Методология разработки квалификационной характеристики | Статьи | 123-Job.ru

Методология разработки квалификационной характеристики


21.03.2010

Квалификационные характеристики должностей предназначены для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм собственности, организационно-правовых форм и отраслей экономики независимо от их ведомственной подчиненности. Знание методологии разработки квалификационной характеристики может оказать существенную помощь при проведении анализа работ с целью профилирования должностей в организациях.

Традиционно квалификационные характеристики создаются для определения обязанностей, оценки степени мастерства работников организации и назначения им заработной платы. Типовая структура квалификационной характеристики и требования к содержанию ее разделов представлены в табл. 1.
Сегодня очевидно, что квалификационные характеристики должностей работников организаций должны отражать изменения в процессе труда и, соответственно, в трудовых функциях. Необходим механизм, который позволит не только формировать, но и при необходимости трансформировать квалификационные характеристики.

Принципы разработки квалификационных характеристик

Как известно, принцип (от лат. principium — начало, основа) — это основное исходное положение какой-либо теории, учения, науки, мировоззрения и т.д., а также основная особенность устройства какого-либо механизма, ведения какой-либо деятельности. Разработку квалификационной характеристики необходимо осуществлять, исходя из норм деятельности, представленных в табл. 2.

Порядок разработки квалификационной характеристики

Разработка квалификационных характеристик к должностям должна быть начата с исследования содержания работы и выявления важнейших характеристик работы, обуславливающих требования к квалификации исполнителя, необходимой для ее выполнения. Потому что систематическое и подробное исследование содержания работы дает возможность определить наиболее существенные характеристики работы, упорядочить и оценить информацию, связанную с работой или трудом работника, четко определить цели, задачи, элементы работы в той или иной должности и условия ее эффективного выполнения.

Таблица 1

Структура и содержание квалификационной характеристики

——————-T——————————T————————————————-¬
¦ Наименование ¦ Содержание раздела ¦ Комментарий, рекомендации ¦
¦ раздела ¦ ¦ ¦
+——————+——————————+————————————————-+
¦»Должностные обя-¦Перечисляются работы, выпол-¦Этот раздел является основным, поскольку содержа-¦
¦занности» ¦нение которых полностью или¦ние работ определяет само наименование должности,¦
¦ ¦частично поручается работни-¦ее роль и место в структуре предприятия,¦
¦ ¦ку, занимающему данную долж-¦учреждения, организации, а также требования к¦
¦ ¦ность. ¦знаниям и квалификации работников, необходимым¦
¦ ¦ ¦для замещения соответствующей должности и¦
¦ ¦ ¦выполнения установленных обязанностей. С учетом¦
¦ ¦ ¦различий в объеме и разнообразия работ, степени¦
¦ ¦ ¦самостоятельности в принятии решений допускается¦
¦ ¦ ¦разная детализация обязанностей работников. Если¦
¦ ¦ ¦в характеристиках должностей руководителей эти¦
¦ ¦ ¦обязанности излагаются довольно укрупненно, то в¦
¦ ¦ ¦обязанности исполнителей включаются более¦
¦ ¦ ¦конкретные виды работ. Степень их дифференциации¦
¦ ¦ ¦тем больше, чем очевиднее стереотипность выполне-¦
¦ ¦ ¦ния и меньше требуемая для этого квалификация¦
¦ ¦ ¦исполнителей. Такой порядок перечисления должнос-¦
¦ ¦ ¦тных обязанностей облегчает практическое приме-¦
¦ ¦ ¦нение квалификационных характеристик, осуществле-¦
¦ ¦ ¦ние сравнительного анализа степени разнообразия¦
¦ ¦ ¦работ, предусматриваемых по той или иной¦
¦ ¦ ¦должности, а также решение вопросов, связанных с¦
¦ ¦ ¦совершенствованием разделения труда служащих. ¦
+——————+——————————+————————————————-+
¦»Должен знать» ¦Содержатся основные требова-¦Содержание раздела «Должен знать» устанавливается¦
¦ ¦ния, предъявляемые к работ-¦исходя из перечня должностных обязанностей¦
¦ ¦никам в отношении знаний за-¦работников и строится в определенной последова-¦
¦ ¦конодательных актов, прика-¦тельности. Прежде всего, формулируются требова-¦
¦ ¦зов, распоряжений, инструкций¦ния к знаниям нормативных документов и методи-¦
¦ ¦и других руководящих и мето-¦ческих материалов, определяющих порядок выполне-¦
¦ ¦дических документов, а также¦ния предусмотренных функций. Далее следуют требо-¦
¦ ¦специальных знаний, необходи-¦вания к знаниям, вытекающие из основной дея-¦
¦ ¦мых для успешного выполнения¦тельности по той или иной должности. При этом в¦
¦ ¦всех работ, предусмотренных¦зависимости от содержания должностных обязаннос-¦
¦ ¦по соответствующей должности.¦тей и степени самостоятельности их выполнения они¦
¦ ¦ ¦дифференцируются. Так, для замещения одних долж-¦
¦ ¦ ¦ностей или групп должностей обязательны знания¦
¦ ¦ ¦технологии производства продукции, экономики и¦
¦ ¦ ¦организации труда и управления, а для других -¦
¦ ¦ ¦достаточно знаний их основ. Важная особенность¦
¦ ¦ ¦этого раздела — лаконичность и унификация форму-¦
¦ ¦ ¦лировок специальных знаний, особенно применитель-¦
¦ ¦ ¦но к группам должностей, относящихся к одной фун-¦
¦ ¦ ¦кции управления. ¦
+——————+——————————+————————————————-+
¦»Требования к ква-¦Определяет уровень и профиль¦Требования к квалификации, устанавливаемые в¦
¦лификации по раз-¦специальной подготовки работ-¦характеристиках должностей, определяются на осно-¦
¦рядам оплаты тру-¦ника, необходимые для выпол-¦ве установленных критериев выявления квалификаци-¦
¦да» ¦нения предусмотренных обязан-¦онных различий работников. ¦
¦ ¦ностей, требования к стажу¦ ¦
¦ ¦практической работы и др. ¦ ¦
L——————+——————————+—————————————————

