Кадровые документы имеют социальное значение | Статьи | 123-Job.ru

Кадровые документы имеют социальное значение


21.03.2010

Современное управление документацией в конкретной организации диктует необходимость разработки собственного табеля применяемых форм кадровых документов, часть из которых должна максимально соответствовать установленным межотраслевым унифицированным формам; другая часть должна быть заимствована из различных нормативно-методических материалов и адаптирована под потребности конкретной организации; а третья — разработана самостоятельно. Необходимость строгой регламентации полного состава и правил оформления каждого документа обусловлена тем, что кадровые документы являются социально значимыми и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, учете и хранении в течение длительного срока.

В основе информационно-документационной системы с учетом ее особого правового значения лежат Конституция РФ и законодательные акты, которые устанавливают принципы и формы взаимоотношений граждан с учреждениями, организациями и предприятиями, работодателей и работников, диктуют порядок документирования этих взаимоотношений.
Основным законодательным актом является Трудовой кодекс Российской Федерации. Большую роль в регулировании различных отношений граждан с учреждениями и фирмами играют Закон «Об информации, информатизации и защите информации», Закон «О персональных данных», Гражданский кодекс РФ, информационное, налоговое, пенсионное законодательство и т.п. Здесь же следует отметить нормативно-правовые документы, регулирующие трудовые правоотношения в специфических отраслях экономики — уставы и положения о дисциплине (на железнодорожном транспорте, в пароходствах и др.). Нормативно-правовая документация издается различными ветвями власти, органами субъектов Федерации, детализирует и регламентирует единообразную практику применения норм права, например: Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих, Единая тарифная сетка для служащих государственных организаций и т.д.
Формирование информационной части кадровых документов и их формы основывается на Общероссийских классификаторах (ОК) технико-экономической и социальной информации и унифицированных системах документации (УСД).

Плановая кадровая документация

Комплекс плановой документации включает себя документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами организаций, численного состава различных категорий рабочих и служащих, нормирования труда, повышения квалификации рабочих и служащих и т.п. Плановые документы составляются совместно сотрудниками планово-экономического управления (отдела), управления (отдела) кадров и других заинтересованных функциональных отделов. Программы и планы подписываются обычно руководителем планово-финансового подразделения и утверждаются первым руководителем организации.
Технологическая цепочка процедуры составления плановых документов в обобщенном виде включает в себя:
сбор, обобщение и анализ отчетных экономических показателей в сфере кадрового обеспечения организации за предыдущий и текущий периоды времени;
получение концепции предполагаемого развития деятельности организации и проектирования новых направлений работы в последующие годы, совершенствования технической и технологической сферы обеспечения направлений деятельности, роста финансовых возможностей, размеров прибыли и состояния рынка продукции и услуг;
прогнозирование динамики изменения должностного состава работников организации в разрезе специальностей, профессий, квалификации;
проектирование динамики роста или уменьшения потребности по каждой должности, рабочему месту;
определение источников пополнения работниками по каждой должностной категории и динамики удовлетворения потребности;
расчет числа сокращаемых работников по должностям и перспектив их трудоустройства;
расчет возможностей роста материального обеспечения труда работников по должностям;
расчет возможностей совершенствования социальной инфраструктуры организации;
разработку проектов программ развития и реализующих их долгосрочных и текущих планов;
согласование, подписание и утверждение программ и планов;
детализацию программ и планов по направлениям деятельности организации, структурным подразделениям и филиалам;
текущее корректирование программ и планов с учетом реальных условий деятельности организации. Планы бывают различных разновидностей: перспективные, годовые, квартальные, месячные. В качестве приложений планы и программы могут иметь графики, обоснования и расчеты, которые подписываются руководителями, составившими основной документ. Плановые документы согласовываются с профсоюзным органом и утверждаются первым руководителем или его заместителем.
К плановой документации мы относим также такие документы как: Структура и штатная численность предприятия, Штатное расписание, График отпусков рабочих и служащих, программы и планы расширения или сокращения числа сотрудников, изменения их квалификационного состава и соответствующие документы-обоснования (докладные записки, заключения, справки и др.). Указанные документы должны составляться в полном соответствии с утвержденными программами и планами развития кадрового обеспечения деятельности организации.
Структура и штатная численность организации имеет в содержательной части две графы: наименование структурных подразделений и должностей; штатная численность. Документ подписывается заместителем руководителя организации или руководителем структурного подразделения, утверждается первым руководителем и заверяется печатью организации. При необходимости внесения изменений и дополнений в этот документ издается приказ, в вводной части которого указывается основание для корректирования отдельных позиций структуры и штатной численности.
Штатное расписание (форма N Т-3) содержит в табличной части следующие графы: код и наименование структурного подразделения; код и наименование должности; количество штатных единиц; должностные оклады; надбавки: персональные и прочие; месячный форд заработной платы; примечание. Штатное расписание утверждает первый руководитель организации («Утверждаю штат в количестве единиц с месячным фондом заработной платы рублей»). Гриф заверяется печатью организации. Для внесения изменений и дополнений в штатное расписание необходимо издание приказа.
График отпусков (форма N Т-7) в табличной части содержит следующие графы: табельный номер; фамилия, имя, отчество; должность; месяцы для фиксирования продолжительности отпуска и изменений даты ухода в отпуск и выхода на работу; основание изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу. График подписывает руководитель кадровой службы, визируют руководители структурных подразделений, график согласовывается с профсоюзным органом и утверждается первым руководителем организации.

