О сложностях передачи дел. Инструкция по применению | Статьи | 123-Job.ru

О сложностях передачи дел. Инструкция по применению


21.03.2010

Очень часто кадровикам приходится сталкиваться с ситуацией, когда необходимо грамотно оформить передачу дел. И такая ситуация обычно имеет всего два варианта. Первый — когда дела есть, кому сдавать их и кому принимать, второй — когда один из элементов данной цепочки отсутствует.
Рассмотрим оба варианта на примере главного бухгалтера, так как именно с ним и сферой его деятельности связано наибольшее количество проблем. Хотя данная схема вполне применима и к иным должностям, профессиям, специальностям.
Итак, прием на работу оформляется подписанием трудового договора. С главным бухгалтером все организации имеют право заключать срочный трудовой договор продолжительностью до пяти лет (ст. 59 Трудового кодекса РФ). Срочный трудовой договор может заключаться как по инициативе работодателя, так и работника. Часто работодатели хотят принимать на работу главного бухгалтера всего на год, а после сдачи годового баланса решают, продлять ли срок действия трудового договора с ним или нет. В свою очередь и главные бухгалтеры по какой-то причине могут желать заключения срочного трудового договора, например, с целью изменить его условия в части заработной платы при его перезаключении или продлении.
Работодатель вправе установить главному бухгалтеру (как и любому иному руководителю согласно Трудового кодекса РФ) испытание сроком до шести месяцев. Если работник не выдержит испытания, то трудовой договор с ним расторгается без выплаты т.н. выходного пособия, и без согласия профсоюза (если таковой имеется). Однако работнику нужно сообщить об этом письменно не позднее, чем за три дня.
В течение испытательного срока работник и сам может принять решение о расторжении трудового договора в любой момент, предупредив об этом администрацию предприятия также за три дня.
В трудовом договоре главного бухгалтера может быть предусмотрена материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба согласно ст. 243 Трудового кодекса РФ. Как правило, размер взыскания не должен превышать среднемесячного заработка.
Главного бухгалтера можно уволить, то есть наказать согласно ст. 192 Трудового кодекса РФ, если из-за его решения причинен ущерб имуществу предприятия, либо он разгласил сведения, составляющие коммерческую тайну. Что из себя представляет коммерческая тайна, какие сведения ее составляют, как работник должен обеспечивать режим ее нераспространения? Все эти вопросы должны быть изложены в соответствующем локальном нормативном акте компании — Положении о коммерческой тайне и режиме ее обеспечения. Также можно и должно руководствоваться Федеральным законом от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне».
Трудовой договор с главным бухгалтером может быть расторгнут и в случае если изменился собственник имущества предприятия. Согласно Постановлению Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации», под сменой собственника имущества организации следует понимать переход (передачу) права собственности на имущество организации от одного лица к другому лицу или другим лицам, в частности при приватизации государственного или муниципального имущества, т.е. при отчуждении имущества, находящегося в чьей-либо собственности.
Поскольку в соответствии с пунктом 1 статьи 66 и пунктом 3 статьи 213 Гражданского кодекса РФ собственником имущества, созданного за счет вкладов учредителей (участников) хозяйственных товариществ и обществ, а также произведенного и приобретенного хозяйственными товариществами или обществами в процессе их деятельности, является общество или товарищество, а участники в силу абзаца второго пункта 2 статьи 48 Гражданского кодекса РФ имеют лишь обязательственные права в отношении таких юридических лиц, (например, участвовать в управлении делами товарищества или общества, принимать участие в распределении прибыли), изменение состава участников (акционеров) не может служить основанием для прекращения трудового договора по пункту 4 статьи 81 Трудового кодекса РФ с лицами, перечисленными в этой норме, так как в этом случае собственником имущества хозяйственного товарищества или общества по-прежнему остается само товарищество или общество и смены собственника имущества не происходит.
Оформляя трудовые отношения, главному бухгалтеру следует, по возможности, поинтересоваться причиной увольнения прежнего коллеги. Может оказаться, что работодатель придерживается тактики приема на работу главного бухгалтера с испытанием сроком в полгода и обещанием перспективы повышения заработной платы по его завершении. За этот период сдается 2 баланса, новички прикладывают старания и усилия, разбираясь в специфике деятельности организации и даже в ошибках предыдущего бухгалтера, а потом с ними просто расстаются, экономя на будущей зарплате. Не следует забывать, что работодатель обязан предоставить уведомление о расторжении трудового договора в письменной форме, подробно изложив, причины такого решения.
Законодательно нигде не закреплен порядок передачи дел от одного главного бухгалтера другому. Некоторые министерства и ведомства ранее регламентировали этот порядок. Это письмо Государственного таможенного комитета РФ от 21 февраля 1992 г. N 11-13/575 «О порядке приема-сдачи дел при смене начальника или главного бухгалтера-начальника отдела бухгалтерского учета и контроля таможенного учреждения Российской Федерации», и «Инструкция о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров), централизованных бухгалтерий (бухгалтерий), учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР», утвержденную Минздравом СССР 28 мая 1979 г. N 25-12/38.
Их, конечно, можно принять к сведению, но целиком полагаться на них сегодня не стоит.
Приемка и передача дел — это, прежде всего, ответственность тех, кто их передает и принимает. Однако кадровик отвечает за оформление данного процесса, за то, чтобы в ходе передачи дел не было упущено что-то важное, а сам процесс был законным, и потом не пришлось бы доказывать ни факт передачи, ни соблюдение процедурных моментов, крайне важных для последующей работы не только нового главного бухгалтера (как и любого иного сотрудника), но и всей компании.