Таблица 2

Характеристика принципов, лежащих в основе формирования
квалификационных требований к работникам

——————————T———————————————————————¬
¦ Принцип ¦ Характеристика ¦
+—————————-+———————————————————————+
¦1.Максимальной точности опи-¦Своевременное отслеживание и исключение работ, уже несвойственных¦
¦сания функциональных обязан-¦данной должности в изменившихся условиях, расширение круга¦
¦ностей ¦обязанностей исполнителей за счет включения в перечень новых функций,¦
¦ ¦выполнение которых не требует другой специальности, квалификации или¦
¦ ¦изменения должностного наименования ¦
+—————————-+———————————————————————+
¦2. Минимальной достаточности¦В перечень функций включаются типовые функции работника, наиболее¦
¦ ¦часто выполняемые, которые минимально необходимы для исполнения¦
¦ ¦служебных обязанностей в организациях независимо от их форм¦
¦ ¦собственности и организационно-правовых форм, исходя из сложившейся¦
¦ ¦практики разделения и кооперации труда ¦
+—————————-+———————————————————————+
¦3. «Бок о бок» ¦Одновременное проектирование должностных обязанностей и необходимых¦
¦ ¦для их выполнения знаний ¦
+—————————-+———————————————————————+
¦4. Значимости функций ¦При рассмотрении объекта как комплекса выполняемых работником функций¦
¦ ¦приоритет отдается главным функциям ¦
+—————————-+———————————————————————+
¦5.Соответствия государствен-¦Квалификационные требования к должностям должны основываться на¦
¦ному образовательному стан-¦образовательных стандартах профессиональной подготовки к выполнению¦
¦дарту ¦работы в данной должности ¦
+—————————-+———————————————————————+
¦6. Соответствия значимости¦Сбалансированность распределения времени между различными по¦
¦функций временным затратам¦значимости функциями при высоком уровне качества ¦
¦на их осуществление ¦ ¦
+—————————-+———————————————————————+
¦7. Научности ¦Достаточное и четкое научное обоснование критериев, вводимых в¦
¦ ¦качестве основных ¦
+—————————-+———————————————————————+
¦8. Полноты ¦Охват всех сторон практической деятельности работника ¦
+—————————-+———————————————————————+
¦9. Диагностичности ¦Возможность по предлагаемым критериям поставить однозначный диагноз¦
¦ ¦на том или ином уровне квалификации специалиста ¦
L—————————-+———————————————————————-