Организационно-правовая кадровая документация

Комплекс организационно-правовой документации регламентирует порядок построения и функционирования системы управления персоналом в конкретном учреждении, организации, предприятии или фирме. В комплекс входят: Правила внутреннего трудового распорядка или Положение о персонале, Положение об отделе (управлении) кадров, Положение о службе персонала, положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции сотрудников организации, в том числе сотрудников отдела кадров, приказы (схемы, матрицы) разграничения полномочий между руководителями организации, различные положения, технологические инструкции, правила, методики, памятки по организации, контролю и анализу работы персонала, разнообразные методики по проведению собеседований, тестированию, аттестации и анкетированию претендентов на вакантные должности и работающего персонала и другие документы.
Технологическая цепочка процедуры составления организационно-правовой документации в обобщенном виде включает в себя:
сбор и изучение действующих законодательных и нормативных правовых актов, утвержденных типовых и примерных положений, инструкций, рекомендаций и методик, ранее действовавших организационно-правовых документов;
сбор и изучение распорядительной документов организации, касающихся объекта регламентации (учредительные документы, приказы о создании структурных подразделений, штатное расписание и другие);
собеседование с руководством организации и основных структурных подразделений, ведущими специалистами, работниками по заранее разработанной схеме вопросов, с целью выяснения их мнения по поводу содержания будущего организационно-правового документа;
разработку концепции организационно-правового документа (назначение, структура, основные разделы, принципиальные положения и т.п.); согласование концепции с заинтересованными должностными лицами и работниками;
составление первого варианта организационно-правового документа, рассылка его в копиях заинтересованным должностным лицам и работникам, сбор замечаний, предложений и пожеланий;
обобщение и анализ полученных отзывов, составление окончательного варианта (проекта) организационно-правового документа;
согласование (визирование) проекта документа с заинтересованными должностными лицами и руководителями соответствующих функциональных структурных подразделений;
подписание, утверждение документа, рассылка его в структурные подразделения для изучения работниками и использования в работе; проставление на документе росписей работников об ознакомлении с документом;
контроль со стороны руководителей всех рангов за реализацией требований и правил, установленных организационно-правовым документом;
регулярное внесение изменений и дополнений в организационно-правовой документ в соответствии с эволюцией направлений деятельности организации, структурных подразделений, методов управления, способов документирования и технологии производства.
Правила внутреннего трудового распорядка являются локальным нормативным актом организации, регламентирующим порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания и иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. Правила составляют на основе утвержденного типового варианта подобных правил совместно руководителем кадровой службы, юрисконсультом организации и представителем профсоюзного органа, подписывает Правила, как правило, руководитель кадровой службы.
Правила утверждаются работодателем после консультаций с представительными органами работников. Они могут быть приложением к коллективному договору.
Положение о структурном подразделении определяет статус подразделения в иерархической структуре организации и имеет следующие разделы содержательной части: Общие положения; Основные задачи; Функции; Права и обязанности руководителя подразделения; Ответственность руководителя; Взаимоотношения. Связи; Организация работы. Составляется Положение в структурном подразделении по заданию и под контролем заместителя первого руководителя, согласовывается с заинтересованными функциональными структурными подразделениями, подписывается заместителем первого руководителя (или руководителем вышестоящего структурного подразделения) и утверждается первым руководителем. Изменения в Положение вносятся приказом.
Должностная инструкция устанавливает организационно-правовое положение работника и имеет следующую структуру содержательной части: Общие положения; Функции; Должностные обязанности; Права; Ответственность; Взаимоотношения (связи по должности). Инструкция составляется руководителем структурной части подразделения (бюро, группы, участка), подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается, как правило, заместителем первого руководителя, курирующим подразделение. Изменения в Инструкцию вносят приказом.
Другие организационно-правовые документы могут иметь упрощенную методику составления и основываться на аналогах, используемых в других организациях.