Наш комментарий
При вступлении в должность (вообще любую, а в должность главного бухгалтера, предполагающую повышенную ответственность — особенно) важно выяснить — доступен ли сотрудник, у которого необходимо принять дела, и как этот сотрудник настроен в отношении передачи дел в целом. Не секрет, что передача дел зависит от отношений между уходящим бухгалтером и работодателем, а также от порядочности сотрудника, навсегда покидающего компанию. Ведь он может просто хлопнуть дверью и уйти, ничего не объясняя, или будет на новичке вымещать свои обиды.
Еще чаще случается так, что принимать дела просто не у кого: бывший главный бухгалтер уже ушел, получив окончательный расчет и трудовую книжку, и привлечь его к передаче дел или даже просто обратиться с вопросом, не всегда возможно, разве только за дополнительную плату. Попытки многих работодателей обязывать своих главных бухгалтеров, покидающих компанию, передавать дела по истечении срока, отведенного Трудовым кодексом РФ (те самые две недели, которые, как ошибочно полагают многие, надо отрабатывать, хотя на самом деле именно в этот период времени работодателю и надо организовать передачу дел — примечание автора), равно как и выставление каких-либо условий уходящему главному бухгалтеру, типа «не уйдешь, пока не сдашь все дела» — не законны. Может также оказаться, что дела переданы руководителю организации или заместителю главного бухгалтера. Но каждый сотрудник (как остающийся, так и вновь принятый) должен решить для себя, следует ли ему проявлять излишнюю инициативу и подписывать самостоятельно составленный акт приемки-передачи дел, или даже не стоит с этим связываться. Ведь реально никакой передачи дел при отсутствии прежнего работника не происходит, что означает изначальную нелегитимность такого акта.
Если предшественник еще продолжает работу, руководитель обязан издать приказ (распоряжение) о назначении нового главного бухгалтера компании. Но тогда получается, что в течение небольшого отрезка времени фактически работают два главных бухгалтера. Поэтому чаще всего новичка оформляют на работу в другой должности, а впоследствии назначают главным, либо наоборот — изыскивают возможность оплатить работу прежнему главному бухгалтеру без потери в заработной плате.
В приказе обязательно оговаривается следующее*(1):
— фамилия, имя и отчество лица, принимающего обязанности главного бухгалтера;
— сведения о характере исполнения обязанности — временный или постоянный;
— период, в течение которого организуется прием-передача дел;
(Т.к. срок для расторжения трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом РФ не должен превышать двух недель, то в зависимости от даты последнего рабочего дня прежнего главного бухгалтера и определяется период, в течение которого предстоит передать дела — примечание автора).
— персональный состав комиссии по приему-передаче дел (если она будет создана);
— возможный регламент/график работы комиссии;
— необходимость привлечения третьих лиц (представителей аудиторской компании, вышестоящей организации и др.).
Самым оптимальным и безболезненным вариантом смены главного бухгалтера является, конечно же, привлечение аудиторской организации. Аудиторская фирма представит отчет о состоянии учета и отчетности в компании, на основе которого и будет составлен соответствующий приемопередаточный акт.
В приказе необходимо четко установить срок полномочий для каждого из главных бухгалтеров (например, полномочия главного бухгалтера Петрова В.И. прекращаются в 18:00 22 апреля 2006 г. полномочия главного бухгалтера Сидорова А.Д. начинаются с 9:00 23 апреля 2006 г.), в соответствии с которым как уходящий, так и вновь принятый главный бухгалтер будет вести текущие дела и руководить работой бухгалтерии, подписывать все расчетные документы (накладные, счета, кассовые ордера, чеки, платежные поручения и другие первичные документы), а также установлен порядок смены банковских карточек организации. Т.к. смена подписей, к примеру, может произойти и после окончания ревизии кассы или подписания акта приема-передачи дел.
Поскольку главный бухгалтер как должностное лицо является членом ряда комиссий (списанию основных средств, товарно-материальных ценностей и т.д.), нужно не забыть указать изменения в их составе.