Процедура описания характеристик работы, ее содержания, целей, задач, основных функций и др. элементов называется анализ работы. Это важнейшая содержательная и методическая часть процесса формирования квалификационной характеристики должности, так как анализ является обязательным элементом системного подхода к объекту исследования наряду с синтезом и другими методами познания. Анализ служит отправной точкой прогнозирования, планирования, управления объектами и протекающими в них процессами.
Цель анализа работы состоит в выявлении ее важнейших характеристик и требований к исполнителям, необходимых для ее выполнения. В процессе анализа ведется поиск ответов на следующие вопросы:
наименование работы;
место выполнения работы;
цель работы;
ответственность руководителя;
ответственность работника;
взаимодействие работника в процессе выполнения работы;
необходимые рабочие стандарты (нормы);
затраченные усилия для выполнения работы;
какие задачи являются простыми, какие — сложными.
В процессе анализа работы можно выделить 4 этапа:
Этап 1. На этом этапе происходит сбор и изучение информации о задачах, которые должны быть выполнены на каждом рабочем месте, и навыках, необходимых для выполнения этих задач. Для этого необходимо выявить содержание работы (что должно быть сделано?), характер ее выполнения (как должно быть сделано?) и условия труда, а также разграничить элементы деятельности.
В числе основных способов изучения и исследования работы можно отметить:
сплошное наблюдение;
выборочное наблюдение;
простое собеседование;
групповое интервью;
применение вопросников и анкет.
Информация, собираемая в процессе анализа работы, используется для составления двух важнейших документов — описания работы (табл. 3) и личностной спецификации (табл. 4). Эти документы имеют большое значение для успешного проведения процедуры найма и отбора кадров, оценки работ и определения ставок заработной платы.
Личностная спецификация может быть составлена либо в текстовой форме, либо в табличной. В ней выделяют три категории качеств:
основные требуемые качества, то есть такие, без наличия которых работа не может осуществляться на удовлетворительном уровне;
желаемые качества: преимущество должно отдаваться кандидатам, обладающим ими, при условии наличия у них других главных качеств;
противопоказания: качества, автоматически исключающие кандидатов, хотя и подходящих по другим параметрам.

Таблица 3

Описание работы по должности «Секретарь-референт»

ООО «Эверест»

