Работник изменил фамилию

Любой гражданин может изменить свое имя, фамилию и отчество, в том числе и кто-то из ваших работников. В статье мы расскажем о том, как правильно внести эти изменения в кадровые и бухгалтерские документы.
Фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия и другая информация о гражданине относятся к его персональным данным. Это установлено в пункте 1 статьи 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных". Многие кадровые и бухгалтерские документы содержат персональные данные. Поэтому когда они меняются, в документы также необходимо вносить изменения.
Гражданин, переменивший имя, должен сам позаботиться о внесении изменений в оформленные на его прежнее имя паспорт, диплом об образовании, военный билет и т.д. (п. 2 ст. 19 ГК РФ). В кадровые и бухгалтерские документы, содержащие персональные данные гражданина (трудовой договор, трудовая книжка, личная карточка и др.), изменения вносит работодатель.

Менять ли трудовой договор

В трудовом договоре должна содержаться информация о фамилии, имени и отчестве работника. Об этом говорится в части 1 статьи 57 Трудового кодекса. Как быть, если эти данные изменились? Существует два мнения: заключить дополнительное соглашение к трудовому договору или внести изменения в его первоначальный текст.
Соглашение не заключается. В трудовом договоре указываются сведения о сотруднике, а также условия работы и оплаты труда. Фамилия, имя, отчество, данные о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям. Согласно части 3 статьи 57 Трудового кодекса недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора. В случае изменения персональных сведений поправки следует вносить в текст трудового договора, заверяя новую информацию подписями работника и работодателя. Такой вывод подтверждает и статья 72 Трудового кодекса, устанавливающая, что отдельное соглашение оформляется при изменении условий трудового договора.
Соглашение заключать следует. Сторонники этой точки зрения также ссылаются на статью 57 Трудового кодекса, но указывают, что она касается внесения в трудовой договор недостающих сведений, а не измененных. Значит, сведения об изменении персональных данных в трудовой договор вносить нельзя, а нужно подписывать дополнительное соглашение.
Автор придерживается первой точки зрения. Представители Федеральной инспекции труда по этому вопросу свое мнение не высказали. Поэтому многие кадровики вносят изменения и в текст трудового договора, и подписывают с работником дополнительное соглашение.
Независимо от выбранного способа для внесения изменений в трудовой договор необходимы веские документальные основания. Их может предоставить сам работник. Для того чтобы обеспечить достоверность и актуальность персональных данных, во многие трудовые договоры включают пункт об обязанности работника сообщать в кадровую службу обо всех значимых изменениях (смена фамилии, имени, адреса и т.д.).

Основания для внесения изменений

Работнику, изменившему фамилию или персональные данные, следует подать заявление о внесении изменений в документы, их содержащие. Заявление составляется в произвольной форме с указанием причины произошедших изменений. К заявлению сотрудник прилагает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации (расторжении) брака, об изменении фамилии, имени, отчества, решение суда и др.). Подлинники документов достаточно предъявить сотрудникам кадровой службы работодателя.

Личная жизнь и свобода совести

При приеме на работу работодатель не вправе требовать от соискателя предоставления информации о его политических и религиозных убеждениях. Сведения о частной жизни (семейных отношениях, состоянии здоровья) могут быть получены только с письменного согласия работника и в случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений. Об этом говорится в пункте 4 статьи 86 Трудового кодекса.

Составляем приказ

На основании заявления работника необходимо подготовить и отметить в журнале регистрации приказ о внесении изменений в документы, содержащие его персональные данные. С приказом следует ознакомить под роспись самого сотрудника, а также работников кадровой службы и бухгалтерии.
Некорректные формулировки. В приказе не стоит использовать весьма распространенную формулировку: с такого-то числа считать А.Л. Луковкину А.Л. Цветковой в связи с регистрацией брака. Луковкина считается Цветковой на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа работодателя.
Некорректной является и такая формулировка: внести изменения в персональные данные работника. Изменять такие данные могут только специальные государственные органы, а не кадровая служба. Кадровики лишь вносят изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов, выданных уполномоченными органами.
Как оформить приказ правильно. Приведем правильный вариант оформления приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника.

Пример 1. Работница ООО "Елочка" И.И. Шарикова вышла замуж и сменила фамилию. Как правильно составить приказ о внесении изменений в сведения о персональных данных?
Решение. Сотрудница должна написать заявление на имя руководителя организации с просьбой внести изменения в кадровые и бухгалтерские документы, на основании которого издается приказ (см. образец на с. 84).
На основании приказа вносятся изменения в документы, содержащие персональные данные работника.