Пример N 1

«Утверждено»
Приказом по ООО «КРАФФТ»
N 17 от 02.04.2006 г.

Инструкция о порядке передачи дел при смене бухгалтера

1. Передача дел главным бухгалтером осуществляется при назначении, перемещении и при расторжении трудового договора с ним (по любой причине) и оформляется актом,
2. Приемо-передаточный акт составляется для разграничения ответственности принимающего и передающего дела. Вместе с тем, он имеет целью показать на момент приема-передачи дел:
а) основные финансовые показатели работы компании;
б) состояние первичной документации учета, отчетности и, прежде всего, материального и денежного учета;
в) мероприятия, необходимые для улучшения организации учета и финансового контроля.
3. Прием и передача дел главным бухгалтером производится на основании приказа генерального директора компании. В приказе указывается срок приема-передачи дел бухгалтерии. Этот срок не должен превышать 7 календарных дней.
В передаче дел должен участвовать представитель учредителя/лей (участников). В качестве своего представителя учредитель/ли могут назначить как сотрудника компании, обладающего необходимыми знаниями, так и иного человека, если это целесообразно по территориальным и другим условиям. Однако неявка представителя учредителя/ей не приостанавливает прием и передачу дел бухгалтерии.
В случае смерти или по другой причине, делающей невозможным участие главного бухгалтера в передаче дел, вновь назначенный главный бухгалтер и представитель учредителя/лей составляют акт приема дел бухгалтерии в том же порядке, как и обычный приемо-передаточный акт.
4. Перед приемом и передачей дел проверяется состояние кассы. Акт проверки кассы подписывается как сдающим, так и принимающим дела бухгалтерии, а также кассиром и представителем учредителя/ей, и прилагается к акту приема-передачи дел.
5. После подписания акта проверки кассы главный бухгалтер, передающий дела, освобождается от руководства бухгалтерией. Одновременно оформляется право подписи платежных поручений, чеков и др. банковских документов на вновь назначенного главного бухгалтера. До оформления этой подписи, прежний главный бухгалтер подписывает банковские документы под контролем вновь назначенного главного бухгалтера.
В дальнейшем, наряду с проверкой состояния финансовой работы, учета и отчетности, главный бухгалтер, принимающий дела, руководит текущей работой бухгалтерии.
6. Передача дел бухгалтерии производится на основе последнего представленного бухгалтерией баланса. В акте должно быть указано, на какую дату осуществлена передача дел. При приеме и передаче дел производится полная проверка состояния материального и денежного учета, расчетных статей баланса, а также отчетности учреждения, предприятия, организации.
При проверке финансового состояния, постановки учета и отчетности, а также при составлении приемопередаточного акта используются:
а) периодические и годовые бухгалтерские отчеты и балансы, а также решения учредителя/лей по этим отчетам;
б) выписки из счетов в банке, договоры, акты сверки расчетов и другие документы расчетного характера;
в) финансовые планы, сметы, штатные расписания, титульные списки;
г) регистры синтетического и аналитического учета (книги, оборотные ведомости, карточки);
д) акты снятия натурных остатков, сличительные ведомости и протоколы инвентаризационной комиссии;
е) акты ревизий и обследований;
ж) материалы о недостачах, растратах и хищениях, переданных и не переданных в органы расследования.
7. После полной проверки состояния учета, отчетности и основных финансовых показателей работы, составляется акт приема и передачи дел, который подписывается принимающим и передающим, а также представителем учредителя/лей. Акт должен быть документально обоснован, однако не следует производить прием-передачу дел ревизионными методами. В том случае, если в процессе приема дел обнаруживаются факты злоупотреблений, то лицо, принимающее дела бухгалтерии, вправе потребовать от учредителя/лей назначения документальной ревизии.
В случае несогласия передающего с какими-либо положениями акта, он вправе сделать при подписании акта соответствующие мотивированные оговорки. Представитель учредителя/лей должен дать свое письменное заключение по указанному разногласию.
Приемо-передаточный акт составляется в трех экземплярах, из которых: первый представляется на утверждение генеральному директору компании, второй — направляется учредителю/лям, третий — остается у передающего дела.
8. Акт приема и передачи дел бухгалтерии составляется по следующей схеме:
— Общая (вводная) часть акта.
— Аппарат и организация работы бухгалтерии.
— Общая характеристика бухгалтерского учета.
— Состояние кассы и учета денежных средств.
— Состояние учета расчетных операций.
— Состояние учета производства.
— Отчетность.
— Ревизия и инспектирование.
— Состояние учета основных средств.
— Состояние материального учета.
— Правильность оформления и хранения документов.
— Финансовое состояние компании, штаты и фонды заработной платы.
— Перечень передаваемых смет, титульных списков, штатных расписаний, договоров, соглашений, обязательств, руководящих материалов по финансовой и бухгалтерской работе (справочники, счетные планы, основные инструкции и др.).
— Состояние архива и бухгалтерских документов.
— Мероприятия, необходимые для дальнейшего улучшения работы.
В акте приема-передачи дел указывается наличие или отсутствие книг регистров бухгалтерского учета, а также инструкций и методических указаний по организации бухгалтерского учета и составлению годовой и периодической отчетности.
9. При приеме-передаче дел бухгалтерии следует руководствоваться Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Но следует иметь ввиду, что оба этих документа могут уточняться, путем внесения изменений и дополнений, которые необходимо регулярно отслеживать.