—-T——————————————T—————————————————¬
¦1. ¦ Название должности ¦ Секретарь-референт ¦
+—+——————————————+—————————————————+
¦2. ¦Непосредственный руководитель ¦Директор фирмы ¦
+—+——————————————+—————————————————+
¦3. ¦Непосредственные подчиненные, их обязан-¦Отсутствуют ¦
¦ ¦ности ¦ ¦
+—+——————————————+—————————————————+
¦4. ¦Основная цель работы ¦Организация помощи руководителю, контроль и¦
¦ ¦ ¦распределение информационных потоков, поступающих в¦
¦ ¦ ¦офис ¦
+—+——————————————+—————————————————+
¦5. ¦Каковы основные задачи и обязанности спе-¦- подготовка документов, контрактов, в том числе на¦
¦ ¦циалиста: ¦ французском и английском языках, 6-7 ч. в неделю ¦
¦ ¦- по каждому виду деятельности ¦- стенографирование во время заседаний, 2-4 ч. в¦
¦ ¦- какая доля рабочего времени тратится на¦ неделю ¦
¦ ¦ каждый вид деятельности ¦- телефонное обслуживание офиса, общение с клиента-¦
¦ ¦ ¦ ми и ответы на вопросы по телефону, 4-5 ч. ежед-¦
¦ ¦ ¦ невно ¦
¦ ¦ ¦- прием и регистрация документов, 2-3 ч. ежедневно ¦
¦ ¦ ¦- обеспечение сохранности документов,8 ч. ежедневно¦
+—+——————————————+—————————————————+
¦6. ¦Как происходит оценка работника ¦По количеству замечаний и дополнений от руководите-¦
¦ ¦ ¦ля ¦
+—+——————————————+—————————————————+
¦7. ¦Как работа согласуется с деятельностью¦Полностью ¦
¦ ¦отдела ¦ ¦
+—+——————————————+—————————————————+
¦8. ¦Откуда поступает работа ¦- от руководителя ¦
¦ ¦ ¦- от коллег ¦
¦ ¦ ¦- от покупателей ¦
¦ ¦ ¦- извне (по телефону) ¦
+—+——————————————+—————————————————+
¦9. ¦Куда направляется сделанная работа ¦- за пределы организации ¦
¦ ¦ ¦- руководителю ¦
¦ ¦ ¦- в структурные подразделения фирмы ¦
+—+——————————————+—————————————————+
¦10.¦Как часто и в каком объеме поступает¦Работа поступает регулярно, по мере появления новых¦
¦ ¦работа по каждому виду деятельности ¦клиентов и видов работ ¦
+—+——————————————+—————————————————+
¦11.¦Должен ли работник заполнить какие-либо¦Ведение журналов учета входящей и исходящей¦
¦ ¦документы или вести записи, какие и как¦документации, поступления звонков, отправления¦
¦ ¦часто ¦факсов, составление контрактов. ¦
¦ ¦ ¦Документация заполняется немедленно при поступлении¦
¦ ¦ ¦очередных данных ¦
+—+——————————————+—————————————————+
¦12.¦Какими техническими средствами управления¦Internet, Windows, Word, многофункциональные¦
¦ ¦пользуются служащие ¦калькуляторы, системный телефон, ксерокс, сканер ¦
+—+——————————————+—————————————————+
¦13.¦Какие расчеты необходимо производить ¦- ¦
¦ ¦ ¦ ¦
+—+——————————————+—————————————————+
¦14.¦В какой степени работа требует контактов: ¦- постоянный контакт с руководителем ¦
¦ ¦- со служащими других отделов ¦- периодические контакты с работниками структурных¦
¦ ¦- с представителями других организаций ¦ подразделений ¦
¦ ¦- с частными лицами ¦- редкие контакты с частными лицами ¦
+—+——————————————+—————————————————+
¦15.¦Рабочие условия, командировки ¦Рабочее время с 9.00. до 17.30, с перерывом на¦
¦ ¦ ¦обед; возможна работа во внеурочное время за¦
¦ ¦ ¦дополнительное вознаграждение ¦
+—+——————————————+—————————————————+
¦16.¦Какая требуется квалификация и опыт для¦Высшее экономическое образование, умение работать¦
¦ ¦выполнения работы ¦на ПЭВМ, опыт работы от 1 года ¦
+—+——————————————+—————————————————+
¦17.¦Какие специальные навыки и подготовка¦Знание стенографии, делового этикета, иностранных¦
¦ ¦необходимы для выполнения работы ¦языков, машинописи ¦
+—+——————————————+—————————————————+
¦18.¦Сколько времени требуется человеку со¦При наличии базовых знаний по языкам, компьютеру,¦
¦ ¦средними способностями для того, чтобы¦этикету — около двух месяцев ¦
¦ ¦научиться выполнять данную работу ¦ ¦
+—+——————————————+—————————————————+
¦19.¦Условия найма и труда ¦Работа по трудовому соглашению с испытательным¦
¦ ¦ ¦сроком 1 мес, оплата труда устанавливается¦
¦ ¦ ¦индивидуально, предусмотрены ежемесячные премии в¦
¦ ¦ ¦размере оклада, отпуск, льготы по ТК РФ ¦
L—+——————————————+—————————————————-

Таблица 4

Личностная спецификация

Должность___________

———————————————-T—————————————————-¬
¦ ¦ Требуемые качества ¦
¦ +—————T——————T——————+
¦ ¦ основные ¦ желаемые ¦ противопоказания ¦
+———————————————+—————+——————+——————+
¦1. Физический облик ¦ ¦ ¦ ¦
+———————————————+—————+——————+——————+
¦2. Квалификация (образование, опыт работы) ¦ ¦ ¦ ¦
+———————————————+—————+——————+——————+
¦3. Интеллект ¦ ¦ ¦ ¦
+———————————————+—————+——————+——————+
¦4. Специальные ¦ ¦ ¦ ¦
¦способности ¦ ¦ ¦ ¦
+———————————————+—————+——————+——————+
¦5. Интересы ¦ ¦ ¦ ¦
+———————————————+—————+——————+——————+
¦6. Черты характера ¦ ¦ ¦ ¦
+———————————————+—————+——————+——————+
¦7. Внешние условия ¦ ¦ ¦ ¦
L———————————————+—————+——————+——————-

