не размышлять, а действовать.
В одной и той же проблемной ситуации один человек будет перебирать различные способы выхода из ситуации, другой — искать причины и анализировать возможные последствия. Следовательно, привычные для человека способы мышления, наиболее характерные стратегии выхода из таких сложных ситуаций проявляются и в обычных житейских, и в профессиональных обстоятельствах. Если профессия постоянно требует от работника применять не свойственный ему способ мышления, он будет испытывать эмоциональный дискомфорт и не сможет добиться успеха в данной деятельности.
Доминирующий, т.е. преобладающий, способ мышления является устойчивой характеристикой личности. Узнать, какой способ мышления у человека преобладает, можно, проанализировав, решение каких задач дается ему легче всего, какие житейские ситуации для него наиболее привлекательны, какие хобби имеются.
Все способы решения профессиональных задач можно разделить на три больших класса (табл. 2).

Таблица 2

Классификация способов решения профессиональных задач*(1)

————————T———————————-T—————————————¬
¦ Наименование класса ¦ Способ решения профессиональных ¦ Способ мышления при решении ¦
¦ ¦ задач ¦ профессиональных зада ¦
+———————-+———————————-+—————————————+
¦Приложение ¦Применение имеющихся знаний, когда¦Способ разрешения проблемной ситуации ¦
¦ ¦процедура решения достаточно четко¦четко определен, имеется ясная ¦
¦ ¦определена и заранее выучена ¦внутренняя модель того, как должно ¦
¦ ¦ ¦быть. Разновидности: ¦
¦ ¦ ¦»приложение-процедура», ¦
¦ ¦ ¦»приложение-диагностика», ¦
¦ ¦ ¦»приложение-регуляция» ¦
+———————-+———————————-+—————————————+
¦Адаптация ¦Приспособление имеющихся общих ¦Имеется несколько способов решения ¦
¦ ¦знаний к условиям, контексту ¦проблемной ситуации, и необходимо ¦
¦ ¦изменяющейся ситуации ¦выбрать оптимальный в зависимости от ¦
¦ ¦ ¦обстоятельств. Разновидности: ¦
¦ ¦ ¦»адаптация-анализ», ¦
¦ ¦ ¦»адаптация-координация», ¦
¦ ¦ ¦»адаптация-формализация» ¦
+———————-+———————————-+—————————————+
¦Производство ¦Непосредственное исполнение ¦Представление о выполнении задачи ¦
¦ ¦действий, в основном это относится¦хранится в двигательной памяти ¦
¦ ¦к ручному труду ¦человека, производится ¦
¦ ¦ ¦непосредственное действие. ¦
¦ ¦ ¦Разновидности: «производство-сила», ¦
¦ ¦ ¦»производство-ловкость» ¦
L———————-+———————————-+—————————————