Персональная документация

Комплекс персональных документов служит инициативным условием возможности установления, ведения, изменения или прекращения трудовых правоотношений гражданина с организацией. Однако факт их выдачи или наличия сам по себе эти отношения не устанавливает. Комплекс является объемным и включает в себя:
документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами, организациями и юридически подтверждающие те сведения, которые граждане сообщают о себе, об образовании, специальности, профессии, стаже работы, семейном положении и т.д. — паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат, направление на работу, листок нетрудоспособности (больничный лист), медицинская справка, повестка военкомата и другие;
документы, выдаваемые работникам учреждением или фирмой по месту работы для подтверждения различных правовых фактов и целевого предоставления: копии приказов, согласие на перевод, ходатайство, письмо-рекомендация, характеристика, различные виды справок, подтверждающие место работы, должность, заработную плату, удостоверение, пропуск, командировочное удостоверение (форма N Т-10, Т-10а), почетная грамота и другие;
документы, составленные и направляемые гражданами или работниками работодателю или профсоюзному органу в целях установления, изменения или прекращения трудовых или иных правоотношений: личные заявления рабочих и служащих, резюме, рекомендательные письма физических лиц, письменные обращения, жалобы, объяснительные записки и другие;
служебные документы, характеризующие профессиональные, деловые, моральные и личные качества работника и не предназначенные для передачи этому работнику: представление к назначению на должность, аттестационный лист, протокол проведения собеседования, результаты тестирования и анкетирования, справка-объективка, переписка по различным вопросам, связанным с конкретными работниками, докладные и служебные записки, протоколы и решения конкурсных, аттестационных комиссий, комитетов, коллегий, ученых и художественных советов, заседаний правлений, собраний акционеров и другие документы.
Форма персональных документов, правила их составления, заполнения, оформления и восстановления устанавливаются различными нормативными документами и государственными стандартами.
Процесс приобретения гражданином права на получение тех или иных персональных документов (кроме трудовой книжки) регламентируется не трудовыми, а иными нормами права и обеспечивается самостоятельными специфическими комплексами (системами) документации, которые, по сути, являются ответвлениями от кадровой информационно-документационной системы, например: документация по получению гражданином среднего и высшего образования, рабочей профессии, документация по присуждению ученых степеней и присвоению ученых званий, документация по прохождению воинской службы, документация по повышению квалификации рабочих и служащих, получению ими смежных профессий, переподготовке специалистов в связи с сокращением штатов и т.д.
Документы об образовании, профессии могут выдаваться также негосударственными учебными организациями, имеющими государственную лицензию на выдачу подобных документов.

Договорная кадровая документация

Комплекс договорной документации по кадрам регламентирует правовые взаимоотношения работников и работодателя в процессе реализации различных аспектов их социального партнерства. Взаимоотношения закрепляются в соглашении, коллективном договоре и трудовом договоре, при какой-либо недоговоренности в этих отношениях в ходе переговоров составляется протокол разногласий.
Содержание и структура, порядок разработки и заключения коллективного договора определяется сторонами. В договоре, например, закрепляются обязанности работодателя по поводу обеспечения необходимых условий и оплаты труда, техники безопасности, гарантий соблюдения трудового законодательства, защиты конфиденциальной информации и т.п. Коллективный договор и соглашение направляются на уведомительную регистрацию в соответствующий орган по труду.
Трудовой договор (контракт) является соглашением между работником и работодателем, носит индивидуальный характер. В соответствии с договором работник обязуется выполнять определенную этим соглашением работу (трудовую функцию, работу по определенной должности, специальности, профессии), соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка, а работодатель обязуется предоставлять работнику обусловленную договором работу, обеспечивать необходимые условия труда, своевременно и в полном размере производить оплату труда работника. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и только в письменной форме.
Трудовой договор может иметь типовое или индивидуальное содержание и вступает в силу с момента его подписания работником и работодателем, если иное не оговорено в самом договоре. Если работник не приступил к работе в установленный срок без уважительных причин в течение недели, то трудовой договор аннулируется путем издания соответствующего приказа.