Кто и за что отвечает

Вновь пришедший главный бухгалтер заинтересован в том, чтобы строго разграничить ответственность за свои действия и действия своего предшественника.
Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации. Он же несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Это установлено Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.
Перечислим основные моменты ответственности главного бухгалтера.
Ответственность главного бухгалтера — это с одной стороны ответственность в соответствии с трудовым законодательством, с другой — с налоговым и уголовным кодексами и Кодексом РФ об административных правонарушениях.
По Уголовному кодексу РФ (ст. 199) наказание грозит бухгалтеру в случае уклонения от уплаты налогов «путем включения в бухгалтерские документы заведомо искаженных данных о доходах или расходах либо иным путем» в крупном размере (сумма свыше 100 000 рублей). В этом случае главного бухгалтера могут лишить права занимать подобную должность на срок до пяти лет либо арестовать на срок от четырех месяцев до шести лет. Наказуемо и причинение ущерба путем обмана (ст. 165), злоупотребления полномочиями (ст. 201), халатного отношения (ст. 293) и подделки документов (ст. 327).
Но новому главному бухгалтеру это пока не грозит.
В соответствии с рядом статей КоАП РФ главного бухгалтера могут оштрафовать за многие нарушения, в том числе за:
— нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций (ст. 15.1);
— нарушение сроков подачи заявления о постановке на учет в налоговом органе или органе государственного внебюджетного фонда, и за ведение деятельности без постановки на учет в этих органах (ст. 15.3);
— нарушение срока представления сведений об открытии и закрытии счета в банке или иной кредитной организации (ст. 15.4);
— нарушение сроков представления налоговой декларации (ст. 15.5);
— нарушение порядка представления статистической информации (ст. 13.19);
— непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля (ст. 15.6);
— грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, под которым понимается искажение сумм начисленных налогов или любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10% (ст. 15.11),
— несоблюдение установленного порядка ведения учета, составления и представления отчетности по валютным операциям, нарушение установленных сроков хранения учетных и отчетных документов (ст. 15.25 КоАП РФ).
Следовательно, при приеме дел особое внимание надо уделить кассовым и расчетным документам, наличию и срокам сдачи отчетности и сведений в налоговые и иные органы.
Главный бухгалтер, в частности, несет ответственность в случаях:
— неправильного ведения бухгалтерского учета, следствием чего явились ошибки в бухгалтерском учете и искажения в бухгалтерской отчетности;
— принятия к исполнению и оформлению документов по операциям, которые противоречат действующему законодательству, нарушения правил и положений, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность;
— несвоевременной и неправильной выверки операций по расчетному и другим счетам в банках, расчетов с дебиторами и кредиторами;
— нарушения порядка списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской и кредиторской задолженностей и других потерь, за несвоевременное взыскание денежных начетов с виновных лиц;
— составления недостоверной бухгалтерской отчетности, за нарушение сроков представления квартальных и годовых бухгалтерских отчетов.