Этап 2. На этом этапе происходит анализ требований к исполнителю (свойства работников), в рамках которого осуществляется «перевод» характеристик работы в характеристики человека, то есть в «квалификацию» или «предпосылки пригодности». При этом можно выделить проблему распознавания на основе видимого (задачи, работы) незримого (черт личности работника). Анализ требований к исполнителю заключается в определении требований к физическим, психическим, социальным и интеллектуальным качествам работника, вытекающих из «объективных характеристик» (качественное измерение) рабочего задания.
В отличие от персонифицированного понятия «квалификация», рабочие требования привязаны не к работнику, а к подлежащей выполнению задаче, и могут быть структурированы по видам (требования к различным профессиональным группам, требования, связанные с определенным видом технологии и т.п.), по степени подготовленности (например, необходимость предварительного обучения), и по категориям (требования физические и интеллектуальные, требования к внимательности, ответственности и др.). Результаты анализа требований используются, в первую очередь, при принятии решений о назначении на рабочие места, для дифференцирования заработной платы в зависимости от степени трудности работы и при структурировании работ.
Анализ требований к исполнителю предполагает сопоставление профессиональной пригодности работника с требованиями, которые ему предъявляются, а также изучение недостатков в работе служащего и сравнение ее (фактически выполненной работы) со стандартом исполнения.
Этап 3. На этом этапе происходит анализ значимости выделенных требований. Анализируя значимость требований, необходимо дать ответы на следующие вопросы:
В какой степени требуется выполнение отдельных предпосылок пригодности?
Насколько значимы отдельные требования к работнику?
Каковы критерии значимости этих требований?
В чем состоят индивидуальные отличия в выносливости? И др.
Этап 4. На этом этапе происходит разработка профиля требований к должности (рабочему месту). Профиль требований к должности содержит все требования, которым должен отвечать работник, чтобы успешно справляться с соответствующими задачами. Основой применения профильного метода к разработке квалификационной характеристике является наличие подробного каталога требований, предъявляемых к человеку в зависимости от выполняемой им работы, с учетом количественных характеристик рабочих мест и персонала.
Анализ работы проводит аналитик работ, в обязанности которого должны быть включены следующие функции:
изучение и анализ работы;
составление описания обязанностей и ответственности, а также физических и интеллектуальных требований к работникам;
сбор, анализ и обобщение данных, характеризующих профессии и квалификацию работников;
оценка работы;
участие в определении уровня (и величины) оплаты труда работников с учетом степени сложности и ответственности поручаемой работы.
Стиль текста описания работы должен быть подчинен определенным требованиям. Так, в описании работы применяют краткие формулировки, каждое описание задачи начинается с глагола в настоящем времени в активной форме, каждому действию соответствует одна цель. Исключено использование неточных (неконкретных) терминов и лишних слов. Структура формулировки в описании работы следующая:
1) на первом месте — глагол в настоящем времени и активной форме;
2) на втором месте — дополнение;
3) на последнем месте — фраза с глаголом в неопределенной форме, показывающая цель действия.
Например: 1) формулирует 2) требования должности, 3) чтобы оценивать кандидатов при найме.
В современном кадровом сообществе сегодня чаще всего используются опросные методики, обработка которых с помощью ключей или компьютерных программ позволяет получать сопоставимые описания должностей, их «веса», формировать требования к кандидатам при найме, критерии оценки квалификации действующего персонала и результативности труда в организации. Ниже приведены рекомендации по проведению структурированного собеседования, в которых содержится примерный перечень вопросов, позволяющих провести наиболее полный и точный анализ определенной работы (приложение 1). Также для примера предлагается опросник для оценки работы в должности, используемый в методике консалтинговой компании Hay-Group (приложение 2). Для определения разряда сложности работы может быть использован бланк тарифно-квалификационной карты (приложение 3).