Распорядительная документация по кадровым вопросам

В комплекс распорядительной документации входит набор различных по назначению приказов (распоряжений) по личному составу, предназначенных для юридического оформления заключенного трудового договора гражданина с организацией. Издание приказов по личному составу обязательно: при назначении работников на должность (даже при наличии контракта), освобождении от должности и перемещениях по службе; при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий; при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников; в случаях премирования работников и выплате единовременных денежных вознаграждений; при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности, а также при предоставлении внеочередного отпуска, перемене фамилии и в других случаях.
Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, ученые и другие документы.
Приказы составляются совместно отделом (управлением) кадров и заинтересованными структурными подразделениями. В установленных законом случаях приказы должны иметь гриф согласования с профсоюзным органом. Проект приказа согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями заинтересованных и функциональных структурных подразделений. Обязательна виза руководителя службы персонала (начальника отдела кадров). Приказ подписывается обычно первым руководителем или в соответствии с распределением полномочий между заместителями первого руководителя — его заместителем по кадрам (персоналу).
Отличительной особенностью приказа по личному составу является то, что он выполняет двоякую роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одной стороны, приказ удостоверяет наличие юридического факта возникновения, изменения или прекращения трудового договора, т.е. этот документ является распорядительным. С другой стороны, такой приказ регистрирует этот факт, т.е. выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку других учетных и отчетных кадровых документов.
Следовательно, любой приказ по личному составу, как вид документа, может быть отнесен одновременно не только к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), но и к унифицированным формам первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (УСПУД). Двоякая системная принадлежность многих документов по личному составу имеет объективный характер, подчеркивающий не только особую значимость этого вида документа для кадровой работы, но и единый комплекс требований к информационному содержанию этого документа в соответствии с назначением и сущностью указанных систем документации.
Основная часть документов, оформляющих отношения работников, вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации в разделе учета труда и его оплаты, утвержденных в 2004 году:

—————-T———————————————————————————-¬
¦ Номер формы ¦ Наименование формы ¦
+—————+———————————————————————————-+
¦ По учету кадров ¦
+—————T———————————————————————————-+
¦ Т-1 ¦Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу ¦
+—————+———————————————————————————-+
¦ Т-1а ¦Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу ¦
+—————+———————————————————————————-+
¦ Т-2 ¦Личная карточка работника ¦
+—————+———————————————————————————-+
¦ Т-2 ГС ¦Личная карточка государственного служащего ¦
+—————+———————————————————————————-+
¦ Т-З ¦Штатное расписание ¦
+—————+———————————————————————————-+
¦ Т-4 ¦Учетная карточка научного, научно-педагогического работника ¦
+—————+———————————————————————————-+
¦ Т-5 ¦Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу ¦
+—————+———————————————————————————-+
¦ Т-5а ¦Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу ¦
+—————+———————————————————————————-+
¦ Т-6 ¦Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику ¦
+—————+———————————————————————————-+
¦ Т-6а ¦Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам ¦
+—————+———————————————————————————-+
¦ Т-7 ¦График отпусков ¦
+—————+———————————————————————————-+
¦ Т-8 ¦Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с¦
¦ ¦работником ¦
+—————+———————————————————————————-+
¦ Т-8а ¦Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с¦
¦ ¦работниками ¦
+—————+———————————————————————————-+
¦ Т-9 ¦Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку ¦
+—————+———————————————————————————-+
¦ Т-9а ¦Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку ¦
+—————+———————————————————————————-+
¦ Т-10 ¦Командировочное удостоверение ¦
+—————+———————————————————————————-+
¦ Т-10а ¦Служебное задание для направления в командировку и ¦
¦ ¦отчет о его выполнении ¦
+—————+———————————————————————————-+
¦ Т-11 ¦Приказ (распоряжение) о поощрении работника ¦
+—————+———————————————————————————-+
¦ Т-11а ¦Приказ (распоряжение) о поощрении работников ¦
+—————+———————————————————————————-+
¦ По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда ¦
+—————T———————————————————————————-+
¦ Т-12 ¦Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы ¦
+—————+———————————————————————————-+
¦ Т-13 ¦Табель учета использования рабочего времени ¦
+—————+———————————————————————————-+
¦ Т-49 ¦Расчетно-платежная ведомость ¦
+—————+———————————————————————————-+
¦ Т-51 ¦Расчетная ведомость ¦
+—————+———————————————————————————-+
¦ Т-5З ¦Платежная ведомость ¦
+—————+———————————————————————————-+
¦ Т-53а ¦Журнал регистрации платежных ведомостей ¦
+—————+———————————————————————————-+
¦ Т-54 ¦Лицевой счет ¦
+—————+———————————————————————————-+
¦ Т-54а ¦Лицевой счет (свт) ¦
+—————+———————————————————————————-+
¦ Т-60 ¦Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику ¦
+—————+———————————————————————————-+
¦ Т-61 ¦Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работни-¦
¦ ¦ком ¦
+—————+———————————————————————————-+
¦ Т-73 ¦Акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), включенному на¦
¦ ¦время выполнения определенной работы ¦
L—————+————————————————————————————