По преобладающему способу мышления всех людей можно разделить на несколько типов, причем каждый из типов характерен для людей разных профессий. Поэтому, определив нужный тип, можно проверить, соответствует ли он избранной профессии. Выделено восемь типов людей по преобладающему способу мышления:
С преобладающим способом мышления «приложение-процедура». Такие люди лучше всего чувствуют себя, когда нужно точно и пунктуально выполнить известные им заранее процедуры решения поставленной задачи. Профессии, которые им подходят, требуют быстрого и точного исполнения известных процедур решения.
С преобладающим способом мышления «приложение-диагностика». Такие люди лучше всего замечают ошибки, отклонения от нормального течения процесса, способны найти причины этих ошибок. Профессии, которые им подходят, связаны с выявлением причин ошибок, аварий, неправильного функционирования техники с целью профилактики, контроля исправности и устранения неисправностей.
С преобладающим способом мышления «приложение-регуляция». Такие люди любят рассматривать различные аспекты целостной системы с точки зрения того, чтобы обеспечить ее правильное и точное функционирование. Они способны хорошо регулировать отношения между частями целого, достигать равновесия, избегать напряжения. Профессии, которые подходят людям этого типа, связаны с согласованием действий и могут иметь отношение как к техническим, так и к организационным системам.
С преобладающим способом мышления «адаптация-анализ». Такие люди склонны анализировать ситуации, выделять существенное, предлагать новые решения. Профессии, в которых применяется этот способ мышления, требуют произвести анализ разнообразных данных, их сравнение, сопоставление, интерпретацию с целью дальнейшего обобщения и планирования.
С преобладающим способом мышления «адаптация-координация». Такие люди могут согласовывать цели и решения различных многочисленных задач одновременно, стремятся к развитию и инновациям. Профессии, которые подходят людям с этим способом мышления, требуют оценки и решения нескольких задач одновременно, согласования противоречивых целей.
С преобладающим способом мышления «адаптация-формализация». Такие люди хорошо интерпретируют различные ситуации, умело приспосабливаются к обстоятельствам и другим людям, они могут легко придать новую форму различным мыслям и идеям. Профессии, которые им подходят, требуют следующего: умения слушать и переводить на понятный другим язык различные сложные проблемы; коммуникативности; умения считаться с ситуацией и другими людьми.
С преобладающим способом мышления «производство-сила». Такие люди предпочитают решение конкретных технических задач с применением физической силы. К профессиям, требующим этого способа мышления, относятся в основном профессии ручного труда.
Доминирующий (преобладающий) способ мышления является устойчивой характеристикой личности.
По преобладающему способу мышления всех людей можно разделить на несколько типов, причем каждый из типов характерен для людей разных профессий.
С преобладающим способом мышления «производство-ловкость». Такие люди предпочитают решать конкретные технические задачи, используя навыки к ручному труду. К профессиям этого типа относятся в основном профессии, требующие ловкости и сноровки.
В классификационной карточке профессиограммы отмечается, какой способ мышления наиболее характерен для представителей данной профессии.

1.2. Определение области базовых знаний и профессиональной области

Для каждой профессии требуется определенная совокупность знаний и умений. Необходимый уровень знаний может быть:
высоким (теоретическое знание) — уровень 3;
средним (практическое использование знаний) — уровень 2;
низким (знание получено опытным путем, навыки — уровень 1).
В классификационной карточке отмечаются две области базовых знаний:
область базовых знаний N 1 и их требуемый уровень (знания по общеобразовательным предметам);
область базовых знаний N 2 и их уровень (знание по специальным предметам).
Каждый человек может сравнить имеющиеся у него знания с теми, которые требуются для данной профессии.
Любая профессиональная деятельность относится к какой-либо более широкой профессиональной области. В классификационной карточке указывается область, к которой относится данная профессия. При выборе профессии надо подумать, есть ли желание работать именно в этой профессиональной области.

1.3. Выбор типа межличностного взаимодействия

В профессиональной деятельности люди вступают во взаимодействие друг с другом, причем в разных профессиях тип взаимодействия разный. При этом люди различаются по тому, предпочитают ли они частое или редкое взаимодействие, решать задачи вместе или в одиночку.
На этом основании можно выделить следующие типы.
Редкое взаимодействие означает, что человек не стремится действовать совместно с другими, предпочитает независимость. Такие люди хорошо переносят одиночество во время деятельности, сами организуют решение своих профессиональных задач и не считают, что работа должна происходить в группе.
Частое взаимодействие по типу «напротив» означает, что человек стремится работать с другими людьми, для него лучше такая работа, которая происходит при частых взаимоотношениях с другими. Такие люди предпочитают профессиональные ситуации продажи, переговоров, приема; ценят возможность обсуждать, договариваться, давать справки другим.
Частое взаимодействие по типу «рядом» означает, что человек стремится находиться рядом с другими людьми при решении профессиональных задач. Здесь предпочтение отдается таким профессиональным ситуациям, где люди обмениваются разнообразной информацией, но работу выполняют независимо друг от друга. Такой человек сохраняет некоторую самостоятельность в работе, при том, что работает не в одиночку.
Частое взаимодействие по типу «вместе» означает, что человек стремится действовать вместе с другими людьми, для него лучше такая работа, которая происходит при постоянных взаимоотношениях с другими. Здесь предпочтение отдается выполнению общей работы «командой», маленькой спаянной группой. Такой человек соглашается на некоторую зависимость от других в работе и не любит работать в одиночку.
Знание предпочитаемого типа взаимодействия помогает подобрать работу, где человек чувствует себя наиболее комфортно. Следует, однако, иметь в виду и то, что для некоторых людей тип взаимодействия не имеет значения, они готовы к любым профессиональным ситуациям.
Определить тип взаимодействия можно, проанализировав поведение человека в общении с другими людьми.
В классификационной карточке для каждой профессии указывается характерный тип взаимодействия.