В связи с этим наличие документов, их оформление важно проверить в ходе приема-передачи дел. Кроме того, следует уделить внимание отражению в учете выявленных недостач, а также выверке взаиморасчетов с поставщиками и покупателями организации.

За какой период следует проверить
наличие документов?

Согласно статье 87 Налогового кодекса РФ налоговые инспекции вправе проверить деятельность налогоплательщика за три календарных года, поэтому при приемке-передаче дел будущему главному бухгалтеру следует поинтересоваться, когда была последняя проверка налоговой инспекции. Если компанию проверяли, скажем, год назад, то пристальному вниманию и детальному изучению подлежит акт последней проверки. И в этом случае бухгалтер может проверять только ту документацию, которая образовалась в деятельности после указанного акта.
Если же проверки не было, то по закону «О бухгалтерском учете», первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность должны храниться не менее пяти лет (ст. 17), а поэтому именно за этот период указанные документы должны быть в наличии.
По истечении срока, указанного в приказе о передаче дел все учетные процессы за истекший период должны быть завершены. Это означает, что должны быть выполнены все бухгалтерские записи за истекший период, сформированы в дела первичные документы, служащие основанием для каждой выполненный записи, сверстан оборотный баланс, формы бухгалтерской и налоговой отчетности.
К передаче готовятся также книги и журналы регистрации. Бухгалтерские документы должны быть подшиты в дела согласно номенклатуре дел, действующей в компании. Отсутствие документа не спасает от ответственности в дальнейшем. Поэтому новый главный бухгалтер должен сверить передаваемые ему документы с их перечнем, книгами и журналами регистрации. И, если выяснилось, что некоторые из необходимых журналов (книг) отсутствуют, об этом делается соответствующая запись в акте приема-передачи, а журнал (книга) заводится со дня приемки дел.
Так как проверка всего бухгалтерского и налогового учета за трехлетний период в короткий срок нереальна, то передача дел обычно производится на основе последнего представленного бухгалтерией баланса. На практике операции проверяются выборочно или, к примеру, сплошным порядком по какому-либо разделу за выбранный срок. Также надо обратить особое внимание на соблюдение правильности оформления первичных документов, служащих основанием для отражения операций в бухгалтерских регистрах, наличие подписей уполномоченных лиц. При необходимости право подписи тех или иных документов подтверждается соответствующими учредительными документами, доверенностями или приказами, которые также необходимо увидеть в наличии. Основательно нужно проверить налоговую отчетность по всем уплачиваемым налогам. Первостепенными налогами в данном случае являются налог на прибыль и НДС. В отчетности следует обратить внимание не только на правильность заполнения форм, но и на отметку о приеме документа, на срок его сдачи и наличие всех необходимых подписей.
Выявленные в ходе проверки нарушения, ошибки и неточности указываются в акте приема-передачи дел. Обычно, оформляются бухгалтерские справки за подписью уходящего главного бухгалтера или временно исполняющего его обязанности. Внесение исправлений в регистры бухгалтерского учета может ложиться как на нового главного бухгалтера, так и на прежнего.