Приложение 1

Рекомендации по проведению структурированного собеседования
для анализа работы

Место в данной организации
1. Как называется ваша должность (работа)?
2. В каком отделе вы работаете?
3. Какие должности (работы) непосредственно выше вашей?
4. Какие должности (работы) непосредственно ниже вашей?
Главная цель работы
5. Какой вы себе представляете главную цель вашей работы?
Основные обязанности, виды или направления деятельности
6. Каковы ваши основные обязанности, направления деятельности?
7. Насколько важна каждая из названных вами обязанностей в вашей работе?
8. Какую долю рабочего времени вы тратите на выполнение каждой из них?
По каждой обязанности, виду или направлению деятельности
9. Какими инструментами, оборудованием вы пользуетесь?
10. Для чего вы используете каждый инструмент (оборудование)?
11. Насколько они важны в вашей работе?
12. Как часто вы ими пользуетесь?
13. Какие аспекты вашей работы требуют физических усилий?
14. Что вам конкретно приходится делать?
15. Какого рода усилие, давление вы используете в работе?
16. Как часто вам приходится производить эту операцию?
17. Какие письменные материалы вы используете в качестве источников информации — записки, отчеты, статьи и т. п.?
18. Для чего вы их используете?
19. Насколько они важны в вашей работе?
20. Как часто вы ими пользуетесь?
21. Что вам приходится писать: отчеты, письма, докладные записки?
22. Кому вы обычно пишите?
23. Каково обычно содержание этих текстов?
24. Как вы решаете, что вы должны писать?
25. Как часто вам приходится их писать?
26. Какими материалами вы пользуетесь, включая таблицы с числами и т. п.?
27. Для чего вы их используете?
28. Насколько они важны в вашей работе?
29. Как часто вы их используете?
30. Какие расчеты вам приходится выполнять?
31. Для чего вам приходится их делать?
32. Какой уровень математических знаний вам требуется, например, работа с десятичными и простыми дробями, с алгебраическими выражениями и т. п.?
33. Как часто вы работаете с цифрами?
34. Пользуетесь ли вы в своей работе графиками, рисунками или иными графическими материалами?
35. Для чего вы их используете?
36. Насколько они важны?
37. Как часто вы их используете?
38. Приходилось ли вам когда-нибудь составлять карты, схемы, диаграммы и т. п.?
39. По каким причинам?
40. Как часто вы это делаете?
41. Какие аспекты вашей работы, если таковые имеются, требуют от вас точности или аккуратности в работе?
42. Каковы были бы последствия, если бы вы были не точны или не аккуратны?
43. Какие другие источники информации вы используете в своей работе?
44. По какой причине?
45. Насколько они важны?
46. Необходима ли для этой работы профессиональная квалификация?
47. Какой уровень образования необходим для того, чтобы выполнять данную работу?
48. Нужен ли для выполнения этой работы предыдущий опыт?
49. Если да, то какой конкретно опыт вы используете?
50. Почему вы так думаете?
51. За какое минимальное количество времени человек мог бы получить такой опыт?
52. Как часто вас контролируют?
53. Сколько у вас контактов с вашим контролером?
54. Как узнает ваш контролер, что ваша работа по качеству ниже стандартных требований?
55. Сколько человек вы контролируете?
56. В чем заключается этот контроль?
57. Каким образом вы определяете порядок выполнения своей работы?
58. Что вам приходится планировать или организовывать?
59. Для чего вам приходится это делать?
60. Насколько это важно в вашей работе?
61. Как часто вам приходится это делать?
62. Каким образом вы несете ответственность за безопасность других?
63. Что входит в эту ответственность?
64. Насколько это важно?
65. За что вы несете непосредственную ответственность (имущество, материалы, деньги)?
66. Что сюда входит?
67. Насколько это важно?
Контакты с другими работниками
68. С кем вы контактируете?
69. По какой причине?
70. Насколько важен контакт с каждым из них?
71. Как часто вы вступаете в контакт с каждым из них?
72. С кем вне организации вы вступаете в контакты?
73. По какой причине?
74. Насколько важны контакты с каждым из них?
75. Как часто вы вступаете в контакты с каждым из них?
76. Участвуете ли вы в каких-либо собеседованиях, обучении, публичных выступлениях?
77. По ка