Образец приказа о внесении изменений в документы,
содержащие персональные данные

Общество с ограниченной ответственностью "Елочка"
---------------------------------------------------
(полное наименование работодателя)

г. Волгоград 15 февраля 2008 года
-------------------------- --------------------------
(город, место составления) (дата составления приказа)

Приказ N 35
о внесении изменений в документы,
содержащие персональные данные
Шариковой Ирины Ивановны
----------------------------------
(фамилия, имя, отчество работника)

В связи с изменением фамилии работника Шариковой И.И.
---------------------- ----------------
(фамилии, имени, отче- (фамилия, иници-
ства, даты рождения) алы работника)

с Шариковой на Снежинкину
--------------------- -------------------
(прежние персональные (новые персональные
данные работника) данные работника)

Приказываю:
1. Внести соответствующие изменения в документы, содержащие персональные
данные работника Шариковой Ирины Ивановны Табельный номер 25
------------------------------------
(фамилия, имя, отчество работника)

кассира бухгалтерии,
----------------------------------------- -----------------------------
(должность (специальность, профессия), (структурное подразделение)
разряд, класс (категория) квалификации)

а именно изменить в данных документах фамилию и паспортные данные
-----------------------------------
(фамилию, имя, отчество, дату
рождения, паспортные данные)

на новые.
Основание: свидетельство о заключении брака I-РК N 607974 от
22.12.2007, паспорт серии 1804 N 333515, выдан 05.02.2008 Кировским РОВД
г. Волгограда.

2. Внесение изменений в кадровые документы, содержащие персональные
данные работника, поручить
начальнику отдела кадров Холодову Владимиру Семеновичу.
-------------------------------------------------------------------------
(должность, фамилия, имя, отчество работника, которому поручается внести
изменения в кадровые документы, содержащие персональные данные работника)

3. Внесение изменений в бухгалтерские и иные некадровые документы,
содержащие персональные данные работника, поручить
главному бухгалтеру Ледовских Наталье Борисовне.
-------------------------------------------------------------------------
(должность, фамилия, имя, отчество работника, которому поручается внести
изменения в иные документы, содержащие персональные данные работника)

Руководитель генеральный Морозов А.А. Морозов
организации директор -----------
(должность)

С приказом (распоряжением)
работник ознакомлен Снежинкина И.И. Снежинкина
--------------

15 февраля 2008 года

Вносим изменения в трудовую книжку

Согласно пункту 26 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, изменение записей о персональных данных производится работодателем по последнему месту работы. Порядок внесения изменений в трудовую книжку установлен в пунктах 2.3 и 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция N 69). Порядок внесения изменений зависит от того, какие именно сведения меняются. Способы оформления изменений могут быть разными.

Сведения о фамилии, имени, отчестве, дате рождения

Исправление сведений о фамилии, имени, отчестве или дате рождения производится на основании паспорта, свидетельства о рождении, заключении (расторжении) брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Ссылка на их номер и дату обязательна.
Изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия (другие данные) и вписывается новая. Новую фамилию пишут рядом с зачеркнутой, там, где есть свободное место. Зачеркнутая запись должна легко читаться. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки. Внесенные изменения заверяются подписью сотрудника кадровой службы (п. 2.3 Инструкции N 69). Образец внесения записей об изменении фамилии в связи с вступлением в брак приведен ниже, а в связи с его расторжением - на с. 87.

Образец внесения исправлений на титульном листе трудовой книжки

Трудовая книжка
ТК-1 N 2253208
Фамилия изменена на фамилию Фамилия Копейкина Рублева
Рублева на основании свидетельства Имя Елена
о заключении брака I-PK N 607974 Отчество Александровна
от 24.09.2007 Дата рождения 29.04.1977
---------------------
Начальник (число, месяц, год)
отдела кадров Пятаков
--------- Образование высшее
Профессия, юрист
(печать) специальность "юриспруденция"
Дата заполнения 25 мая 2001 г.
---------------------
(число, месяц, год)

Подпись владельца
книжки Копейкина
-------------
М. П.

Подпись лица, ответственного за веде-
ние трудовых книжек Пятаков
-----------------
(разборчиво)

Образец внесения исправлений на титульном листе трудовой книжки

Трудовая книжка
ТК-1 N 2253208
Фамилия изменена на фамилию Фамилия Копейкина Рублева
Рублева на основании свидетельства Имя Елена
о заключении брака I-PK N 607974 Отчество Александровна
от 24.09.2007 Дата рождения 29.04.1977
---------------------
Начальник (число, месяц, год)
отдела кадров Пятаков
--------- Образование высшее
Профессия, юрист
(печать) специальность "юриспруденция"
Дата заполнения 25 мая 2001 г.
---------------------
Фамилия изменена на фамилию (число, месяц, год)
Копейкина на основании
свидетельства о расторжении брака Подпись владельца
I-PK N 643941 от 15.10.2008 книжки Копейкина
-------------
Начальник М. П.
отдела кадров Пятаков
------------- Подпись лица, ответственного за веде-
ние трудовых книжек Пятаков
(печать) -----------------
(разборчиво)

Сведения об образовании, профессии, специальности

Сведения об образовании, профессии, специальности, уже имеющиеся на титульном листе трудовой книжки, не зачеркиваются, а дополняются новыми (через запятую). Если первоначальных данных не было, заполняются пустые строки. Об этом сказано в пункте 2.4 Инструкции N 69.
Обратите внимание: в Инструкции N 69 не сказано, что при внесении таких изменений следует указывать документы, на основании которых эти сведения меняются. Но кадровики, как правило, делают такие ссылки на внутренней стороне обложки.
Образец внесения записи о дополнении сведений об образовании и специальности смотрите на с. 88.