Особые вопросы

Нужно ли проводить инвентаризацию при смене главных бухгалтеров?
Обязательные случаи проведения инвентаризации установлены законодательно*(2).
Проведение инвентаризации обязательно:
— при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
— при смене материально ответственных лиц;
— при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
— в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
— при реорганизации или ликвидации организации;
— в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Если приемка дел осуществляется в преддверии составления годовой отчетности, дата обязательной инвентаризации определена в учетной политике предприятия, а инвентаризация не проводилась, необходимо ставить вопрос о проведении обязательной инвентаризации имущества с соответствующей корректировкой приказа о приемке-передаче дел (т.к. уложиться в сроки, указанные в приказе вряд ли удастся — примечание автора).
И это — прямая ответственность именно кадровика, который, хотя и не должен знать всех тонкостей бухгалтерского учета, но при составлении проекта приказа обязан учесть и такую возможность.
Если на предприятии главный бухгалтер является материально-ответственным лицом (что возможно в соответствии со ст. 243 Трудового кодекса РФ и должно быть оговорено в трудовом договоре с ним — примечание автора), инвентаризация также обязательна. Например, при совмещении главным бухгалтером должности кассира проводится инвентаризация кассовой наличности. По результатам проверки составляется отдельный акт проверки кассы, который подписывают как сдающий, так и принимающий дела бухгалтерии, а также кассир и представитель работодателя. Этот акт является приложением к акту приема-передачи.
Если же материальная ответственность не предусмотрена, а времени на прием-передачу дел мало, не лишним будет посмотреть итоги последней инвентаризации, проведенной в компании. И это также необходимо отметить в акте.
Практически же одни бухгалтеры проводят инвентаризацию только финансов (смотрят остатки по кассе, на расчетных счетах, дебиторскую и кредиторскую задолженности), другие требуют и инвентаризации основных средств и материально-производственных запасов. Выявленные таким образом расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в порядке, предусмотренном Положением по ведению бухгалтерского учета.
В итоге приема-передачи дел оформляется приемо-передаточный акт.

Пример N 2

«Утверждено»
Приказом по ООО «КРАФФТ»
N 47 от 02.06.2006 г.

Акт приема-передачи дел и документов

город Москва «02» июня 2006 г.

На основании приказа N 42 от 16.05.2006 г. о приеме-передаче дел и документов Отдела бухгалтерского учета и финансового контроля в связи с расторжением трудового договора с Ивановым И.С., главный бухгалтер ООО «КРАФФТ» Иванов Иван Сергеевич передает, а Шмаков Анатолий Андреевич (временно исполняющий обязанности заместителя главного бухгалтера ООО «КРАФФТ») принимает дела и документы за 2004-2006 гг. и справочный аппарат к ним:

——T———————T——————T————————-T—————T———-¬
¦N п/п¦Наименование N описи ¦Кол-во экз. описи ¦Кол-во и наименование дел¦Сроки хранения¦Примечание¦
¦ ¦ ¦ ¦ (единиц хранения) ¦ дел ¦ ¦
+——+———————+——————+————————-+—————+———-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+——+———————+——————+————————-+—————+———-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+——+———————+——————+————————-+—————+———-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L——+———————+——————+————————-+—————+————