1.4. Определение доминирующего и дополнительного интереса

Интересы людей разнообразны, и по степени выраженности интересов всех людей подразделяют на разные типы личности.
Каждый тип личности служит для описания группы людей, обладающих определенными личностными и профессиональными особенностями. Люди разных типов предпочитают одни и отвергают другие виды деловитости (работу, отдых, хобби). Каждый тип личности в наилучшей степени может выразить себя в определенной профессиональной среде. Необходимо только, чтобы тип личности соответствовал выбранной профессии.
В зависимости от доминирующего (т.е. ведущего, основного) интереса выделяют следующие типы личности:
реалистический (практический) тип — любит заниматься конкретными вещами и их использованием. Он ориентирован на практический труд и быстрый результат деятельности. Отдает предпочтение занятиям, требующим ручных умений, ловкости. Занимается конкретными объектами (вещами, животными, машинами) и их практическим использованием (бор дантиста, сверлильный и токарный станки, ювелирные инструменты, скальпель хирурга, управление машинами и различными механизмами). Хорошо развито практическое мышление. Охотно выбирает профессии водителя, ветеринара, фермера, лесничего, радиомонтажника, милиционера, картографа;
исследовательский (интеллектуальный) тип — сообразителен и наблюдателен, независим и оригинален, обладает нестандартным мышлением и творческим подходом к делу. Развиты умственные способности. Выясняет множество деталей, прежде чем прийти к заключению. Предпочитает научные профессии: эколога, футуролога, философа, химика, биолога;
социальный тип — активен, общителен, эмоционален, чувствителен. Обладает развитыми словесными способностями. Умеет устанавливать и поддерживать отношения с людьми. Главным содержанием труда является взаимодействие с людьми. Предпочитаемые занятия: обучение, информирование, обслуживание. Профессии данного типа: учитель, воспитатель, психолог, священнослужитель, социальный работник;
конвенциональный (стандартный) тип — усидчивый, исполнительный, дисциплинированный, аккуратный. Отдает предпочтение ясным, четко сформулированным предписаниям. Любит решать типичные задачи. Предпочитает профессии, имеющие отношение к канцелярским и расчетным работам (бухгалтер, экономист, секретарь-референт, нотариус, кассир);
предпринимательский тип — находчивый, подвижный, практичный, энергичный, инициативный, азартный. Любит риск. Стремится к лидерству, любит быть на виду. Не любит занятий, требующих усидчивости, длительной концентрации внимания. Хорошо справляется с работой, требующей быстрого принятия решения. Преобладают словесные способности. Контакты с людьми — многочисленны. Выбирает профессии коммерсанта, предпринимателя, политика, страхового агента, менеджера;
артистический тип — высокая эмоциональная чувствительность, творческое воображение, образное мышление, богатая фантазия. Пластичен, гибок, проницателен. В отношениях с людьми опирается на свои ощущения, интуицию (понимание без логического обоснования). Развито восприятие, ручные умения и словесные способности. Предпочитает занятия, связанные с изобразительной и музыкальной, литературно-художественной и актерско-сценической деятельностью (дизайнер, художник, музыкант, актер).
В классификационной карточке профессии отмечается, какой доминирующий интерес характерен для каждой из них.
Интересы человека чаще всего невозможно описать с помощью только одного доминирующего интереса. Кроме основного при анализе профессий необходимо учесть и дополнительный интерес. Поэтому в классификационной карточке для каждой профессии отмечены как доминирующий, так и дополнительный интересы. Например, для профессии учителя доминирующим интересом является социальный, а дополнительным интересом — артистический.