Между разработчиками унифицированных систем состав курируемых комплексов был разграничен еще в конце 1970-х годов, но иногда документы все же дублируются, например: приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении представлены в системах организационно-распорядительной и отчетно-статистической документации.
Поэтому приведенный выше перечень документов дополняется более ранними по времени выпуска формами из унифицированной системы организационно-распорядительной документации:

————-T————————————————————————————-¬
¦ ¦ Наименование формы ¦
+————+————————————————————————————-+
¦ Документация по приему на работу ¦
+————T————————————————————————————-+
¦ 02810714 ¦Заявление о приеме на работу ¦
+————+————————————————————————————-+
¦ 02810714 ¦Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу ¦
+————+————————————————————————————-+
¦ Документация по переводу на другую работу ¦
+————T————————————————————————————-+
¦ 02820718 ¦Заявление о переводе на другую работу ¦
+————+————————————————————————————-+
¦ 02821416 ¦Представление о переводе на другую работу ¦
+————+————————————————————————————-+
¦ Документация по увольнению с работы ¦
+————T————————————————————————————-+
¦ 02830711 ¦Заявление об увольнении ¦
+————+————————————————————————————-+
¦ 02831610 ¦Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении ¦
+————+————————————————————————————-+
¦ Документация об оформлении отпусков ¦
+————T————————————————————————————-+
¦ 02840715 ¦Заявление о предоставлении отпуска ¦
+————+————————————————————————————-+
¦ Документация по оформлению поощрений ¦
+————T————————————————————————————-+
¦ 02851417 ¦Представление о поощрении ¦
+————+————————————————————————————-+
¦ 02851618 ¦Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении ¦
+————+————————————————————————————-+
¦ Документация по оформлению дисциплинарных взысканий ¦
+————T————————————————————————————-+
¦ 02860416 ¦Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины ¦
+————+————————————————————————————-+
¦ 02860913 ¦Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины ¦
+————+————————————————————————————-+
¦ 02861516 ¦Приказ о наложении дисциплинарного взыскания ¦
+————+————————————————————————————-+
¦ 02861611 ¦Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания ¦
L————+—————————————————————————————

Учетная документация

Комплекс учетной кадровой документации выполняет функцию персонального учета работников и является накопителем (базой) персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу и движению кадров.
С точки зрения технологии регистрации и накопления персональных данных работников комплекс первичной учетной документации можно разделить на две подгруппы: а) первичные учетные документы и б) производные (вторичные) учетные документы.
Первичные учетные документы содержат исходную информацию и заполняются в точном соответствии с персональными документами граждан (работников) и включают в себя: личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров, экранные входные формы автоматизированных информационных систем, шаблон к