Итого принято:
дел (единиц хранения) _____________________________________________________________________________
(цифрами и прописью)
Из них:
постоянного хранения ______________________________________________________________________________
временного (свыше 10 лет) хранения ________________________________________________________________
по личному составу ________________________________________________________________________________
временного (до 10 лет) хранения ___________________________________________________________________
Описей:____________________________________________________________________________________________
(цифрами и прописью)
Из них:
постоянного хранения ______________________________________________________________________________
временного (свыше 10 лет) хранения ________________________________________________________________
по личному составу ________________________________________________________________________________
временного (до 10 лет) хранения ___________________________________________________________________

1. Общая характеристика бухгалтерского учета и организации
работы бухгалтерии

Сведения об организации работы в самой бухгалтерии. Штат, его укомплектованность, текучесть кадров и ее причины. Распределение обязанностей между сотрудниками, наличие должностных инструкций. Квалификация сотрудников и работа по ее повышению.
Кстати, эту информацию обязан знать и иметь и кадровик тоже.
Применение типовых и унифицированных форм первичной учетной документации по бухгалтерскому учету и отчетности, специализированных форм бланков или разработанных и утвержденных организацией самостоятельно. Обеспеченность бланками форм первичных документов и учетных регистров, отчетности.
Обеспечение нормативной базой по бухгалтерскому и налоговому учету и отчетности (книгами, программами). Наличие внутренних (возможно и ведомственных) инструктивных положений и инструкций.
Обеспеченность персональными компьютерами, оргтехникой.
Общая характеристика бухгалтерского учета. Система и форма (мемориально-ордерная, журнально-ордерная, компьютерная). Состояние регистров синтетического и аналитического учета, расхождения данных в них.

2. Состояние учета денежных средств

Касса. Наличие кассира и действующего договора на полную материальную ответственность с ним. Условия хранения и учета наличных средств и денежных документов (марки почтовые, государственной пошлины, вексельные, оплаченные авиабилеты и др.). Состояние записей в кассовой книге, остаток наличных денег и денежных документов в кассе, их соответствие бухгалтерским записям фиксируется отдельным актом ревизии, который прилагается к акту приема-передачи дел.
Перечень всех счетов денежных средств организации с указанием их номеров и отделений банков. Остатки средств по каждому счету согласно выпискам банка, сверенным с данными учета. Наличие уведомлений налоговых органов об открытых счетах.
Наличие чековых книжек, номера неиспользованных чеков.

3. Состояние учета расчетных операций

Наличие выписок из счетов в банке, договоров и других документов расчетного характера.
Инвентаризации расчетов с контрагентами, наличие актов сверки взаимных расчетов, на какую дату урегулированы расхождения. Ведение претензионной работы. Реальность дебиторской и кредиторской задолженности. Наличие просроченной и безнадежной дебиторской задолженности, с указанием виновных в этом лиц.
Наличие актов сверки расчетов с налоговыми органами, а также задолженности перед бюджетом по налогам и сборам.
Банковские кредиты, состояние задолженности по срокам погашения.

4. Состояние учета амортизируемого имущества
(основных средств и нематериальных активов)

Дата последней инвентаризация имущества, ее полнота и качество, отражение в учете. Инвентаризационные описи, в каком виде и у кого они хранятся. Наличие актов ввода в эксплуатацию объектов основных средств, их выбытия и списания. Инвентарные карточки на основные средства. Ответственные хранители ценностей, наличие и срок действия приказа об их назначении.

5. Состояние материального учета

Наличие актов (сличительных ведомостей, снятия натуральных остатков) выверки бухгалтерских записей с записями материально ответственных лиц, дата последней выверки. Дата последней инвентаризации материальные ценности, ее результаты. Отражение в учете актов ревизий и обследований, материалов о недостачах, хищениях, переданных и не переданных в органы расследования. Состояние аналитического учета материалов, наличие приходных и расходных документов по движению материальных ценностей.

6. Состояние расчетов с работниками

Сведения о штатном расписании, наличии трудовых договоров (включая приложения и дополните