1.5. Определение условий работы

Профессиональная деятельность всегда проходит в определенных условиях. В классификационной карточке отмечаются два вида условий:
работа в помещении или вне помещения;
мобильная (подвижная) или сидячая.
При выборе профессии любой человек может выбрать те условия, которые его больше устраивают.
После знакомства с квалификационной карточкой профессиограммы можно перейти к разработке других ее разделов.

Профессиограмма: разделы II-VIII

В разделе «Доминирующие виды деятельности» перечислены основные профессиональные задачи, которые решает специалист данной профессии; действия, которые он выполняет.
В разделе «Качества, обеспечивающие успешность выполнения профессиональной деятельности» указаны качества личности, без которых невозможно достичь успеха в выбранной профессии:
способности;
особенности личности;
интересы;
склонности.
В разделе «Качества, препятствующие эффективности профессиональной деятельности» описаны качества личности, которые могут помешать успеху в выбранной области деятельности.
В разделе «Области применения профессиональных знаний» указаны виды учреждений, организаций, предприятий, где может работать специалист, овладевший данной профессией.
В разделе «История профессии» приводятся сведения о возникновении, изменении, развитии данной профессии с древних времен до нашей дней.
В разделе «Некоторые профессии, которые могут подойти человеку с данным типом личности» перечислены иные профессии, которые может успешно выполнять человек, имеющий такие интересы.
В разделе «Учебные заведения, обучающие данной профессии» указаны некоторые учебные заведения, в которых можно получить интересующую вас специальность.
Согласно порядку профессиографии, изложенному выше, разработана профессиограмма «Специалист по кадровому учету и делопроизводству» (приложение).

Приложение

Профессиограмма «Специалист по кадровому учету и делопроизводству»

Классификационная карточка профессии

————————————T——————————————————¬
¦ Наименование профессии ¦ специалист по кадровому учету и делопроизводству ¦
+———————————-+——————————————————+
¦Доминирующий способ мышления ¦приложение-процедура ¦
+———————————-+——————————————————+
¦Область базовых знаний № 1 и их ¦делопроизводство, архивоведение, трудовое право, ¦
¦уровень ¦управление персоналом, бухучет, уровень 3, высокий ¦
¦ ¦(теоретический) ¦
+———————————-+——————————————————+
¦Область базовых знаний № 2 и их ¦канцелярская работа с использованием оргтехники, ¦
¦уровень ¦программного обеспечения, уровень 2, средний ¦
¦ ¦(практическое использование знаний) ¦
+———————————-+——————————————————+
¦Профессиональная область ¦социальная (общественная) сфера ¦
+———————————-+——————————————————+
¦Межличностное взаимодействие ¦редкое ¦
+———————————-+——————————————————+
¦Доминирующий интерес ¦конвенциональный (стандартный) ¦
+———————————-+——————————————————+
¦Дополнительный интерес ¦реалистический ¦
+———————————-+——————————————————+
¦Условия работы ¦в помещении, сидячая ¦
L———————————-+——————————————————-

Доминирующие виды деятельности:
организация и ведение учета личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной документации;
оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя организации;
формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью;
выдача документов и справок из сведений о персонале для пользования;
подбор документов по запросу заинтересованных лиц;
заполнение, учет и хранение трудовых книжек работников организации, подсчет трудового стажа;
учет предоставления отпусков работникам, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;
оформление карточек пенсионного страхования, других документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций;
подготовка необходимых материалов для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представлений на работников к поощрениям и награждениям;
внесение информации о количественном, качественном составе работников и их движении, а также другой статистической информации о личном составе, в банк данных о персонале предприятия;
обеспечение концентрации и сохранности кадровых документов, персональных данных;
контроль за использованием документации по кадрам и другой установленной документации, содержащей персональные данные;
участие в составлении списка документов по кадрам и учету личного состава, подлежащих хранению;
подготовка документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив или к ликвидации.