Образец внесения записи о дополнении сведений
об образовании и специальности

Трудовая книжка
ТК-1 N 2353286
Сведения об образовании Фамилия Станкевич
и специальности дополнены Имя Константин
на основании диплома Отчество Александрович
серии ВСА N 256311 Дата рождения 24.09.1970
от 13.05.2007, выданного ---------------------
Московским государственным (число, месяц, год)
институтом стали и сплавов
Образование среднее профессиональное,
Начальник высшее
отдела кадров Писемский Профессия, аппаратчик,
----------- специальность инженер-технолог
Дата заполнения 25 июля 2001 г.
(печать) ---------------------
(число, месяц, год)

Подпись владельца книжки Станкевич
----------------
М. П.

Подпись лица, ответственного
за ведение трудовых книжек Писемский
----------------
(разборчиво)

Изменяем сведения в личной карточке

Изменения в личную карточку можно вносить двумя способами.
Зачеркивание. Прежнюю фамилию можно зачеркнуть одной чертой, а справа указать новую. Именно поэтому фамилию рекомендуется писать ближе к левому краю строки, чтобы осталось место для написания новой фамилии.
Далее нужно указать документ, на основании которого внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая. Сотрудник кадровой службы проставляет дату внесения изменений и заверяет новую запись своей подписью. Образец внесения изменений в личную карточку работника смотрите на с. 89.

Фрагмент записи об изменениях в личной карточке работника

"..."
Свидетельство о браке II-МТ N 115116 от 24.12.2007


1. Фамилия Тихомирова Рождественская Имя Ольга Отчество Степановна
--------------------------- ------- ------------

Смирнова 15.01.2008
"..."

Если справа места нет, новую фамилию можно написать сверху (см. образец на с. 90).

"..."
Рождественская
1. Фамилия Тихомирова Имя Ольга Отчество Степановна
-------------- ------- ------------

Смирнова 15.01.2008
"..."

Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, могут быть также приведены в разделе Х личной карточки "Дополнительные сведения". Запись заверяется подписью работника кадровой службы.
Распечатка. В этом случае распечатываются те страницы личной карточки, в которые вносились изменения или вводились дополнительные строки под графой для внесения изменений. На прежней странице делается отметка о том, что она была заменена в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены.
Аналогичные рекомендации можно дать и по поводу изменения других сведений о работнике.

Куда сообщить об изменении персональных данных работника

Если какие-либо данные работника изменились, то об этом нужно уведомить территориальный орган Пенсионного фонда РФ (п. 4 ст. 7 Федерального закона от 01.04.96 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования").
Пенсионный фонд должен выдать работнику новое страховое свидетельство взамен выданного ранее с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета. Заявление об обмене страхового свидетельства работодатель обязан подать в территориальный орган ПФР в течение двух недель (п. 24 постановления Правительства РФ от 15.03.97 N 318 "О мерах по организации индивидуального (персонифицированного) учета для целей государственного пенсионного страхования").
Обратите внимание: налоговую инспекцию уведомлять об изменении персональных данных обычных работников не надо. Согласно пункту 8 статьи 85 Налогового кодекса это должны делать органы, осуществляющие выдачу и замену документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории России.
Если фамилию изменил руководитель организации, об этом нужно сообщить в налоговую инспекцию по месту регистрации компании в трехдневный срок. Такое правило установлено подпунктами 1 и 5 статьи 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей". В противном случае налоговые инспекторы могут наложить административный штраф в размере 5000 руб. (п. 3 ст. 14.25 КоАП РФ).
Для подачи сведений, не связанных с внесением изменений в учредительные документы, предусмотрена форма N Р14001. Она утверждена постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 N 439 "Об утверждении форм и требований к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей".

С.В. Ливена,
директор ООО "Консалтинговая компания "Стратегия"

"Зарплата", N 2, февраль 2008 г.

Просмотров: 2543

Комментарии


Автор:
Комментарий:

Еще статьи

Проблемы мотивации труда работников промышленных компаний
Правовое регулирование работы по совместительству отдельных категорий работников
Формирование системы материальной заинтересованности
Если работник умер, признан умершим или безвестно отсутствующим
Материальная ответственность работника
Отчетность за I квартал 2008 года. Действующие формы и сроки их представления
Сборник должностных инструкций работников торговли и общественного питания
Моральное стимулирование персонала
Приказы по личному составу
Оценка работы персонала (практическое пособие для руководителей)