Качества, обеспечивающие успешность выполнения профессиональной деятельности:

————————————————————————¬
¦ Способности: ¦
+———————————-T————————————+
¦- хорошие мнемические способности ¦- способность анализировать и ¦
¦(хорошая память) ¦систематизировать большое количество¦
¦- развитое внимание к деталям ¦информации ¦
+———————————-+————————————+
¦- техническая подготовка (навыки ¦- способность заниматься длительное ¦
¦работы на персональном компьютере)¦время монотонной кропотливой работой¦
¦ ¦(склонность к работе с документами и¦
¦ ¦цифрами) ¦
+———————————-+————————————+
¦- канцелярские способности ¦- коммуникативные способности ¦
¦- тонкая ручная моторика ¦ ¦
+———————————-+————————————+
¦ Личностные качества, интересы, склонности: ¦
+———————————-T————————————+
¦- организованность ¦- упорство ¦
+———————————-+————————————+
¦- аккуратность ¦- самоконтроль ¦
+———————————-+————————————+
¦- педантичность ¦- усидчивость, терпеливость ¦
+———————————-+————————————+
¦- четкость (собранность) ¦- монотоноустойчивость ¦
+———————————-+————————————+
¦- навыки делового общения ¦- эмоционально-психическая ¦
¦ ¦устойчивость ¦
+———————————-+————————————+
¦- толерантность к многочисленным ¦- конструктивное восприятие критики ¦
¦контактам ¦в свой адрес ¦
L———————————-+————————————-

Качества, препятствующие эффективности профессиональной деятельности:
невнимательность, рассеянность;
отсутствие склонности к работе с информацией;
вспыльчивость, импульсивность;
неаккуратность;
неорганизованность, недисциплинированность;
слабая память. Деятельность не рекомендуется людям, страдающим следующими заболеваниями: органов дыхания (бронхиальная астма, туберкулез и др.); сердечно-сосудистой системы (порок сердца, гипертония и др.); нервной системы (неврозы, менингит, опухоли и др.).

Области применения профессиональных знаний:
сфера кадровых услуг, кадрового консалтинга, рекрутмента, трудоустройства, кадрового аутсорсинга;
любые государственные учреждения, не относящиеся по роду своей деятельности к сфере кадровых услуг (сфера промышленности, сельского хозяйства, медицины и здравоохранения, торговли, транспорта, связи и т.д.);
негосударственные предприятия крупного, среднего и малого бизнеса;
индивидуальное частное предпринимательство.

История профессии:
В Древнерусском государстве профессиональный цех специалистов по работе с документами составляли ларники, дьяки, подьячие, писцы. Самой древней формой документа на Руси считается грамота. Среди других древнерусских документов можно назвать грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, отписки, памятки, челобитные. Известно, что в период правления Владимира Святославовича (978-1015 гг.) в Киеве существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников, из выпускников которого отбирались претенденты на должности хранителей княжеской печати, судейских секретарей, писцов и дьяков для ведения делопроизводства князей и крупных феодалов.
С 28.02.1720 законодательной основой делопроизводства стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I. Он ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской», поскольку доминирующим в новых условиях стал коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии, в состав которой входили президент, вице-президент, два-три советника и асессоры. Канцелярская работа распределялась между служащими, и обязанность каждого была строго определена Генеральным регламентом. Так, нотариус вел протоколы по делам, решавшимся в коллегии; актуариус вел общий журнал для всех входящих бумаг, хранил у себя бумаги, отвечал за их сохранность и заведовал канцелярскими принадлежностями; в ведении регистратора находились журналы и регистрационные книги; архивариусы заведовали актохранилищами, названными на западный манер архивами.
В числе первых документов по кадрам можно назвать акты служебного состояния, удостоверяющих состояние на государственной службе — формулярные списки, приказы, аттестаты, грамоты и др., главнейшим из которых был послужной список, который составлялся каждым учреждением обо всех входящих в его состав должностных лицах. Его должны были вести все офицеры и государственные служащие. В 1926-1938 гг. в СССР документ, в который заносились сведения о прохождении службы в государственных учреждениях, кооперативных и общественных организациях, стали называть трудовым списк